如何做好电子文件的整理与归档

林红

林红

（四川省电力设计院四川成都610072）

摘要：时代的发展催动着新科技与新技术的应用与普及，随着电子信息技术的高速发展，档案管理工作的开展也迎来了崭新的契机。档案管理作为各行业发展过程中不可或缺的环节，其效率高低直接影响到相关工作的有效开展。传统的档案管理工作由于诸多因素的限制，实际工作的开展存在有很多的弊端和不足，信息技术背景下的档案管理无疑是对传统管理工作的一种颠覆。但是新时代背景下的档案管理工作同样有很多值得优化的环节，例如文件的保密与管理等等，这些问题也愈发成为影响档案管理效率的重要因素。本文以此为基础，就电子文件的整理与归档工作进行简述，旨在通过相关研究工作的开展，为今后档案管理工作的开展提供积极的参考。

关键词：电子档案；电子文件；档案保存；档案管理

引言：

电子文件的整理与归档工作开展中，应该以严格的管理制度与技术措施作为保证，以此为基础，确保信息的真实、完整性。其次在电子文件的管理过程中应注重流程的监控与管理，以此来保证管理工作的持续性。所以在实际管理工作的开展过程中，很多细枝末节的问题都会影响实际的管理效果。不仅如此，当下受制于很多因素的影响，电子文件管理工作的开展还存在有很多的不足，这些问题的存在一方面影响着管理工作的开展，另一方面也对各行业的有效管理造成不便。如何结合实际工作的开展，加强电子文件管理与归档工作的优化，这些问题已经成为了相关从业者亟待解决的难题。

一、电子文件的收集范围

电子文件的定义相对广泛，通常是指在特定环境下生成的数字信息。相比于传统的文件载体，电子信息的载体也多以光盘磁盘等形式为主。电子文件的读取与处理依赖于计算机等数字设备，除此之外由于电子文件的特殊属性，使其在收集的过程中也与传统文件载体有所差异。首先本单位的电子文件通常是以电子计算机进行起草与打印，其次草稿性的电子文件也一般不做处理，最后由于电子文件蕴含较高的技术含量，所以其储存设备也相对复杂。在文书档案方面，通常将数字化处理后的文件称之为电子文件。在会计档案方面，电子文件则是定义为会计电算化中形成的所有电子财务数据备份。而在科技档案方面，电子文件是指从申请立项开始，到经数字化处理后的文件形式。

二、电子文件的整理

作为未来电子档案管理以及检索利用的基础，电子档案的管理过程中应做好电子文件的分类、著录和标引。以此为归档工作的开展打下基础。通常情况下归档人员的作业范围只是对某些电子文件进行调整归档，而后则由档案保管部门进行档案的见擦汗以及系统的整理。

电力文件的整理需要将电子文件进行分类与排序，旨在将零散的电子文件按照规范的档案管理信息化标准进行收集与整理。例如，一个单位的电子档案可能分为党群工作类、基本建设类、行政管理类、设别类、职工管理类等等，可见档案管理工作的繁琐。除此之外，不同的系统也会产生不同的电子档案，所以在整理的过程中，还可能遇到文件需要进行重新编排或是重新组合的情况。在此情况下为了保证电子文件的完整有效，应注重电子文件格式转化问题的解决。而这也是档案管理人员以及管理部门日常工作的重要组成部分。除此之外，加快数据库的建设，是电子档案管理归档工作开展的基础。注重电子文件的分类与编号，根据实际工作的需求，结合本单位的情况进行分类编号方案的制定。同时每一份文件也应该编写一个特定的号码，以此进行有效的划分与管理。通常情况下代码皆是由07~08代替，类别代码则由字母代替。例如T代表文本文件，I代表图像文件，G代表图形文件，V代表影像文件，A代表声音文件，M代表多媒体文件，P代表计算机程序，D代表数据文件。通过完整有效的编码，促使所辖的电子文件形成一个特殊的整体，继而为后续管理工作的开展提供强有力的支持。

三、电子文件的归档

电子文件的归档实际上是指将具备保存价值的电子文件向档案部门进行移交的一个过程概述。这意味着电子文件管理工作开始迈向规范化与齐全完整化。面临归档的电子文件首先需要由档案专职人员进行定档范围的确认，这是保证电子档案质量的关键步骤。

3.1、做好与电子图相关的电子文件归档

为了保证归档电子文件的齐全，在工程的设计阶段之前所形成的各类文件会形成一系列不同格式的电子文档。这些文件在工程设计正式开始之前便已经存在，其不仅内容较为复杂，且涉及面也很广。这位归档工作带来了一定的不便。为了提高归档效率，应注重不同种类不同格式电子文件的梳理，同时制定相应的制度，提高此类电子文件的归档效率。

3.2、做好电子文档的检查工作

在对电子图纸进行归档之前，应做好电子文档的全面检查。这包含电子图纸的档案标识以及电子图纸信息处理过程中的物理结构与逻辑结构的变化等。其次由于电子文档对于辅助设备具有较高的要求，所以在文件制作保存到过程中，可能出现文字串位、变形甚至乱码等复杂情况。

3.3做好设计图纸变更修改后的信息收集与归档

随着施工进度的不断深化，工程设计图纸的变更和修改都是在所难免的。如何有效的就此类文档进行保存，是电子文件整理与归档作业的难点所在。当下很多设计单位以保留原始版本为处理手段，即第二版腐败第一版，第三版覆盖第二版，这种方式虽在运行上具备一定的便利，但是由于无法有效的就变更内容予以体现，所以仍有优化的空间。应结合实际，就不同版本设计图纸予以不同编号，以此保证图纸信息的完整和修改内容的体现。

四、电子图纸文件的查找与利用

由于电子图纸的特殊性质，使其在具体的应用过程中也应予以优化。首先便是电子图纸管理系统的建设，这在后期的应用过程中主要涉及档案管理工作业务、WEB等十一个子系统。其次要注重施工图到竣工图的一体化管理，需从源头确保竣工档案的完整，作为项目部门应将施工图录入到系统之中而后再进行发放。其次要加强电子图纸与纸质图纸实物之间变更规律的研究与掌握，确保对电子图纸进行有效的动态管理，这对技术人员技术改造工作的开展提供了有效的保障。加强备件图管理规范的制定与实施也是规范电子图纸管理的有效举措。

结语：

时代的发展日新月异，特别是网络科技与互联网技术的发展，对很多传统工作的开展都造成了巨大的挑战与冲击。如何、迎合时代的发展需求，加快本行业的优化与提升，也是社会进步的有效动力和根本保障。文档管理工作作为一个单位一个企业管理工作开展的重要组成部分，在新时代背景下的优化与提升效果也十分显著。放眼当下电子文件整理与归档工作的开展，受制于很多因素的影响，很多工作的开展还存在有很多的不足。本文以此为基础，就电子文件的整理与归档工作的相关内容展开简析，旨在为今后相关工作的开展提供积极的参考。

参考文献：

[1]沈巧玲.电子文件的归档保护利用工作的有关分析[J].办公室业务，2015（5）：77-78.

[2]昊娟.浅谈电子档案的整理归档与保护工作[J].软件：电子版，2013（11）：145-145.

[3]赵灿.浅谈对于电子档案管理工作的几点思考[J].黑河学刊，2009（3）：125-126.

[4]刘海涛.浅析信息化条件下电子档案的有效管理几点思考[J].今日湖北旬刊，2014（8）.

作者简介：

林红（1971-），女工程师，大学本科，主要从事电子文件归档。