从事档案服务工作的体会

黄伟芳

大庆油田设计院档案资料室黑龙江大庆163000

摘要：阐述了档案管理现代化、信息化是必然趋势。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录，是真实反映一个人的客观面貌，并提出了从事档案服务工作的几点体会。

关键词：人事档案；提供利用

一、档案管理现代化、信息化是必然趋势

随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用、升级以及档案管理的现代化与信息化已经成为发展趋势。如何从事好信息社会的档案工作，档案工作者应积极应对，不断学习。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也能产生更广泛的社会效益。所以在企业档案信息化建设的过程中，应在目前归集整理人事档案的基础上，提前做好信息化建设的准备工作。应注重质量、加强特色建设。档案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量多大，而更要关注经信息化“包装”后的档案信息是否找到了特定的用户，是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分利用。人事档案储存着大量的人才信息和数据，它是国家档案的重要组成部分。其主体是干部和工人档案。人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动，以及处理与人有关的事情所形成的文件材料。需要档案工作者及时提供系统、准确、具有参考价值的档案资料，进行重要决策。组织、人事部门可通过使用人力资源信息系统，可以方便快捷地查询、阅读、修改、统计和重复使用等。从中探索人才成长规律，发现人才，识别人才、培养人才和使用人才，以提高人事管理科学水平，开发人才资源，为社会对人才的广泛需求提供准确、全面可靠的信息和数据。明确了这个道理，我们的工作就能主动地做好。

二、人事档案利用工作的重要意义

人事档案工作是随着社会发展需要而产生的，又随着社会发展需要而存在而发展的。现实生活中，用人就要看档案，已成为必要的工作程序。作为依据性的人事档案，如何使用起着决定性的作用。只有人事档案利用的好，才能充分体现和发挥人事档案的作用。否则，人事档案的作用再大、再多，也难以被社会所认识，人事档案管理工作做得再多、再好，也反映不出它的效益。只有利用的好，人事档案管理工作的成果和质量，才能得到衡量和检验。为开展利用工作而进行的收集、鉴别、清理、整理、保管、转递等一系列的基础工作做得如何，都可以通过利用工作得到检验和反映。通过利用工作可以发现问题，可以检验和促进人事档案工作的其他各个环节的工作，从而提高人事档案工作的质量。所以，人事档案利用工作及其效益，是检验其工作好坏的重要途径和唯一尺度。没有提供利用工作，就没有人事档案工作的其他各项业务工作，人事档案也就失去了存在的意义。随着人事制度的改革及企事业单位实行劳动合同制，用人单位拥有了用人的自主权。档案信息录入项目齐全、完整、系统，这些无疑是现代企业档案管理工作的要求。企业档案管理的自动化是当今社会的发展趋势。

三、从事档案服务工作的体会

（1）树立服务意识，坚持做好人事档案的收集整理维护工作。人事档案提供利用的效率如何，首要条件是看提供出来的档案材料是否齐全、完整，内容是否真实，是否能客观地反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩等方面的情况，帮助组织上更好地了解和正确地使用干部。反之，造成了残缺或中断，利用起来就很不方便；收集是人事档案发挥作用的前提，档案工作人员，要积极主动的与人事档案材料的生成部门联系，对档案中缺少的主要材料必须补充收集归档，对填写不规范、手续不完备的档案材料要补充完善，坚持定期催要收集，并按要求整理好归入人事档案。着力提升档案工作服务能力。在做好档案查阅等基本服务的同时，简化利用程序，最大限度方便和满足生产经营管理的利用需求。做好本单位档案资源体系规划，努力实现统一管理和资源共享，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和高效利用。加强对档案内容的分析研究，不断挖掘档案价值，努力把“档案库”变成“思想库、知识库”，更好地服务中心工作。

（2）主动服务。作为一名档案工作者，要努力学习有关干部工作的方针、政策、了解当前的任务和工作的方针，争取多做一些主动服务性的工作，变人事档案死材料为活材料。要经常与上级主管部门保持密切联系，不能完全坐等有关单位送材料上门，应主动索要应归档的人事档案材料，以保证材料归档的及时性。档案室就是一个人才信息库，我们应当利用这个有利条件，分门别类地进行汇集或将资料储备起来，当有关部门需要某些人员的简历或学历、专业职务、参加工作时间、入党、招工等情况时，可根据利用单位的要求整理综合材料给予提供。如：用目前开发的人力资源信息系统，对某些内容进行查询、有利于及时给多方面提供服务，可以满足大量人事工作需要，迅速准确，为领导提供信息和决策。

（3）咨询服务。咨询服务能迅速及时满足利用部门的工作需要，减少办理查档手续和节省上门查阅档案的时间。但要处理好保密与利用的关系，咨询一般通过电话进行的。所以要求档案管理人员熟悉咨询人员，依据有关规定，给予答复，并做好记录。我认为，在目前档案整理好的基础上做好电子目录的制作工作，建立相关的数据库，目前工作主要集中在人事档案的整理工作上，对于后期的档案开发与利用研究较少，而提供信息服务社会是档案工作的强业之路，所以应一手抓档案的归集整理的基础性工作，一手研究档案的开发与利用。计算机、网络这些都是当今社会的科技精华所在，经常和这些先进的技术工具进行“交流”，学会利用它们更好地工作和学习，是提高我们干部知识水平、业务素质的捷径。

（4）加强领导、提高认识。加快档案信息化的建设，领导重视是做好档案工作的关键，既为我们积极开展档案工作创造了好的氛围，又是对我们工作的大力支持。投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。

（5）实现档案工作目标，必须坚持基本原则。一是坚持依法治档。按照国家法律法规开展企业档案工作，确保档案工作依法合规，同时促进依法治企建设。二是坚持资源为本。把收集作为档案工作的第一要务，加大建档力度，不断丰富馆藏，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求。三是坚持服务宗旨。把服务作为档案工作的宗旨，加强档案利用服务体系建设，通过各种形式，大力开发档案信息资源，为各项业务发展提供有力的信息支持。四是坚持创新驱动。在强化基础业务的同时，着眼新的实践和发展，不断提高开拓创新能力。充分利用档案信息化建设，在管理机制、管理方式、管理方法和管理手段上实现新突破。五是坚持协调发展。统筹档案实体管理和业务监督指导两种职能，推进全系统档案工作全面、协调、可持续发展。六是坚持安全第一。把档案安全作为档案工作的底线，始终确保档案实体和信息绝对安全。

人事档案工作的其他环节都是为利用工作服务的，对加强干部档案管理，推动干部档案工作的信息化建设，更好地为干部工作提供优质服务，具有重要意义。使档案的管理水平迈上一个新台阶，为企业创造更大的经济效益和社会效益。