探讨文书档案连锁法与文件生命周期理论的比较

赵琦

赵琦

（黑龙江省总工会，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：我国在二十世纪前期就开始实行文书档案连锁法，但是由于受到当时行政管理体制和国情的限制而被迫中断。在新中国成立以后，由于长期没有注意到档案分离的危害，因此没有在文书档案连锁法和文件生命周期理论中去追求探索，以至于在当前应用中存在着诸多问题和缺陷。本文就适用范围、理论完整性、管理程序和处理环节、文件与档案关系等方面对文书档案连锁法与文件生命周期理论进行了比较，并且通过实践分析提出两者之间的应用方法，旨在提高档案管理水平。

关键词：文书档案；连锁法；文件生命周期；理论；文档一体化

档案是社会发展中不容忽视的重点环节，是反应社会各个时代、各个阶层的主要活动和政治制度记录方法。在社会发展中，档案是记录整个社会发展形态和发展历程的手段，在当前社会中，档案作为各种研究成果的记载媒介，受到人们关注。对于整个国家或者地区而言，文书档案工作都是不容忽视的，是实现各个相关或者分散独立文件管理统一的有效方法。文书档案管理体制中，包括了文档机构的设置、性质、职能和权限的分析，同时是对档案体制内涵上进行优化。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。因此在文书档案工作中需要结合连锁法与文件生命周期理论综合分析，提出完善的档案管理措施。

1“文书档案连锁法”与“文件生命周期理论”的区别

1.1适用范围的比较。

文书档案连锁法在我国出现较早，是二十世纪就已经开始应用的档案管理措施，但是由于种种因素的制约和影响，使得其在使用的过程中存在着一系列缺陷和影响，而在新中国成立之后，由于当时政府专注与经济的发展而忽视对档案工作的管理，造成档案工作在管理中出现了严重的档案分离危害。文书档案连锁法的应用是机关范围之内做好文书工作的主要程序和方法，是通过简化工作环节，将各个工作措施和完整融合，形成一个统一合理的系统管理方式，以改变过去档案管理工作中存在的各种弊端。遗失文书不易查考和新旧档案不能划一等弊端。现在文书生命周期理论在我国的使用虽然是一部分人现提出的，但是已经是一个很小的直流，文书生命周期理论在我国的档案管理应用中是借鉴西方发达国家的理论方式，通过对文件管理中心设置来形成新的管理要求方式。

1.2理论完整性的比较。

文书档案连锁法，概括地说，就是由总收发室按既定的分类方案，将本机关全部收发文进行分类编号，采用三联单进行一次登记，然后把文件送至主办单位，经办完毕的公文随即由机关档案室进行立卷。根据连锁法。似乎文件运转到档案室就是整个文书档案工作的终结。而事实上。文件向档案室归档只是档案工作的开始。连锁法根本没涉及文件的档案管理阶段。因此，连锁法不可能揭示文件运动全过程中不同阶段的价值形态、服务对象、管理方式的不同特点。

1.3管理程序和处理环节的比较。

仔细研究文书档案连锁法，不难发现，连锁法指导下的文件运动依次呈现为文件的形成、文件的分类编号、文件的现行使用、文件的归档和档案室管理四个阶段。而文件生命周期理论与其则有明显的区别。

文书档案连锁法以预计产生的文件为基础。其中总收发室拟制的分类方案，与档案室分类立卷原则（即以一组密切相关的全部归档文件为对象）相比较，实际上只起对单个文件的分类作用，而没有考虑一组文件之间密不可分的立卷问题。这样，档案的保管单位成了“单份文件”，人为地割裂了文件间的联系，从而容易给文件转化为档案之后的系统管理和提供利用带来困难。

2“文书档案连锁法”与“文件生命周期理论”的联系

首先，两者在文件与档案关系的问题上相互印证、同出一宗。文书档案连锁法的思想理论依据是：文书和档案本来就属于同一个事物，是同一个事物的不同过程。

文件生命周期理论认为，文件的运动是一种呈线形的群体运动。文件从其产生经过现行执行效用的实现而被暂时保存起来，直到全部使用目的达到再无价值而被销毁。或者因为还具有永久保存价值而转化成档案的全过程，就是文件的生命周期理论。

3由此引发的思考和构想

通过对文书档案连锁法和文件生命周期理论的比较。我们发现两者之间既存在共性。又有差异。笔者的论述尚且浅薄。只希望能给我们带来点启示。

3.1文书档案连锁法作为20世纪30年代国民政府文书档案改革运动的主要内容，在特定的时代背景和条件下发挥了重要的作用。今天我们在研究文档改革的过程中一而再、再而三地提及文书档案连锁法，并不厌其烦地将其与文件生命周期理论相比较，是因为连锁法作为集中统一管理文书档案工作流程的具体做法，其影响是深远的，有很多地方值得我们借鉴。我们在深化学习和研究的过程中要去其糟粕，取其精华，为机关档案室所用。

3.2文件生命周期理论具有普。

遍的适用性，尤其对我们实现机关、企业事业单位“文档一体化”的发展趋势提出了具体要求：把现行文件的管理和档案的管理纳入到一个统一的管理系统内来进行。在该系统内。有统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心，使现行文件管理和档案管理之间不再存在明显的分野，使原本相对独立又在不少环节上互相雷同的碾种管理体系真正从组织制度上和具体工作程序上交融在一起，从而发挥系统的整体功能，求得系统的最高效率。当今的“一体化”不仅是机关内文书、档案工作程序、方法上的融合，而且涉及相关管理体制上的改革；不仅针对机关，而且涉及全国文书、档案工作系统；不仅着眼于为机关工作服务，而且还要满足档案进入档案馆后社会利用的需求。因此。今日“一体化”的核心是综合管理和全程控制，建立起全国规模的、统一的文书档案管理体制，建立起文档工作管理的开放型模式。我们在客观分析该理论的基础上要注意促进其普及、应用和进一步发展，进而结合我国文书档案工作的实际，实现文档生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化，并推动文档一体化与其他多种信息资源（图书、情报等）的一体化进程。正如吴宝康教授所言：“我相信文件与档案管理的一体化，是我们档案工作中的一项重大的根本的改革措施。它不仅是时代发展的需要，而且在文件运动周期理论或文件生命周期理论的指导下，它是终将会实现的。”

4结论

文书工作与档案工作在当前正处于文件运行的弊端，虽然有严格的控制标准，但是工作人员不一定能够合理贯彻，因此在文书档案管理中需要严格的控制。文书档案连锁法与文件生命周期理论的分析为档案工作者提供了改善依据，有效的提高了档案管理工作质量和效率。

参考文献

[1]唐振华.文书档案连锁法与文件生命周期理论之比较[J].山西档案，2007（2）.

[2]林莉.军队院校文档一体化管理系统的设计[D].成都：电子科技大学，2009.