浅谈项目管理信息化

程远

程远

中国电子科技集团公司第二十七研究所河南郑州450047

摘要：项目管理信息化是管理学在信息化时代发展的必然趋势，它能够以较少的投入获得较优的效果，对全面控制项目管理的全生命周期，完善项目管理及管理制度方面具有重要意义。本文基于项目管理与信息化的含义，结合我国项目管理信息化现状，对项目管理信息化的特点和内涵进行了分析，并提出了实现企业项目管理信息化的应对策略。

关键词：项目管理；信息化；现状；内涵理解；应对策略

引言

项目管理是管理学的一个分支学科，是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程，包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。其特征是信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，充分发挥个人的智能潜力以及社会物质资源的潜力。

项目管理的信息化是科技进步的要求，也是时代发展的必然趋势，研究剖析信息化技术在项目管理过程中的应用，对于完善项目管理来说意义重大。

一、国内项目管理信息化现状

项目管理是第二次世界大战后期发展起来的重大新管理技术之一，最早起源于美国。随着项目管理在美国的阿波罗登月项目中取得巨大成功，国际上许多人开始对项目管理产生了浓厚的兴趣，并逐渐形成了以欧洲为首的“国际项目管理协会（IPMA）”和以美国为首的“美国项目管理协会（PMI）”两大项目管理的研究体系。

中国的项目管理始于20世纪60年代初，由著名数学家华罗庚教授引入我国，当时名为“统筹法”。九十年代后期，IT技术迅猛发展，信息系统建设投资也逐渐增多，随着知识储备不断丰富，项目经验的不断积累，越来越多的企业认识到，提升项目管理过程的信息化含量，对项目的完成质量、控制成本、降低规避风险等方面会起到十分重要的作用。

从现状来看，信息技术在我国的项目管理中的运用层次相差较大，同国外企业之间存在一定差距。目前我国企业在项目管理信息化方面应用的定位，大体可以分为三个层次：①初级水平，即信息化的应用仅限于辅助打字、报表以及概预算应用等方面；②中级水准，即能够进行局部的系统应用，比如项目的进度、材料以及估算和综合检测等；③较高级的水平，即项目管理能够实现全数字化和信息化，并使管理工具和管理体系能够有效融合。

二、项目管理信息化的内涵理解

项目管理的信息化不是单纯的使用软件公交，其代表的是项目管理系统中所涵盖的先进的管理思想、理念以及方法。

2.1项目管理信息化是为达到企业目标而进行的一个过程

信息化管理是企业为了达到其经营目标，借助一些信息化工具和手段，统筹有效利用企业人力、物力和财力等资源的过程。信息化是手段、运营是关键、业务流程的优化或重组是核心，增强企业的核心竞争力、实现企业价值的最大化是最终目的。

2.2项目管理信息化不是IT与经营管理简单的结合，而是相互融合和创新

信息化管理不是简单地用IT工具来实现已经陈旧的管理逻辑，也不能期望将某种解决方案、ERP等等系统套用在传统的管理模式之上就会产生某种神奇的功效。当信息系统与现行的管理制度、组织行为发生剧烈冲击和碰撞的时候，信息系统往往无法提供更多的帮助，此时需要的是通过信息化带动企业管理的创新，站在企业战略发展的高度，重新审视过去积淀的企业文化、企业理念、管理制度、组织结构，将信息技术融入到企业新的管理模式和方法中。

2.3项目管理信息化是一个动态的系统和一个动态的管理过程

企业的信息化并不能一蹴而就，而是渐次渐高的。企业内外部环境是一个动态的系统，企业管理的信息化工具即软件系统也要与之相适应，其选型、实施、应用是一个循环的动态过程，这一动态过程也是与企业的战略目标和业务流程紧密联系在一起的。

三、项目管理信息化的应对策略

在当今，项目管理信息化的成败，不仅取决于计算机技术、网络技术、项目管理系统技术等因素，还受到企业管理体制、员工组织行为、企业文化方面的影响。因此，需从以下几方面加强对项目管理信息化的应对。

3.1重构企业管理系统，建立适应新型生产力和管理信息化的管理体系

由于项目管理信息化是在一定的行业和企业中运作的，因此必须解决企业的管理系统对项目的影响问题，并且要将项目管理系统的设计纳入企业管理系统中通盘考虑。如，在企业内和在项目内推行现代项目管理信息化方法和制度；改革企业传统的业务流程，改革企业的管理组织和管理职能的分配，明确分离部门业务与项目业务，使之符合建设项目管理信息化的要求；对企业的管理系统重新构造，实行扁平化管理和网络化管理，重新设计和优化企业的业务流程，使企业内部和外部的信息传输更为便捷，实现信息资源共享，使管理者与员工、各部门之间以及企业与外部之间的交流和沟通更直接，从而提高管理效率，降低管理成本。

3.2建立科学的、规范化的项目管理信息化系统

建立科学的、规范化的项目管理信息化系统，包括项目管理模式的确定、项目管理组织设置、项目管理组织职能分解、项目管理工作流程和项目管理信息流程。这套系统有效的运作是项目管理信息化的基础工作，而不仅仅是先进的计算机、网络系统和项目管理的应用软件。

3.3采用契合企业项目实际、满足项目管理各项需求的管理工具。

要实现企业项目管理的信息化，需要一套合理完善的信息化管理软件系统，其需要符合以下特性：

①简化项目管理流程，轻量级的项目管理

优化管理流程，调动项目组全员参与，项目管理按“项目→任务→事件”的方式，“自上而下”地进行工作的部署，人员调动和资源分配。项目执行中所有涉及的信息将按照“事件→任务→项目”的方式，“自下而上”地进行汇总，并可以数据化和图表展示。

②单一项目管理的全面性

管理包含项目管理的方方面面，如项目资源配置、阶段的划分、项目里程碑设定等，并且有（或可体现）完善的项目任务管理、团队管理、财务管理、合同管理、文档管理、时间管理、绩效管理等。

③具备项目沟通平台

具备友好的交流平台，并具有完善的消息记录功能。这样一方面可以方便各级、各部门成员交流，及时发现/反馈项目运行过程中产生的问题，提高沟通效率；另一方面消除信息孤岛，减少扯皮现象，责任分明，避免各人/各部门间互相推诿。

④具备多项目（任务）管理能力

在满足单一项目管理的全面性外，还需要胜任多项目管理，能够将各个项目数据提炼成动态的图形，提供给管理层有力的决策依据

3.4建立适合现代项目管理的组织文化

在建设实施项目管理信息化的过程中，企业的组织文化必须作相应的改变。现代项目管理的模式、组织和运作模式是基于现代社会的价值观、文化和法律背景形成的，企业的愿景目标对项目管理思维具有重大影响，企业的文化、价值观在日常管理运行中也会发挥独特的作用。合理的激发企业员工的积极性，将员工的思想态度与企业精神文化相统一，对项目管理的信息化将会起到事半功倍的效果。

结语

项目管理的信息化是一种管理的变革和改造，它不仅仅是管理工具的信息化、管理流程的自动化，同时也是管理制度和模式的优化。项目管理信息化是一个企业全员的行为，通过信息化的项目管理，去除个人以及组织中的不科学的管理做法，实现决策的规范以及工作流程的科学化，不断地优化员工的思想和行为，提高效率，将极大地帮助企业精确地实现战略管理，达成企业的愿景目标。

参考文献：

[1]袁义才.项目管理手册[M].第一版.上海:中信出版社，2001

[2]游静.信息化管理方法研究[D].重庆大学，2004

[3]叶铁伟.项目管理在企业信息化项目实施中的应用[D].北京邮电大学，2006