浅谈人口与计划生育档案管理的信息化

王天元

新疆省伊犁州巩留县卫生和计划生育委员会835400

摘要：人口与计划生育档案资料是领导做出相关决策的依据，也是提高计划生育服务质量、提高群众满意度的重要保障。加强计划生育档案管理的信息化建设，对于提高计划生育政务公开性，全面推进该项工作民主监督与管理非常必要。本文首先概述了计划生育档案信息化的重要性，着重分析了计划生育档案信息化管理中存在的问题，并提出相应改进对策建议，为计划生育相关工作提供理论借鉴。

关键词：计划生育；档案管理；信息化建设

1新时期加强计划生育技术服务站档案管理工作的必要性

1.1传统方式档案管理存在较大弊端

传统的计划生育档案管理管理方式，不仅要占用大量的保存空间，也需要较高的管理成本费用。传统档案长期保管具有一系列困难，纸张容易损坏、发黄、脆烂，特别是国家每年都要兑现的少生快富奖励和社会抚养费的征收，需要长期、高频繁的调用相关档案资料，费时、费力。传统档案管理仅能满足日常查档需求，但是给育龄妇女信息的随时收集，带来难度，所以计划生育档案管理信息化建设势在必行。

1.2人口计生档案信息化可以给计生部门带来显而易见的效果

人口与计划生育档案管理信息化建设，与传统管理方式相比，在收集、整理、移交、归档中，不仅能节约时间，也能降低管理成本。庞大的计划生育档案信息，不仅能满足快速查询档案的需求，也能避免档案原件的损伤，实现档案信息异地化共享。在每年的计生奖励兑现、生育审核中，为计生部门及群众带来更方便、快捷的服务。

2当前人口计生档案信息化管理存在问题

2.1认识不到位，重视力度不够

信息时代给我们提供了新的工作方式，但是这需要工作人员有效利用计算机技术，建立高效、便捷的档案信息系统。但是，一些基层计生部门工作人员，没有认识到信息化管理对档案管理工作的好处，在思想上、意识上，对计划生育档案信息化管理处于事不关己的状态，对上级的信息化学习要求存在应付心理。而一些地区的计生部门，甚至没有设置信息化管理专职人员，即使安排了，也常常兼职，使计划生育档案信息化管理处于“名不副实”的现象，一度阻碍了层计生档案信息化管理工作的开展。

2.2资金严重不足，技术指导缺乏

计划生育档案信息化管理，最基本的要求就是硬件设备[1]。而我国很多地区人口计生部门经费需要依靠财政拨款，没有设置专项的经费用于档案建设。财政拨款的办公经费，对于档案管理信息化建设仅仅是杯水车薪。另外，计生档案信息化管理，是一个新的工作任务，要面临出现的很多新情况、新问题，有的内容专业性强，究竟如何操作，政府没有及时配备相关的业务指导人员，这也给计生部门档案信息化工作带来困难。

2.3管理方式陈旧，工作效率低下。

由于部分基层计生部门信息化管理水平较低，在档案的提供、利用、共享等方面受到技术限制，他们仍然以传统档案管理为主，主要依靠人工归档。实体档案虽然利用范围广，但是具有费时、费力等效率低缺点，不能满足短时间适应档案管理的信息化建设需求。

3人口计生档案信息化管理的建议对策

3.1积极争取领导重视和支持，营造信息化管理的新环境

领导的重视与支持是计生档案信息化工作开展的前提。人口计生部门要将信息化建设作为档案管理的重要内容列入工作规划中，包括自动化、信息化、区域网等方案设计，要制定标准的信息化建设要求、分类、资源管理、信息安全、信息共享等标准，细化规则章程，做好贯彻落实。要注入专项经费，投入档案信息化建设所需的硬件设备、技术支撑。

3.2加强档案管理人员的培训，增加专项资金投入

信息化管理的技术能力是实施人口计生档案建设的关键[2-3]。目前，许多基层计生部门的工作人员没有接受过专业的技能培训，即使有的部门设置了专门技术员工，他们的素质仍然不高，管理经验不足，不能满足新时期计生档案工作的发展需求。以后，兼职档案管理人员可能是信息化建设的主要工作方式。所以加强兼职档案工作管理的技能培训，让他们向高水平档案馆、大学院校或者培训机构学习。学习之后，部分档案管理人员要提交学习报告，或者通过县级技能考试。政府或者单位对于表现较好的员工，要给予表彰和奖励，加强多渠道、多层次、多类型培养计划生育档案管理复合型人才。

3.3建立档案网络化管理体系，实施计生档案的分级管理

第一、加强档案数字化共享建设。数字化共享，能实现档案数据的异域查阅，不仅能提高工作效率，也能减少工作人员查阅档案的劳动量[4]。信息共享的前提是保证档案数据的齐全、完整、及时更新等，把“死档案”变成“活资料”，实现资料的共享。档案管理中，要从高层次向低层次逐渐推动，针对不同区域、不同部门，使原本互补交流的信息共享，实现信息管理的综合开发。

第二、保证档案信息的安全性和保密性。计生档案的各种信息资料的保密具有严格规定，对不同的用户、不同的数据和信息，要给予不同单位、部门及利用者不同的使用权限。只有被授予权限的利用者才能查看相关资料，从而实现基层人口计生系统部门与上级主管部门之间的资源共享，实现计生档案便捷性、安全性管理。

总而言之，信息化建设是当前人口与计生档案管理的重要方向，是顺利开展其他工作的基础条件。计生档案信息化收集、存储、共享及传递非常重要。在计生管理工作中，应当利用先进的技术手段，实现资源的共享建设，结合实际、顺应时代需求，使计生档案信息化管理更好地服务于社会。

参考文献：

[1]时峰.“e+时代”背景下推进流动人口的计划生育档案管理举措[J].办公室业务，2016（17）：116.

[2]韩召杰.试论新形势下计划生育档案管理工作的新思路[J].办公室业务，2017（04）：112.

[3]梁雪冰.人口和计划生育档案管理工作的科学管理[J].中外企业家，2017（08）：237.

[4]赵君，代巧云，张宏光，吴尚纯，彭左旗，唐文斌，张序，马旭.全国计划生育技术服务信息化平台的设计与应用[J].中国计划生育学杂志，2017，25（08）：514-518.