浅析建筑施工企业竣工文件编制工作存在的问题

卓龙花

中铁十四局集团隧道工程有限公司档案室山东济南250002

内容摘要：文件资料管理的好坏直接影响企业的效益、生存和发展。建筑企业工程项目经理部文件资料作为项目竣工文件的重要组成部分，也是企业档案管理的重要组成部分。建筑企业工程项目经理部文件资料是工程建设项目的历史记录，也是工程项目投产后,运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。因此，如何做好工程项目经理部文件资料的管理工作，已成为建筑施工企业越来越重视的问题。

关键词：档案管理建筑施工企业竣工文件编制存在的问题

文件资料管理的好坏直接影响企业的效益、生存和发展。建筑企业工程项目经理部文件资料作为项目竣工文件的重要组成部分，也是企业档案管理的重要组成部分。工程技术档案大分的原始资料产生于项目经理部，由于项目经理部流动性大、施工地点多、人员分布广，工程完工后，项目经理部即撤销，人员调离，给项目经理部文件资料的收集、整理和归档工作造成一定难度。项目经理部文件资料管理的好坏,会直接影响企业的效益、企业的生存和发展。如何做好工程项目经理部文件资料的管理工作，已成为建筑施工企业越来越重视的问题。

一、建筑企业工程项目文件管理方面存在的问题

1.在工程建设开工前没有及时收集工程文件资料，如：中标通知书、施工合同、开工报告、设备购置、征地拆迁等重要文件。文件资料没有实行专人负责，统一管理，而是谁经办谁来管，时间长了或人员变动，导致了文件资料失散，从而影响了工程文件资料归案的完整性，给档案整理工作带来很大难度。

2.工程文件资料归档时间不及时，工程项目建设中，对内业文件资料重视不够。其主要原因：一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位，缺少人干；三是一般项目部没有专职档案管理人员，内业文件资料分散于各个岗位人员手中，工程后期人员陆续撤离后，留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难随时召来，拖延了文件资料整理，时间过长，势必造成工程档案的遗失或因保管不当造成档案的损坏，造成不会干或拖着干。

3.工程资料数量激增，不会筛选。作为建筑施工企业的工程档案应包括施工前准备阶段的文件资料；施工过程形成的有关文件资料以及项目竣工验收阶段的文件资料。但从目前工程资料数量及接收的范围和内容上分析，不加筛选地一概要求接收，造成一些无保存价值的工程资料也进入档案，影响了档案的优化管理。

4.工程文件资料失真现象时有发生。有些工程文件资料在形成过程中由于制作份数不够，或因保管不慎丢失，在竣工移交时就时常以复印件代替，有的因项目负责人不在现场，工作人员随意代签，特别是一些重要性文件如一些审批文件、竣工图章的签字等，这样势必影响档案保管期限，也影响档案的真实性和档案的法律效应。

5.施工人员档案意识薄弱。一般情况下，一项工程竣工验收后，就交付给业主使用，短期内没有出现质量问题，项目经理部也就认为大功告成，万事大吉，随即将有关施工文件资料束之高阁。对于建筑施工企业来说工程文件资料即使有利用的，也只是一些竣工验收证书、施工合同、中标通知书、工程结算报告或竣工图等，至于其它大部分工程文件资料也就暂时搁浅了，工程档案资料在短期内利用率就显得比较低，因此，有些人员对建筑施工企业的工程文件资料重视不够，忽视竣工文件收集、编制工作。

6.个别项目经理部由于对企业档案工作认识不足，在文件编制中，仅按业主要求提交竣工资料；出现重技术文件编制，轻综合文件收集的现象，如：竣工验收证书、施工合同、中标通知书、获奖证书、工程结算报告、工程实物照片、录音、录像等。企业无法得到完整的必要的竣工资料。有的是用复印件应付了事。

二、建筑施工企业项目文件管理优化措施

工程技术档案大分的原始资料产生于项目经理部，由于项目经理部流动性大、施工地点多、人员分布广，工程完工后，项目经理部即撤销，人员调离，给项目经理部文件资料的收集、整理和归档工作造成一定难度。因此，要根据建筑施工企业特点，制定适合本企业的工程项目档案管理制度，通过制度，从专业管理的角度来规范和加强建筑企业工程项目经理部文件资料的管理工作。

1.首先要明确各级档案管理部门职责，公司对项目经理部，经理部项目对个人，层层负责，确定工程文件资料的管理责任人、归档数量和归档时间，使其各司其职，各负其责。

2.项目经理应重视工程文件资料管理工作，项目总工程师应对工程项目文件资料的收集、保管、编制、移交负全部责任，并将此责任纳入企业内部责任承包合同，与奖罚挂钩。

3.公司档案部门要经常深入施工现场，对施工原始记录的收集、整理和文件资料的保管情况进行检查指导；项目经理部要配置专职(或兼职)文件资料管理员，根据工程实际情况，分门类列出应收集的文件资料名称清单，并落实到人，做到文件资料的收集管理有计划、有检查，有条不紊，步步落实。文件资料员要及时检查形成的文件资料是否完整、齐全、有效，与工程技术人员通力合作，共同做好工程文件资料的收集整理工作，为工程提供有效服务。

4.项目经理部在工程开工前，要及时与城建档案馆与建设单位沟通，确定编制移交竣工文件份数，正本和副本，待工程开工后，按份数编制文件资料，避免复印件。在移交竣工文件资料的同时，要及时将最基本的原始工程文件资料上交企业档案部门。档案部门对上缴的文件材料要进行认真的审查、鉴定、归档，列出移交清单，如发现手续不齐或缺项，要通过各种途径找到责任者及时补办或补充，为今后档案利用做好准备。

5.要注意后期工程形成的文件材料。如：项目竣工验收报告、评优资料、业主对施工队伍的安全、工程结算报告都是项目竣工后完成的。因此，项目经理部应注重跟踪这部分文件资料，及时收齐归档，以保证工程档案的完整性和系统性。

6.工程照片及录像资料是竣工文件的重要组成部分，应同竣工文件资料一起上交企业档案部门。工程完工后，档案部门应及时将工程实物照片等资料收集齐全，按声像档案归档案要求整理归档。

三、结束语

建筑企业工程项目经理部文件资料是项目竣工文件的重要组成部分，也是企业档案管理的重要组成部分,是工程建设项目的历史记录，也是工程项目投产后,运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。因此，在今后的工作中，我们要逐渐提高对建筑企业工程项目经理部文件资料重要性的认识，做好建筑企业工程项目经理部文件资料的整理工作。