新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议

苏静

苏静

平邑县长山生态保护区管理办公室山东临沂273300

摘要：新形势下，由于社会经济的飞速发展，信息技术也逐渐的渗透到了更行各业，多数机构和部门均进行了信息化数字化的管理，我国机关单位也是如此，也将信息技术有效的应用在了档案管理工作中。这样，就会逐步完善我国机关单位的档案管理工作，使其逐渐走向信息化和规范化。对于机关档案管理而言，使用信息机技术对其进行管理，使档案管理水平有效提高的同时，也使得一些问题存在其中，需要我们去进行探索和解决。为此，本文对新形势下机关档案管理工作中存在的问题和建议进行了探讨，旨在为业界人士提供借鉴。

关键词：新形势下；机关档案管理工作；问题；建议

前言：对于机关单位而言，其中一项最基础性的工作无非就是档案管理工作，同时也是一项服务型的业务性工作，对于一个单位而言，使多种信息积累以及发展中的主要信息了来源。机关档案对部门而言是一种重要的无形资产，在一定程度上为部门的决策提供了科学依据。所以，机关档案管理工作具有十分重要的现实意义。由于现阶段时代的飞速发展和变化，使得网络信息广泛的普及和渗透，这样的新形势下，也对机关档案管理工作提出了新的要求，为了能够与时俱进的适应时代的发展，以及充分的满足自身的发展需要，则需要找到其中存在的问题，并及时有效的采用有效的解决方案，使其更好的发展，

1新形势下机关档案管理工作存在的问题

1.1档案管理现代化观念薄弱

在机关档案管理工作进行中，因传统管理理念因素的持续影响，使得很多机关档案管理人员有较为之后的观念，缺乏和当前信息化时代发展要求的有效结合。导致机关档案管理工作的总体质量水平不高，信息化管理的目标未充分实现。加之一些机关领导没有认识到档案管理的重要性，单纯的认为档案管理只是对资料的简单收集、整理和存储，对机关单位的发展没有什么作用。因为未及时转变观念，使得档案管理工作发展受限。

1.2档案管理制度缺乏健全

做好档案管理工作，必须充分重视制度建设，这是确保档案管理规范化的基础。从实际情况可知，在制定机关档案管理制度时，没有结合具体情况，使得管理制度缺乏实用性。加之一些机关单位的档案管理制度还缺乏完善性，使得档案管理工作的开展严重受阻。如果档案管理制度欠缺，终将使得档案管理工作无法规范化进行，在很大程度上会制约档案管理工作的有效进行。在制定档案管理制度时，未紧密结合起机关档案管理的显示状况，使得制定出的制度形式化较为严重，可操作性缺乏，使得制度的真正作用没有被充分的发挥。

1.3缺乏信息化基础设施建设

当前，处于信息化发展新时期，想要大力提升机关档案管理质量水平，则需要对档案管理信息化目标的实现高度重视，同时，这也是档案管理效率提高的关键方式。然而，部分机关在进行档案管理时，未重视信息化建设工作，使得档案管理信息化基础设施缺乏完善的情况屡见不鲜，并且未针对具体状况完善软、硬件设施，从而严重制约了机关档案管理信息化的持续发展。

2提高新形势下机关档案管理效率的建议

2.1提高档案管理工作的认识程度

想要使机关档案管理工作能够做好，最重要的一点就是提高的档案管理人员和领导者对档案管理工作的认识程度。各个机关单位想要顺利开展工作，基础保证就是做好档案管理工作，单位的各项活动会在档案中清楚的记录着，同时，各个时期的珍贵资料均会在档案中保存。当前，由于社会经济的持续发展和不断进步，人们逐渐提高了法制观念和档案管理理念，也有效提升档案利用率，与此同时，也意味着对档案信息化建设的加强、提高档案服务、强化档案管理的要求更高了。所以，需要对档案的宣传力度进行加强，并在各种媒体中广泛宣传档案工作，从而使档案管理扩大影响了，进而使领导和管理者更能重视档案管理工作，并切实严格落实档案管理，以期可以为机关单位提供良好的服务。

2.2完善设施，加大软硬件建设

对于硬件而言，则需要结合档案管理规范标准要求，配置一定的档案柜，并且条件允许情况下，可对密集柜进行购买，并且安全设施要配备齐全，如温湿度计、灭火器、吸尘器、防盗门窗等。软件方面需要强化档案的信息化建设。第一，以现有的信息化设备为基础，并电子存档一些文件材料，并将之前的文件材料进行录入、扫描，从而为未来档案信息化建设提供基础。第二，国家或省档案局要对档案管理软件进行统一的开发，从而实现档案管理的简便化、科学化、规范化和统一化，最终可以高效利用档案。

2.3档案管理制度的完善创新

机关档案管理工作想要在新的发展形势下顺利开展，则需要对管理制度的创新应用高度重视，并结合档案管理的现实需要，并充分体现出档案管理制度的可操作性。在制定档案管理制度时，需要保证高度的统一和一致，并有效结合我国档案法律规范进行制定，这样，才能够充分体现出档案管理制度的规范性和合法性。在制定档案管理制度时，需要对激励机制的创新应用进行重视，这样，可以有效的提升管理人员的工作热情，并通过应用考核和评比制度，进一步有效提升机关档案管理工作的整体水平和质量。

2.4档案管理方式的创新

对于新形势下的机关档案管理而言，最重要的一点就是要创新管理方式，并将传统的实体档案管理成功转向为信息档案管理，并充分计算机和网络技术，使机关档案信息的数字化程度有效提高，并使数字化档案建设的整体力度加强。从而实现机关档案管理工作和信息化技术的科学对接，创新档案管理方式，一方面对提高档案管理的整体质量水平有利，同时也可以使机关单位的竞争力提升。

2.5强化档案管理人员的素质

机关档案管理工作的质量会直接受到管理人员素质的影响，第一，要对素质强、学历高的年轻人进行招聘，使档案管理工作充满活力。第二，机关单位要对管理人员加强培训，培养优秀的档案管理人才，使其充分具备较强的档案信息管理能力，较强的业务技能，较高的政治素质，现代化的管理经验，良好的职业道德，较高的业务水平。由于档案管理人员承载着重要的历史使命，所以需要强化其学习力，从而使创新意识和管理能力得以有效提高，为机关单位的良好发展提供助力。

结束语：

机关档案管理工作想要在当前纷繁变化的新形势下更好的发展，并提高质量和应用效率，则需要加强多方位的重视，如，强化理念和制度建设，只有将各方面均做了优化，才可以使机关档案管理工作实现高效率的持续发展。

参考文献：

[1]陈子港.数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用[J].办公室业务,2017(24):185-186.

[2]业探.《机关档案工作条例》讲座《条例》制定的意义、依据和目的[J].湖南档案,2017(01).