谈档案检索工具的功能作用及种类

刘盛祯

刘盛祯

（哈尔滨市殡葬事务管理所，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。记录是指登录档案的外形和内容特征。报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。

关键词：档案；检索；工具；功能；作用；种类

档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。记录是指登录档案的外形和内容特征。报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。

1档案检索工具的基本功能

档案检索工具的基本功能有两个方面：

1.1存贮

存贮是指将文件和案卷的外形和内容特征著录下来，按照一定顺序和方法加以排列，使档案信息集中起来的过程。

1.2查找

查找是指向利用者提供一定的查找线索和手段，在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程。存贮的目的是为了查找，查找必须以存贮为基础。两者是互相协调、互相制约的统一体。

2档案检索工具的作用

档案检索工具的具体作用主要表现在以下方面：

2.1桥梁作用

庞大、丰富的档案馆藏与日益增长的社会利用需要之间的矛盾变得越来越突出。这就要借助档案检索工具这一纽带将“藏”与“用”连接起来，在档案和利用者之间架起一座“桥梁”，沟通档案材料同利用者和管理者之间的关系。

2.2查找作用

要在浩瀚的档案海洋中迅速、准确地查到利用者各种特殊需要的档案材料决非易事，这就要借助检索工具这把钥匙帮助利用者和管理人员来打开档案宝藏的大门，将利用者需要妁档案查找出来。

2.3交流作用

档案检索工具是报道馆藏和进行馆际交流的重要工具。随着档案的开放和社会主义各项事业对档案利用的需要，档案馆逐渐变成开放型，档案利用服务日益社会化。为此，档案馆通过检索工具主动向社会各界报道和宣传馆藏，加强档案馆之间及档案馆（室）与利用者之间的交流。

2.4管理作用

档案检索工具是开展档案业务工作的必备工具。档案馆（室）日常管理工作的各个环节都要借助档案检索工具“熟悉家底”，掌握情况，做到有目的、有计划地开展工作。

3档案检索工具的种类

由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求各不相同，单靠一二种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同种类、不同内容和形式的检索工具。根据不同的分类标准，可以将档案检索工具划分成不同的种类。目前，比较常用的分类方法有以下几种：

3.1按编制方法分

3.1.1目录。将一批相关档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。

3.1.2索引。将档案文献中的各种事物名称、档号或存址按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。

3.1.3指南。是以文章叙述的方式综合介绍档案情况的一种书面材料或工具书。

3.2按检索范围分

3.2.1一个全宗范围。以一个全宗或其主要部分的档案为检索和介绍对象的检索工具。

3.2.2若干全宗范围。以一个档案馆（室）或若干个档案馆的全部或者部分全宗为检索和介绍对象的检索工具。

3.2.3专题范围。以档案馆（室）或若干档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。

3.3按载体形式分

3.3.1卡片式检索工具。一般是将一份文件或一个案卷形成的一个条目著录在一张硬纸片上（7.5cm×12.5cm），并按一定规则组织起来的检索工具。它是一种离散式的目录。

3.3.2书本式检索工具。也称簿册式检索工具。是将著录条目按一定顺序连续填写在目录表内并装订成册的检索工具。有的单位采用了活页式，其优点是可以随时增减和撤换。

3.3.3缩微式检索工具。以缩微摄影的方法制作的胶卷（片）形式的检索工具。其主要优点是：高密度存贮，节约空间；体积小，便于携带交流；便于拷贝复制和积累；耐久性好，便于长期保存和使用。

3.3.4机读式检索工具。以磁性材料为载体的计算机可识别的检索工具。其主要优点是：存贮密度高，检索扫描速度快，并可以进行多途径检索。

3.4按功能分

3.4.1馆藏性检索工具。这是反映档案实体整理体系状况及其相互关系的检索工具。

3.4.2查找性检索工具。这是脱离档案实体的排列顺序，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具。

3.4.3报道性（介绍性）检索工具。这是报道和介绍档案的内容及有关情况的检索工具。

上述3种划分是指主要功能而言，不能绝对化，有些检索工具几种功能兼而有之，如馆藏性的案卷文件目录（全引目录）也具有一定的查找和报道功能。

4档案检索工具的编制方法

4.1卡片式档案检索工具

卡片式的检索工具主要有分类卡片目录、全宗文件卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名卡片目录等。它们虽然在形式和管理方法等方面有共同特点，但在具体的对象范围、作用和编制方法方面又各有特点。

4.2书本目录式档案检索工具

书本目录式检索工具，一般有案卷目录、案卷文件目录（又称全引目录）、分类目录、全宗文件目录、专题目录、主题目录、全宗目录、联合目录、文号目录。其中，分类目录、全宗文件目录、专题目录和主题目录是相应的卡片目录的转换形式，这里不再赘述。

4.3文字叙述式档案检索工具

文字叙述式档案检索工具主要有全宗指南、专题指南、档案馆指南。这类检索工具不记录档案文件的检索标识，不建立排检项目，而采用文章叙述的形式记录档案信息，因此借助它不能直接获得档案文件。从这个意义上来说，可将其视为间接性检索工具。它的主要功能是：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。

参考文献

[1]赵威.关于加快推进档案管理工作步伐的几点体会[J].黑龙江档案，2008（6）.

[2]赵鹏.档案工作落实科学发展观的关键[J].山东档案，2005（5）.