企业档案信息化建设的问题与对策

杨少芹

杨少芹

山东省临沂市兰陵县自来水公司山东临沂277700

摘要：当今世界已进入信息社会，信息的重要性已经得到了各行各业的普遍认可，而对于以经营为目标的公司，信息的价值就更为突出。它不仅是公司战略决策的参考，也是日常经营和内部管理的重要依据。档案作为公司经营、生产和管理活动的真实记录，是极为重要的信息资源，自来水公司长期以来形成的科技、文书、照片等各类档案不仅是公司发展历程的体现，也给公司未来的发展提供参考。对此，公司应不断提高自身的档案管理能力，充分适应信息社会的需求，推动档案的信息化管理，使档案资源能够更好地为公司服务。

关键词：企业档案；信息化；问题与对策

引言

档案是自来水公司发展过程中各项活动的记录。它们代表了公司的发展过程，反映了公司发展过程中的各种决策。档案对公司的后续发展具有维护经济利益、指导公司决策的重要意义。随着信息时代的到来，公司档案管理的重要性日益突出。在公司发展过程中，不仅要重视公司档案的整理与保存，而且要重视公司档案的开发与利用。通过对以往档案信息的分析，可以为公司的决策提供依据，促进公司的发展。

1公司档案信息化建设的问题

1.1工作人员专业素养缺乏

档案信息化离不开专业人才的支撑。但是一些工作人员对于档案信息化的重要性缺乏清晰的认识，认为这一工作对于整个机构的高效运行没有任何影响，观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外，档案信息化工作人员自身理论知识储备不足，实践经验缺乏，责任意识差，对工作流程不甚了解等因素都会导致档案信息化过程中风险事件的发生。现阶段档案管理的专业人员比较缺乏，很多都是非专业人员，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解，这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。

1.2档案信息安全保密管理面临挑战

自来水公司档案信息化管理的目的最终还是要回归到帮助公司的经营活动。信息化管理大量依赖软硬件设备，且通常处于开放的网络环境下，这也给公司档案带来了更多的信息安全问题。过去，档案管理具有封闭性和利用率低的特点，安全风险通常较小。在开放的网络环境下则恰恰相反。公司档案可能涉及到公司的经营数据或是敏感信息，这些商业秘密一旦泄露或者损坏，则会对公司造成不可估量的损失。因此，如何在档案信息化建设、档案利用和档案安全管理中找到平衡点，也是公司档案管理人员的重要工作。

2公司档案信息化建设优化对策

2.1强化档案管理的信息化理念

目前自来水公司档案管理的重点工作就是彻底的改革以前传统的档案管理理念，用信息化的管理思想和方法进行替换，突破档案传统管理模式的桎梏，让人力获得解放。只是环顾当下，自来水公司的领导和档案的管理人员几乎都对档案管理的信息化建设认识不到位，当然也就不能真正意识到档案的实际功能和应用的价值。所以，首要的工作就是要从树立科学的档案管理理念入手：一是国企的领导层面，要认识到档案的信息化是大势所趋，从领导工作到监督工作中都要对此项工作起到积极的推动作用，要带领档案管理人员解放思想，全面迎接信息化档案管理方式的到来。二是自来水公司也要将这一工作影响力延伸到全体员工，让大家都接受一些档案信息化管理的指导和教育，使大家形成共识，以至于可以主动积极的参与到档案的信息化建设中。

2.2完善档案信息化管理制度

当前自来水公司的档案信息化管理虽然有了一定的进展，但是还存在着不够规范的地方，譬如管理工作在各个环节都安排的不够科学有序，有些甚至是杂乱无章，在工作的开展上也是参差不齐，对于工作中的责任落实不清。以上情况的出现其实都源于档案在的管理制度上的不足，没有起到很好的约束和规范的作用。因此，自来水公司一定要通过制度进行纠正，要明确档案管理及相关部门的各个岗位工作职责，将责任落实到人，用制度的力量去提升相关人员的警惕性和责任心。同时，还要改进档案的管理程序，在档案的网络流转和检索等方面做出明确的制度安排，对于档案进行分级并限制相关级别的人使用，以此维护档案的安全性和完整性。

2.3建立网络档案管理共享模式

随着信息时代的到来，自来水公司档案管理的工作量越来越大，给档案的开发利用带来了困难。为了提高档案开发的效率，必须将现代管理技术融入公司档案的开发利用之中。建立信息网络共享平台是将现代管理技术融入档案信息化建设的重要手段。建立共享平台，使公司充分利用档案信息，提高档案管理信息化建设的效率。在实际工作过程中，公司档案管理人员可以通过共享平台获取最新的管理信息，及时对公司档案进行分类整理。公司各部门也可以利用共享平台快速查询所需信息，提高公司档案的利用率。

2.4加强公司信息化基础设施建设

基础设施建设是档案信息化建设的重要环节。缺少了基础设施，信息化建设无从开展，实物档案的数字化和智能化管理也无从实现。自来水公司档案信息化基础设施建设主要包括硬件、软件和网络三个方面。对于实物档案的信息化管理来说，首先应解决硬件和软件的问题。硬件上加强数字化转化设备方面的投入，如文档扫描设备、数码照相机等，使档案实现高质量的数字化转化。在软件方面则要重视管理信息系统的搭建，将需求的调研和分析动态化，使其贯穿信息化建设的每个阶段，让功能开发、更新和维护更加灵活。在系统建设初期，要有针对性地对图书档案管理现状和趋势进行框架设计，将预计实现的功能与当前管理现状进行对接，逐步实现各个需求，进而提高系统建设的效率，降低开发成本。

2.5加强公司档案信息的安全保密管理

2.5.1对涉密档案实行安全等级管理。公司要全面细致地对当前档案进行梳理，根据档案的价值和保密程度进行分级，对不应该公开的涉密信息，应该采取措施加以保护。

2.5.2着重加强档案管理人员的信息安全意识。档案管理部门应牵头组织，联合上下层的档案管理中心开展培训活动，吸收专业的档案管理人才，不断推动档案培训的系统化、组织化和长期化。在信息化背景下，档案管理工作的社会化和服务化特点逐渐突出，还应注重服务管理方面的培训，同步提高档案管理人员的信息安全意识。

2.5.3借助第三方咨询机构的力量。咨询机构同时面向档案从业人员和公司员工，为其解答信息安全方面的专业问题，可通过微博、微信公众号等自媒体搭建平台。

2.6组织工作人员学习，培养档案标准化能手

工作人员是战斗在档案信息化的第一把手，他们的工作方式直接决定了档案信息化的效率。因此，应当加大对相关工作人员的培训力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作标准，纯熟运用各种管理软件，保证信息渠道通畅，每年有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。此外，还应当做好信息的开发利用工作。可以开设必要的考核制度，引进竞争机制，只有合格后方能上岗。

结语

综上所述，尽管目前很多自来水公司档案信息化建设成效显著，但是，要想真正实现档案管理部门工作效率的提升任重而道远。仍然需要进一步完善档案信息化管理机制、加强工作人员对计算机技术的学习，以不断提升对信息化档案管理工作的适应能力，切实做好新时期的档案管理工作。

参考文献：

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[2]谭国英.档案信息化安全建设中的问题及对策分析[J].科技创新与应用，2017（15）：271.

[3]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案，2017（03）：26-27.