浅谈企业员工基础信息管理

李淼1伊永飞1李竹勇2赵蕾1王楠楠1季彦辰1

1.国网辽宁省电力有限公司技能培训中心辽宁锦州121000；2.国网辽宁省电力有限公司检修分公司锦州分部辽宁锦州121000

摘要：随着人力资源管理理论和信息技术的飞速发展，企业人力资源管理职能已从最初的偏行政事务性管理，上升到与企业经营发展密切相关的战略人力资源管理高度。然而，无论地位如何变化，人力资源信息始终是人力资源管理各项职能发挥作用之不可或缺的重要基础。

关键词：企业员工基础信息管理

一、本文概念定义

1.员工基础信息。信息是事物现象及其属性标识的集合。本文所谈及的“员工基础信息”主要是指企业人力资源部门所收集和掌握的、与员工个体密切相关的基础现象及其属性标识。例如，员工的姓名、性别、年龄、教育背景等。

2.员工基础信息管理。本文所指的“员工基础信息管理”，是指借助现代信息技术，对员工基础信息进行的收集、审核、整理、统计、应用等。其中，对于所管理内容的模块，作者认为最基本应该包括：

（1）个人基础信息子集；（2）学历信息子集；（3）简历信息子集（描述员工在入公司以前的履历及入公司以后的轮岗情况）；（4）技能信息子集（描述员工所掌握的各项技能、职称、能力的情况）；（5）家庭成员信息子集。

二、员工基础信息管理如何为提升企业管理效能服务

1.统计分析，把握企业人力资源队伍现状，为重大决策做支撑。通过实时监控和统计企业全体员工的基础信息情况（如在岗人员与离职人员的年龄、性别、学历、能力等），可帮助企业高层管理者和人力资源管理部门掌握企业人力资源队伍的现状及流失情况，继而为企业制定招聘政策、设计培训体系等决策提供参考。此外，还可特别针对某部门或某岗位人员等开展专题基本情况分析，继而在企业实施组织架构或经营策略调整时预先做好相应人员的疏散或沟通，推动企业平稳、和谐地开展各项改革工作。

2.筛选调配，充分挖掘内部人才市场供给，为知人善任做参考。企业人才的供给有内、外两种渠道。外部劳动力市场虽然容量大，但因为不了解、竞争大，所以未见得能在企业迫切需要某项人才时发挥作用。相反，内部劳动力市场，即企业现有的员工队伍，虽然数量有限，但双方的了解和互信基础好，倘若企业能够建立良好的内部人才选拔机制，那么不仅能在出现人才缺口时迅速一解燃眉之急，又可以在员工队伍中形成“有盼头”的向上凝聚力。而良好的员工基础信息管理，正是建立内部人才选拔机制的基础。只有拥有准确、全面的员工基础信息，才能方便管理者快速按需筛选，提高知人善任的工作效率。

3.总结记录，增强员工的参与感与成就感，为推动员工发展提供动力。员工基础信息管理，记载的虽是个体员工的基础信息，但却能对整个企业的内部管理提供参考。对于员工而言，他们可在这个信息管理的过程中看到通过自身每一项行动而为本人履历带来的丰富和发展，借此过程增强他们的参与感与成就感。而建立在完善的员工信息管理基础之上的决策参考或选拔任用等，又将对员工的参与和成就进行回报，从而反过来又促进员工不断寻求自身的发展提升，形成一个有利于企业的良好循环。

三、如何保证服务基础

1.E化集成。前面也曾提到，由于员工基础信息内容较多，需实施的统计也较多，单纯依靠简单的“人工+Ｏffice软件操作”效率有限。因此，建议企业最好能配备较完善的人力资源管理信息系统，将日常信息更新维护和报表统计分析等功能集成起来，提高管理效率。

2.全员参与：员工填、主管核、人力管。由于员工基础信息与员工本人的密切关系，好的员工信息管理之基础必然是企业内部“全员参与”的维护机制。尤其对于一些不断变化发展的信息（如员工的学历更新信息、轮岗工作经历）等，最好能建立由员工本人填写报送、直接主管审核评价、人力资源部整理入库的流程。这样既可以为员工提供主动参与的机会，又可以双层复核相关内容，提高所存信息的参考价值。当然，为了做好最后把关，人力资源部配备的专职信息管理员应该是高素质、负责任的，如此才能保证员工基础信息库的客观与准确。

四、充分做好信息保存、统计和分析职责

第一步，定期备份数据库。庞大信息的集成通常需要依赖一定的信息管理系统。为了确保数据安全，提供各项服务的基础首先应该是定期做好数据备份，确保数据不会因为某次硬件故障而全部消失。

第二步，设计固定的统计报表模板。企业应根据自身关注重点，设计出各类固定的报表格式。固定的报表既可以集成到一定的信息管理系统中，又可以形成长期可对比的观测机制。

第三步，就是要定期按固定模板做好数据统计，并比照历史数据开展对比监测，及时分析变动趋势以便向对应的管理层汇报。

参考文献

[1]杨付彬人事档案管理利用及信息化建设小议.人力资源管理杂志，2011，（3）。

[2]唐爱华基于信息化的人力资源管理.经管视线杂志，2010，（5）。

[3]张欣人力资源信息化管理的应用价值分析.商业时代杂志，2008，（16）。