浅谈档案数字化工作中的安全管理

伍哲台

伍哲台

广州南沙国际物流有限公司

摘要：现代科技和计算机技术不断发展，档案信息数字化应运而生，这种将档案数字化的信息存储调用方式不仅为档案管理工作带来了极大的便利，也促进了自动化办公的发展。本文从档案信息数字化的形式出发，详细分析了目前档案数字化工作中存在的诸多问题，围绕这些问题进行了深入的分析探讨，对如何更好的进行档案数字化的安全管理工作提出了合理建议。

关键词：档案管理；数字化；安全管理

引言

数字化档案信息管理方式因其便捷、快速、存储安全、保存时间久等优势，正逐渐取代传统的纸质化档案管理，成为现阶段及未来档案管理的主流。然而，档案信息数字化需要以计算机网络数据技术为基础，综合起分散于不同地区与不同存储方式的档案信息资源，将这些信息资源进行整合并通过网络系统联系在一起。这就要求在档案数字化管理工作中，利用好计算机网络技术，在发展自动化办公的同时，保证信息资源的安全。

一、档案数字化的工作形式

档案数字化，就是将原本纸质文档中存储的档案信息通过手动录入信息或是扫描的方式，转移至计算机网络数据库中。一般情况下，计算机存储档案信息都是采用的B/S模式，即浏览器/服务器的组件方式实现信息的模块化管理，工作人员操作浏览器端，实现数据的存储与调用。纸质文档中的信息经过各系统的处理存储与数据的上传，形成可共享的档案信息资源。

要实现档案数字化，需要进行系统的工程规划。首先，要对档案系统和数据库进行整体设计，然后完成设备选择、档案整理、档案信息录入、信息资源处理、数据挂接与备份、系统使用人员权限设置管理等一系列工作。通过档案数字化处理，可以在安全保密的环境中实现数字档案室的建立、资源共享平台的搭建，达到信息便捷存储传输与共享的目的。

二、档案数字化工作中存在的问题

（一）档案数字化工作中的安全防范问题

参与数字化的档案大部分都是各个单位在时间跨度很大的不同时期内产生的原始纸质资料，在信息录入前，需要对这些档案资料进行整理归档。根据范围不同，这些资料要归为文书档案、基建档案、科技档案等不同类别，在不同类别中，又存在着文件、图册、影像、视频等不同种类的资料，这些档案资料在归档整合后，进行数字化处理。但是在处理过程中，会遇到资料的权限设置问题。有些档案资料并不属于可公开的范畴，如果工作人员在档案数字化工作中没有了解好资料权限，扩大了保密资料的知悉范围，就要承担相应的责任。因此，在重要档案资料数字化工作中，如何面对、处理好资料的界定、存储、管理、使用权限等问题，是目前急需解决的问题。

（二）档案数字化工作中的风险防范问题

数字化档案与原始的纸质档案不同，纸质档案的管理较为简单，直接通过档案管理人员就可以对档案进行直接的管理和权限控制，但是数字化档案是计算机网络中的无形管理，有在工作人员不知情的情况下发生信息资料泄露的风险。在档案的数字化处理工作中，管理人员需要按照规定对参与数字化的资料进行程序化处理，保证在安全的环境中对数据进行操作。但是就现阶段的档案数字化管理工作来说，大部分地区的档案管理人员较少，这些管理人员也缺乏相应的档案数字化工作经验，在工作量较大且安全防范意识较低的情况下，很容易产生数据安全问题。除此之外，一般的档案管理人员在数字化工作中只能进行资料的归档和录入，不能完成深层次的系统技术处理工作，可能会导致数据系统中存在一些技术应用或是数据安全防范上的漏洞。

（三）档案数字化工作中的法律保障问题

档案信息数字化将档案信息由纸质化资源转化为了便于传播的共享资源，因此，档案的数字化工作必须有相应的法律进行约束。但是我国目前在档案数字化方面还没有一个完备的法律体系。本世纪初，国家档案局出台了《纸质档案数字化技术规范》，此规范虽然以档案数字化为名，却并没有明确的说明具体条款和奖惩措施来保证档案信息数字化后的安全。在档案数字化后，需要有相应的政策来保证电子文件的安全性，但是原有的法规却仍以文档化档案为基础，没有做调整和补充说明。

三、档案数字化工作中的安全管理

（一）建立健全的安全防范管理机制

要保证档案数字化工作的顺利、有序进行，就要建立起严格的档案数字化制度体系，用严格的数据管理措施和制度来对数字化过程进行约束。因此，档案部门应该健全安全防范管理机制，完善档案数字化工作中的责任追究制度和责任认定办法，利用问责制度来保证整个档案数字化工作过程中的信息安全。如在档案管理工作中，参与数字化过程的有三种工作岗位的人员，即系统管理员、安全管理员和安全审计员，可以对这三个工种的工作人员实行"谁管理谁负责"的制度，让工作人员明白档案数字化安全工作的重要性，加强档案工作的内部管理。涉及到重要信息时，管理部门更要加强档案数字化工作的安全管理，严格控制档案信息的知悉范围，从根源杜绝安全问题发生。

（二）提高管理人员的安全防范意识

随着档案处理工作中信息化理念的加入，档案信息的管理模式也在进行着不断的调整与转变。一些原有的档案管理人员已经在长时间的工作中适应了传统的管理模式，无法在短时间内快速适应学习新的档案管理模式。因此，在档案数字化工作中，应该注重对档案管理人员的教育培训，除了在培训中提高工作人员的档案业务知识和业务技能，还要重点增强工作人员的安全防范意识。为了降低档案数字化工作给管理人员带来的因信息泄露问题而产生的安全风险，档案管理人员要在提高自身安全防范意识和法律意识的基础上，从实际工作出发，将安全防范重点转向目前的数字化档案，在本职工作上做好内部环节的防范。

（三）完善档案数字化相关的法律体系

档案数字化工作中的安全管理涉及三个方面：一，档案实体管理；二，信息资源管理；三，数据管理。将这三个方面综合起来，就是从档案归档开始，保证档案信息的绝对安全，防止档案数字化工作中出现的数据丢失、破坏、更改等不安全因素，设置好档案数据权限，杜绝非法下载复制等威胁到档案信息安全的行为。档案信息数字化后，对它的管理就由信息的实体管理转变为了虚拟化管理。因此，为了从根源杜绝数据库中的安全隐患，数字化设备中应配置防火墙、用户登录认证等安全管理工具，对需要进行保密工作的档案信息进行分级安全保护。在档案数字化工作中，除了保证信息安全，还要防止数据丢失造成信息损毁，因此，应该做好信息的备份工作，如进行异地备份等，全方位确保档案信息的完整性和安全性。同时，档案的行政管理部门应该完善相应的法律法规体系，使档案管理人员在工作中有法可依。

结语

档案信息只有在安全、合理设置权限的前提下，才能促进我国档案管理工作的发展，发挥数字化信息资源应有的现代化办公作用，为各单位提供信息的资源共享。因此，要通过健全安全防范管理机制、提高管理工作人员的风险防范意识、加强技术防护、完善相应法律法规体系等方式做好档案数字化工作中的安全管理。

参考文献

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[2]苏明霞.档案数字化建设安全管理分析与对策[J].科技视界,2014(18):177+267.

[3]向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学,2004.