试析如何做好文书档案收集与归档工作程桂香

程桂香

平利县环保局

引言:

档案收集工作是档案管理工作的第一项内容，而档案归档工作又是档案管理的最后一项内容。档案的收集与归纳工作在档案管理工作中发挥着无可比拟的作用，把收集工作看作档案工作的起点，那么归档工作就是它的终点。两者其中的任意一个环节出错都会产生不可估计的混乱，都不算完成档案管理工作。当今，各单位大都采用文书档案管理档案，档案的大量增加，不仅仅是整理档案还包括收集、整理、鉴定和保管工作，加大了管理档案的技术性。因此，加强文书档案的管理是顺应它自身发展的需要。

一、重要性

（一）有利于发挥档案作用。

做好档案的基础工作才能充分保证档案发挥其作用。档案保存了具有重要价值的原始记录，收集和归档让文书档案得以较好保存，方便单位或者个人需要时随时翻阅和查找档案。做好收集工作，为管理档案开启一个良好的开端[1]。收集档案的好坏直接影响档案的质量，因此做好收集档案工作有其必要性。做好归档工作，让管理档案有一个完美结尾。归档做的如何直接影响利用档案所消耗的时间，因此做好归档工作是单位需求的要求。做好收集与归档工作，充分发挥档案的作用。

（二）是集中管理的方法

档案通常都是集中管理模式，文书文档是单位和个人发展过程中保留下来的可考察的确切记载。为了便于以后使用档案，单位需要把档案统一进行集中管理。它的集中性、保密性和连贯性都要求机关单位实施集中管理。管理档案过程中为了确保档案的齐全和完整，集中管理需要通过收集档案和归纳档案等方法管理档案。

二、存在的不足

（一）延时性

收集文书存在一些延时问题。单位的很多文书早已发布，却还没有收集归档。主要表现为单位发布的报告、批复等等早已完成，但收文书还没有开始进行，通常都会拖延一个月再进行归档，甚至更迟[2]。致使单位下个月想要调上个月的文书档案以备查用，总是难找到相关档案。

（二）文书材料单一化

文书按照传统类型进行收集和归纳，不能根据单位发展和时代需要进行相应调整。文书内容太过单一化，收集的文书大部分是常规性材料，缺少新业务最新的文书材料。另外，归档过程中可以多利用互联网资源，收集和单位活动相关的重要消息，作为以后分析各项政策的依据。文书是单位的重要材料，收集过程中一定要查看是否盖有公章等。

（三）专业性不强

档案管理工作被单位人员视为清闲工作，不予以足够的重视。管理人员大都不是专业人员，招聘的兼职人员也没有经过专业的文书管理知识培训。此外，岗位还存在流动性强的特点，人员离职到任职人员到位期间没有交接程序，导致文书档案管理混乱。

（四）缺少技术性

随着文书数量不断增长，很多单位还是采用传统的收集与归档模式，没有把先进的科学技术应用于管理文书档案，收集环节费时费力，有时候还会出现一些人为错误。长此以往，不利于管理文书档案的发展。

三、实施建议

（一）及时收集材料

档案人员要和文书工作人员沟通，可以根据单位活动的安排，定期收集文书材料。档案人员要以一周为期限，定期收集单位的各项文书。文书工作人员要及时了解单位的业务动态，主动了解主办部门活动进展情况，当活动完成以后要及时收集材料，以免材料缺失[3]。当文书人员完成收集工作以后档案工作者要及时收集和归档相关材料，可以保证档案的完整性和准确性。定期进行同类材料合并收档工作，为下次相关活动提供依据，发挥档案的作用，引起相关各部门对档案的重视，利于他们工作中有意识的保存相关工作材料，方便文书工作人员进行收集。档案工作人员通过及时收集相关材料，不断更新档案库，保证了档案的时效性和连贯性。

（二）加强专业培训

档案工作人员的专业性直接影响档案收集和归档的效率，因此加强专业培训是保证做好收集与归档工作的主观前提条件。单位要重视档案管理工作，组织档案工作人员定期进行专业培训，也可以到省市的档案馆参观学习，不断提升自身专业水平。单位还要加强对档案管理人员的监督和考核制度，在工作人员接受了一系列的培训后对他们进行考核，再制定一套完备的工作制度，调动工作人员的工作热情和能力[4]。单位相关部门根据工作人员在工作中的表现实行打分制，奖励在考核和工作中都表现出色的工作人员，对于工作态度不积极的人要给予一定惩处，让他们引以为戒，在未来的管理工作中严格要求自己。

（三）技术管理

档案工作人员要不断加强他们的技术性。充分利用现代信息技术，把数字化办公室系统应用于档案管理。数字化办公室系统在各个领域都有了一定的应用，随着文书材料数目增多，档案工作变得更加冗杂和繁琐。数字化办公大大节省了档案收集和归档的时间。把原有档案输入系统，如果再有相关档案，可以在系统内直接更新，避免了重新查找和整理档案。数字办公室系统还可以设置权限，让单位各部门自己上传相关材料，节省了收集档案的繁琐程序。

（四）制定档案归档制度

收集好的档案应该如何归档是归档的重要考虑点，管理人员要制定一套归档制度，让归档更加合理。收集材料的时候要严格执行归档制度，对于一些零散文件要加强管理。管理人员要确定文书的归档范围，建立相关的文书责任制。明确档案管理人员具体负责的文书种类，确保每类档案都有它的归档文书。为了建设档案归档，单位可以加大投资，为档案管理设立相关经费，某些重要档案也可以设立独立的归档室，确保其安全性。单位也要根据单位的发展规划，不断完善档案管理制度。

四、结束语

加强重视文档收集与归档工作，让文书档案管理更加规范化和制度化，为单位各部门开展工作起基础作用。

参考文献:

［1］梁威.如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务,2017(12):154-154.［2］张惠敏.浅谈办公室人员如何做好文书档案管理工作[J].经营管理者,2016(2):215-215.

［3］刘卓.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].工程技术:文摘版,2016(6):00327-00327.

［4］刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].科学技术创新,2016(25):196-196.