关于企业档案管理体制改革的探讨

刘小丽

神东煤炭集团公司陕西省榆林市719315

摘要：随着信息化技术的飞速发展，企业经营模式也逐渐发生转变。这是新时期企业发展得必然方向。新时期信息化的发展为企业的档案管理工作提供了很大的便捷，也进一步改变了企业档案管理的模式。本文首先对神东煤炭企业档案管理做了详细的介绍，其次阐述了新时期企业档案管理的模式，并对其做了分析。希望能为各企业在档案管理方面贡献微薄之力。

关键词：企业档案；档案管理；体制改革；管理体制

引言

在经济体制改革的不断推动下，以往的档案管理体制对于新的市场经济无法适应，在很大程度上制约着企业的健康持续发展，并且使企业档案管理方面一直处于被动状态，致使企业的运营受到严重的影响。因此，企业档案管理工作应该从丰富档案管理体制的方式、将人事管理从档案馆中剥离出来、建设一体化的企业档案管理等方面着手进行深入的变革。

1企业档案管理的特点及作用

企业种类繁多、门类不一，这就造成企业档案资料的形成内容具有多样性。神东煤炭集团是以煤炭集团资产为主体，运用市场手段，建立互利共赢的煤炭经营新主体。集团下属的全资公司、参控股公司、集体企业众多。这些单位所涉及的档案门类除了文书、会计、实物等档案外，最为复杂的就是经济科技档案。近几年来，集团为了推动煤炭经济的新发展，响应国家的号召努力打造区域性国际枢纽港和“一带一路”交汇点建设，集团启动了大规模的煤炭基地和基础性设施建设。因此集团档案员接触到许多专业设计档案、城建档案、基本建设工程档案、设备档案、工艺档案、科研档案以及经济档案等，这就凸显出企业档案资料来源广泛、内容种类复杂多样的特点。做好企业档案管理，可使档案信息更好地转化为企业生产力。企业档案是企业生产、建设、科研过程中形成，是广大职工劳动成果和智慧的结晶，是企业正常经营发展的依据和必要条件之一。

2企业档案管理体制改革存在的问题

2.1管理人员素质水平差异化

在企业的档案管理中，管理人员作为档案管理的实施者，其素质水平直接决定档案管理工作的质量和效率。在企业档案管理体制改革中，管理人员应首当其冲，成为管理效率提升、企业竞争力增强的主力军，而在现阶段我企业业档案管理改革中，大部分管理人员来自于企业内部基层人员，并非从事档案方面的专业人员，档案管理人员根本不具备专业素质，无法对企业档案运用科学的管理理念进行管理，同时，有些企业为节约档案管理这部分资金支出，聘请无档案管理相关工作经验的人员进行档案的管理，使得档案管理体制无法从根本上得到变革，进而阻碍了企业的发展。

2.2管理环境差

与其他部门一样，只有保证管理环境有序、和谐，才能真正发挥管理的作用及效果。当前，很多企业在档案管理上环境较差，档案混杂、遗失或残缺等现象时有发生，直接加大管理难度，引起企业无形资产损失，影响企业员工福利保障，同时对企业未来发展有很大影响。

2.3管理效率不高

随着我国社会经济进程的不断加快，社会各个领域的发展也呈现出飞速发展的趋势，企业在发展的过程中，其规模也在不断的扩大，就业的岗位逐年增多，企业员工的数量也有了极大的增长。在企业的发展过程中，档案管理作为一种无形的资产，逐渐受到了广大企业的普遍关注，但是很多企业并没有做好档案管理体制改革的准备工作，使得在档案管理中存在工作效率低等问题，这些问题的出现也严重影响了企业竞争能力的提高，阻碍了企业的长远发展。

2.4对档案管理工作存在认识上的误区，企业档案工作推进困难

企业的存在是以盈利为目的，以经济建设为中心。因此部分领导对档案这个不会直接“创收”的工作，没有引起相应的重视，档案意识非常淡薄，档案观念依旧停留在老黄历上，不求接纳新思路、新观点。在一些单位经常有人说：“档案只是代表过去，花费大量的人力物力去整理档案得不偿失。”他们认为档案管理工作仅仅是简单的保管性事务，只要“守好摊”就行。这些思想恰恰说明少许企业领导对档案管理工作认识的欠缺，甚至步入了误区。另外，有的单位档案工作人员调动频繁，交接工作做不到位，新上手的档案员经验不足，对档案认识模糊，收集范围不清楚，整理归档就更谈不上了，上世纪七八十年代出现的捆捆扎扎的现象再现，档案室就是“杂物室”。

3优化企业档案管理体制的对策

3.1提高企业档案管理的新认识

工作的改变和进步离不开企业和相关工作人员对其的认知和重视，因此企业档案管理还要改变落后的档案管理手段，积极构建科学化和正规化的档案管理模式树立相关工作人员的档案管理新认知，大力提高档案管理的重要性和价值认知度，让档案管理发挥其材料的权威性和严肃性作用，为强化企业人力资源的科学配置提高有效依据。

3.2结合企业管理模式和特点，健全企业档案管理制度

我国对档案工作实行的是集中统一管理制度，然而像神东煤炭集团这样的企业下属单位很多，专业涉及领域很广，不分专业不分系统则难以管好。在综合性强的企业机构，档案工作需要坚持统一领导、分级管理的原则。为了避免档案管理混乱情况的出现，集团依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《全宗卷规范》《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等国家行业标准为基础，根据煤炭企业的实际情况，要求各基层单位参照执行，实现了档案管理制度的标准化，保障了集团档案体系的统一与规范。

3.3丰富档案管理体制的方式

在我国市场化的推动下，打破了以往集中的档案所有权制度，使档案所有权向着多元化的方向发展，因此，企业应该发展多样化的档案管理体制，以此来适应多元化的档案管理。在以往的计划经济体制中，我国对档案的管理模式属于集中制，即所有关于党政府机关、企业、事业单位的档案统一实行管理，但是集中制的管理制度只适用于当时的经济体制，在当前的档案管理中早已不在适用。由于不断发展的社会主义经济体制，原有的档案管理体制和现在的档案管理所有权问题相互不协调，对于现有的档案管理方式，企业应在遵法律守法规的前提下，获得更多的所有权，使企业能够根据自身的发展状态选择适合的档案管理模式，打破以往统一管理的束缚，既可以使用集中制的管理，又可以使用分布式的管理，还可以将两种方式相结合建设出适合自己企业的管理模式。

3.4加强信息开发与利用

企业在档案管理中，应加强信息收集和归类，并注重综合利用信息数据，从而开发信息。根据当前企业运营现状，收集各种与企业运营有关的信息数据等，保证各项活动顺利有序开展。运用网络技术，建立电子档案库，在规定范围内为各部门提供优质服务，使其能随时随地检索到信息，以此提高信息数据使用价值。此外，还可以建立同行网络信息数据库，通过与其他企业对比，不断对自身结构进行优化，提高市场竞争力。

3.5不断优化新技术

社会的发展需要企业加强社会市场导向，按照时代的发展规律来对自身进行转型，要符合社会的发展需求，这样才能够在日益激烈的市场竞争中得到更好的发展。在企业档案管理体制改革中，企业管理人员还要不断优化信息技术，运用先进的技术手段来提升档案管理的效率，从而实现信息资源的共享，更好地促进科学决策的顺利实施。除此之外，还要对管理流程以及相关的程序进行简化处理，减少工作量，保证企业档案管理中的人力资源能够得到充分的利用，利用新技术还能够降低档案信息丢失的频率，这样也有效避免了无形资产的流失，进一步保证了企业档案管理内部工作的顺利进行。

3.6打造具有综合素质的档案管理团队

新时期的企业建设离不开现代化的人才，高水平的企业档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。企业档案管理人员掌握档案管理知识技能是必须的，但还不够。高素质的档案管理团队，还应该熟悉企业各项业务，只有这样，档案工作才能适应企业发展需要，才能寻找到为企业发展服务的切入点。企业档案管理网络中的专兼职档案人员是一支动态队伍，特别是部门的兼职档案人员，变动频繁，这是大部分企业的特点，想改变这种状况是很难的。但是作为企业和企业档案部门，应针对企业发展和企业档案工作的实际需求，加强对档案工作者的适岗培训，不断提升档案工作人员的专业技能和综合素养。作为一支良好的团队，应定期对企业档案工作与企业发展的适应性状况进行分析，总结经验，探索问题，充分发挥团队的集体智慧，这样既提升了档案工作人员发现问题、分析问题和解决问题的能力，又体现了团队的精诚合作精神，更能切合企业发展的需求。

3.7加大投入，完善档案管理软硬件设施

完善的软硬件设施是开展档案管理工作的前提条件，档案管理软硬件设施对档案的保管、利用效率有直接影响，为了提高档案管理水平，企业应该给予资金扶持用于档案管理的软硬件设施建设：第一，按照《档案法》的规定，保存档案的房间应该独立设置，且不应设在办公楼底层，因为办公楼底层比较潮湿，档案易受潮而且容易被偷盗。第二，为保证档案资料的完整性，必须认真做好档案库房的防潮、防虫、防火、防尘等安全措施，如配备专用的室内吸尘器、恒温恒湿设备、防盗门、红外线报警器等。第三，加强档案管理的信息化设施建设，配备必要的信息化工具，如打印机、电脑、档案管理软件等。

结语

综上所述，在企业的各个部门中尤其是档案管理部门必须依靠科学系统化的工作方式去完善和强化档案管理工作，从而保证档案的完整性和准确性以及使用性。要以科学发展观和战略的眼光去重视和加强企业单位的档案管理相关工作，抛弃老化的管理思想，要有勇于打破传统和旧模式旧框架的创新态度去对改革档案管理，以此来推动企业管理工作的高质量性，为企业的综合发展提供左膀右臂，为企业的发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]索建东.企业档案管理体制改革分析[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2014(06):8-9.

[2]曾昌波.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].中国管理信息化,2016(11):195-196.

[3]何钰桦.新形势下国有企业档案管理创新模式思考[J].卷宗,2016,6(6).

[4]延林玲.优化企业档案管理体制改革的方法与对策[J].企业导报，2013，（10）：43.