浅谈交通工程质量档案管理工作几点体会

蒋爱宝

（福州市交通基本建设工程质量监督站，福建，福州，350002）

【摘要】交通成为推动社会进步、经济不断发展的载体，然而交通档案则成为交通管理有序进行的基石，这些档案具有保存价值，可供查阅、学习，作为工作考查的凭证等！但是档案信息量的增多和信息复杂化也给档案管理者提出了一个新的考验，如何合理现代化管理档案。到目前为止，我国档案的管理大多是传统的管理模式，就是我们通常知道的纸质存档，这就导致档案管理部门对档案信息的开发、核查、共享、准确性带来了诸多的麻烦，同时档案信息的综合利用也会受到很大的影响。至此我们作为交通工程质量档案管理人员就需要健全档案的管理机制，如何加强网络信息化管理，紧跟档案信息化进程，做到准确、方便、快捷、经济的作用！建立责任制管理模式，使得管理者对档案收集与管理并存，提升管理者各方面素质，对档案管理人员要加强素质培养，提高管理人员的服务质量，使得管理人员适应新时代的工作需要。

【关键词】网络信息化；责任制管理；落实；素质化

档案网络信息化是在社会进步下逐步实现和不断完善的，是在国家有关部门管理组织下，逐步推动档案全面实现现代网络信息化技术、对档案进行合理、完善管理，促进档案管理新时期的工作进程。交通档案管理被当作我国交通发展的基石；所以一定要与我国基本政策相适应，紧随我国交通档案网络现代化建设的步伐，加速促进网络现代化建设的进程，做到与国家经济建设协调发展。

1．全面应用网络信息对交通档案的管理

伴随着社会的不断进步，网络信息对档案信息逐步实行一体化，这是传统管理模式所不可比拟的；一体化能让本开始没有联系或联系不紧密的零散信息链接在一起。这就直接促使档案在信息一体化下多个部门之间能够准确的查阅、分享档案信息。所以伴随着网络时代的到来，数字化信息紧跟时代的步伐，它的到来在不断地改变人类五千年传承下来的工作方式和生活方式。

在网络信息化不断推进的情况下，档案的存储在发生前所未有的变化，由一直传承下来的纸质档案这种形式慢慢地向网络这种数字化形式的过度；一系列的档案管理方法、一系列的管理程序、一系列的管理理念等很多方面都发生很明显的改变。伴随着管理的方式转向现代化，信息化基本上成为主流的管理方式；因为传统的管理方式已经跟不上新时代的脚步，已经不适应新时期所处的现代化环境；所以在归档、共享、编制、部门协作等多方面进行创新；网络信息化的到来取代了传统的档案管理并体现出了储存空间的优势、整理时间的优势、方便快捷的查阅资料的优势等。现实的例子有，在甘肃省有一个交通质量监管局；它的质量安全管理系统建设是：该系统包含6个子系统，在这6个子系统里，都使用到现代化网络信息，这6个系统让信用管理、安全监督管理、智能监控管理、试验检测管理、监理管理、档案管理形成了一个整体的体系；这种网络信息化管理系统极大地方便、快捷、准确的对工程质量的安全进行监督管理。

2．对档案进行五落实管理

《档案法》颁布实施之前，各单位在不同程度上存在对档案管理方面无从入手，部分单位领导对档案管理工作认识严重不到位，对档案的定义不了解，档案资料管理未派专人进行管理，档案资料随意堆放，没有固定场所，可能造成丢失或失火，无法找到所需要的档案资料。为此，部分单位领导与职工之间时常发生由于找不到档案资料而造成矛盾纠纷。而随着《档案法》颁布，人们对档案管理工作重要性认识得到不断提高。人们开始意识到档案是代表自己身份必不可少的实物。《档案法》分别从管理的目的与作用、档案部门的职责、档案管理措施、档案的使用和公布、法律责任等内容全面描述档案管理应做的各项具体内容，从而不断完善档案管理工作。

交通建设工程质量档案管理工作，事关工程质量，妥当保存好工程质量资料，便于对工程质量资料查找，有效防范工程质量资料真实性，保证工程质量。通过自己的工作经验，对交通建设工程质量档案管理工作，必须做到以下的“五落实”。

2.1落实档案管理安全责任。

个别单位领导对档案管理各方面没有引起足够重视，对档案管理的理解上还存在许多的不足，可能对处理档案管理时造成混乱局面，对单位会造成严重的后果。档案管理安全责任是本单位主要负责人，这里的负责人也就是我们经常说的第一责任人，层层分解档案安全管理责任，明确档案管理各部门档案管理安全职责，档案管理人员应做到持证上岗，负责对本单位档案管理，对档案管理工作进行考核，作为年终评优评先的依据。因此，落实档案管理安全职责具有重要性。

2.2落实档案场所建设规划。

档案场所建设规划是做好单位档案管理的基石。本单位在办公场面积场所有限的情况下，初期办公场所进行规划、布局中，就明确规划出一间装修成档案专用，并对档案室内的硬件设施进行设计，如何布设成列密闭式档案柜、配备消防器材、窗户上安装防盗网、采用防盗门、通风设施、墙体砌浇防火材料等安全设施都进行明确细化。通过对档案场所合理设计，为交通建设工程质量资料档案管理工作提供良好的存放场所，保证交通建设工程质量资料的安全性。因此，落实档案场所建设规划具有必要性。

2.3落实档案管理资金到位。

按照我国颁发的（中办发〔2014〕15号）文件提出，必须在一定程度上对每个单位每个部门加大对档案管理的支持和保障力度，必须在一定程度上加大投入档案管理所必须资金。本单位在档案室按照前期规划设计，进行购置相关档案硬件设施，做到布置陈列密闭式档案柜、按规定配备消防器材、每个窗户上安装防防盗、安装铁门、报警器，档案室内装通风设施，档案室门锁采取双人双控管理等落实人、物、技防有效防范措施，投入大量资金，保证各类防范措施到位，确保交通建设工程质量资料能够有效地保障安全，不会造成火灾或其它意外的状况，防止因灾害对我们造成无法挽回的巨大损失。因此，落实档案管理资金到位具有保障性。

2.4落实档案管理持证上岗。

随着社会不断进步，档案管理部门对档案管理者的要求也随之提升，所以档案管理人员的素质就需要经得起考验。档案管理工作人员必须经过专业技术培训，接受档案系统教育培训，了解并掌握相应档案管理工作知识和相应的工作技能，了解并熟悉档案相关法规、政策，必备档案管理工作能力，做到“打铁还需自身硬”工作本领，更好地从事档案管理工作。因此，落实档案管理持证上岗具有关键性。

2.5落实档案规范管理工作

建立比较全面的档案管理各项规章制度是维护档案的完整、准确、安全性的一种重要保证措施。特别关于涉及到党的路线、方针、政策方面，尤其做好保密工作是极为重要，对档案管理工作，一定要加以规范。结合工作实际认为做到“四化”方面工作：一方面做好收集归档程序化工作。进一步建立比较全面的规范档案材料并进行归档的制度，应及时收集、存档相关档案资料；二方面是对档案进行标准化。对档案管理提出的有关要求，落实在档案工作时所需要一系列的档案用品；三方面及时鉴别整理规范化工作。严格按照不同类型档案整理，进行认真地鉴别、分类与整理，将有利用价值资料予以及时归档；四方面是档案管理工作需要进行常态化。自觉遵守档案管理的各项制度和措施，真正做到每项档案管理工作都制度化、常态化，有力实现档案管理各项工作的顺利进行。因此，需要落实档案规范管理的工作具有安全性和保障性。

当前，档案管理工作应严格按照我国所规定的规章制度来，做好社会发展迅速下的档案工作，对于促进社会与经济的协调发展、维护国家经济稳步进行、社会和谐发展、保护人民群众基本利益，具有重大意义。档案管理工作需要做到：落实安全责任、落实规划建设、落实资金保障、落实人员持证、落实规范管理，提高服务能力，真正做到“五落实”，推动档案科学发展，稳步的提升档案管理工作水平。

3．加强管理者的素质培养

对于档案的管理，档案人员的素质是至关重要的；如档案的整理、分配，保密等都与档案管理人员息息相关，并会直接导致档案管理工作的水平与质量；档案管理人员的失误和素质低下将导致档案的混乱，直接影响交通后续的正常进行和运作；所以如何提高管理人员的综合素质是新形势下档案管理急需解决的重要问题。

3.1作为一名档案管理人员首要具备的是要有坚定的思想、政治立场，不会因为外界的利益诱惑而摇摆不定，要时刻谨记职业道德所在，要热爱自己的档案事业；所以要对从事档案管理者进一步对他们的职业道德素质和素养进行培养；因为档案工作是需要具有一定专业技能的人担任、并且因档案管理工作劳动强度较大；在这种艰苦的条件下就需要档案管理人员具有默默无闻的奉献精神，并且需要对每一位档案管理人员都要具备爱岗敬业；这也就需要推进档案管理人员对档案管理工作重要性的认识。

3.2每位档案管理人员都必须具备一种服务意识，在现今发展迅速的社会里，档案的经济价值、社会价值、市场价值会随着社会的发展慢慢地凸显出来，所以就需要档案管理人员树立主动服务意识，了解档案信息需求方向，更好的服务社会；管理人员需要对自己肩负的档案管理要有较高的保密意识，现今高速发展的信息化社会里，信息的保密工作尤为重要，有的是国家的高度机密，一旦泄露，将对国家造成严重损失，严重的将危害到国家的安全与稳定；所以档案管理人员担负着保守档案管理机密的责任，对任何利益和威胁都需守口如瓶，不能说的半字不说，不能做的永远不做。

3.3努力提高管理人员的业务素质；档案管理人员需要提高自己的专业素养，要做到有疑问去询问，有问题想办法去解决，尽量减少在档案管理上的错误，以至于全面了解档案管理的各个环节。还需要对管理人员进行各方面专业的继续教育，以此来全面提高管理人员的整体素质和专业水平。档案管理人员只有加强各方面的专业学习，以此来掌握好各方面的专业知识，才能适应现今社会高速发展的需要。档案管理人员需要从多方面增强自己的创新能力。突破管理档案时所遇到的困难，首先要有创新意识，树立管理工作由收集后的材料变成事前就开始介入了解、在事情进展中就得到一个新的档案管理的理念。其次，管理守旧的模式要创新，要不断发现管理档案的不足，及时进行研讨改进，对改进后达到较好的结果要进行全面的推广，简化档案各部门之间长期推行的原本可以简单化而变得复杂化、死板的操作步骤，进行一定的简政放权来提高工作效率。档案管理人员要有灵敏的观察力，能够在第一时间发现和发掘档案的价值，并能最大限度使用档案的价值。

3.4在档案管理上，我们还需要加强档案人员的自身能力培养、在各方面的协调能力。在我们的现实工作当中，档案管理人员之间的协调档案管理的能力是一个整体性的重要体现，它的发挥直接可以决定档案资料是否齐全、完整。在做档案管理工作的时候，档案管理人员要多方面去了解和熟悉各部门之间的工作内容，与各个部门的有关人员进行有效联系和沟通。谈及写作能力。这是档案人员必不可少的，在档案管理工作上基本上都是直接与文字打交道，如出报告、年终鉴定等等,这都必须要具备较高文字功底,只有有了一定文字的表达功底，才可能胜任各方面的档案管理工作。还有网络信息化管理能力。随着现代网络信息技术不断的发展，数字化在档案管理中显得非常的重要。现今很多的档案管理部门的档案管理资料很大部分已经不是纸质档案，而是大量的电子文档,这就需要档案管理人员熟练地运用计算机来处理各种档案资料。

4．总结

交通档案的管理一定要紧随社会发展的步伐，需要在网络信息、工作落实、管理人员素质等多方面进行全面的提高与改善，一定要适应当前新形势下的转变。为保持经济的稳步增长，实现一带一路策略做出应有的贡献。