疾病预防控制档案工作的几点思考

刘俊秋

刘俊秋

商水县疾病预防控制中心河南商水466100

中图分类号：R197.31文献标识码：A文章编号：41-1413（2011）09-0000-01

摘要：本文主要以对当前疾病控制档案工作存在的问题及如何加强档案管理，如何做好档案管理工作，有以下几方面思考和建议。疾病预防控制中心(CDC)的档案是疾控工作者在为防止疾病传播流行、增进人民身心健康的科学和技术活动中长期积累的资料，对于开展疫情的预测预报、流行病学分析、保障公共卫生安全具有重要意义。

关键词：疾病预防控制；档案工作；思考

[Keyword]:Prophylaxiscontrol；Filework；Ponder

引言：

疾病预防控制档案是指疾病预防控制机构在各项改革建设发展和疾病预防、卫生学评价、公共卫生

监测、卫生检验检测等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像以及其他不同形式的历史记录载

体。其真实记录着疾病预防控制机构的主要职能活动，既是发展疾病预防控制事业的重要信息资源和

依据，也是疾病预防控制机构长期积累的宝贵财富。数十年来，档案资料在疾病预防控制机构的各项决策部署、具体工作实施和突发公共卫生事件应急处理等实际工作中发挥了不可替代的作用。但面对严峻的卫生防病形势，尤其是在当今信息化和数字化高度发达的社会背景下，如何进一步加强档案管理，提高应用水平，把档案的资源优势转化为更大的业务效益和经济效益，是各级疾病预防控制机构面临的重要课题。

管理现状

预防医学档案内涵十分丰富，除行政、人事、财务档案外，多数为疫情档案，包括传染病、职业病、地方病的流行病学调查报告，监测数据，预防措旌和方案，各种疫情报告及疫情统计资料等，名目种类繁多，收集、整理、归档复杂。

一、档案工作存在的问题

1．档案专职人员不稳定目前，各级疾控中心办公室负责档案管理的专职人员与实际工作需要不相

适应，档案管理人员少，流动性大，一些在岗人员不安心本职工作，直接影响到档案工作质量的提高。

造成人员不稳定的主要原因是:

（1）没有档案专职人员编制，多为身兼数职的勤杂人员兼管。因此，一般情况下档案工作人员干几年就要求到业务科室工作，造成档案工作缺乏连续性。

（2）档案管理人员专业学习交流机会少，档案专业工作要求工作人员应具备档案专业、政治、历史、写作以及卫生业务知识能力，然而在岗人员很少有学习交流的机会，难以通过学习交流提高自身素质。

（3）档案专业人员福利待遇偏低。档案工作繁琐，管理人员默默无闻地工作在条件较差的档案室或库房里，但他们的工作没有引起领导的重视。

2．档案管理质量有待提高许多单位存在重卫生防病业务、轻档案的现象，使疾病预防控制档案管理不能与其他工作相适应，这主要表现在以下方面:

（1）档案材料混乱，一些科室人员不注意档案资料的保存，不按照归档范围的要求收集资料，造成归档材料不完整，甚至丢失。

（2）归档不及时，个别工作人员档案意识淡漠，不注意保存工作中形成的文字资料，或为了自己使用方便而不交出资料，形成归档难。

（3）现存档案亟待整理，由于年代久远，室藏卷宗库存量大，很多属永久性保管的档案由于时间长而出现变质、损坏，有待整理抢救。

（4）档案设施陈旧，虽然各级疾控中心近年来相继增建了房屋，改善了实验和办公条件，但对档案室的投入还不多，温度、湿度控制、“八防”设施、密集架等尚未普及，有的虽已添置了计算机等现代化设施，但没有充分开发利用。

（5）有些领导对档案工作重视不够，表现在对档案工作少过问、不关心、无要求，缺乏检查、督促和指导。

二、如何加强档案管理工作

1．提高档案工作人员素质要像业务科室那样，引进、培养高素质的档案管理专业人员。一个合格的档案工作者，首先要有良好的政治素质，要热爱本职工作，甘做无名英雄，默默无闻，乐于奉献，要有自找苦吃、艰苦奋斗、锐意进取的精神。工作上要勤勤恳恳，认真负责，一丝不苟S要掌握一定的业务知识，包括档案管理技能、疾病预防控制专业知识以及与疾病预防控制相关的一些学科知识。卫生系统档案人员可通过举办讲座、学术讨论、征集论文等形式来不断提高其业务水平。

2．建立高质量的档案资料要求做到资料收集齐全、完整；资料整理规范有序；档案保护鉴定及时、准确；检索体系先进、完整、实用。要建立一个充分挖掘档案内在价值的、使其高效及时地为社会各层次提供高质量信息的计算机管理系统。在这个管理系统中，对疾病预防控制机构的文字、图形、声像信息予以存储，在查询时，不但能够做到齐全、准确、快速地检索，还要逐步采用微缩、光盘等现代化技术手段，提高档案信息处理能力。

3．加强档案工作的基础建设

增加资金投入，添置必要的设施和先进的设备，使档案管理正规化、现代化；并本着超前服务的思想，在档案开发利用上下功夫。

4．快档案的信息化建设

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是提高档案系统利用功能的物质

技术基础和重要手段。目前，档案的信息化建设多以数据库的开发和利用为主题，大多单位还仅停留在录入档案目录，实现目录的电子查询。档案的信息化是发展的必然趋势，它将档案的文件管理转化为信息管理，实现所有档案的网络查询，可以更方便、更快捷的发挥其作用。在档案的信息化方面，要进一步发挥其数据库的功能，实现由低到高、由个体到群体、由单一到系统，实现，提高自动化效率。

5．加强档案制度建设，做好管理工作要以《档案法》和《档案法实施办法》为依据，制定完善各项规章制度，包括岗位责任制、档案人员考核制度、奖惩制度，实行严格考核，并建立一个符合疾病预防控制工作实际的档案管理分级负责网络。

6．提高对档案重要性的认识，开展实用性宣传疾病预防控制档案是重要的信息资源，是可以再生的财富。因此，要把档案由“死”变“活”，由“重藏轻用”变“开发利用”。同时，还要强化由“等客上门”为“主动服务”。对其效益要进行广泛宣传，增强各级疾病预防控制领导和工作人员的档案意识，使人人关心档案工作，从而提高其利用率，充分发挥档案资料的作用。

7．培养档案管理类人才档案信息资源管理是档案管理学、计算机科学、网络技术等学科发展的综合产物。档案管理人员必须具备这些学科的相关知识，提高综合素质，通过在职培训、进修学习、自学成才等途径，掌握现代化的档案管理技术，提高服务水平。

综上所述，做好档案管理工作取决于多方面的因素，只有创造良好的条件，满足要求，才能更好地发挥档案的利用价值，推动疾病预防控制事业的发展。