浅谈企业合同管理内控体系建设

王宏江

王宏江

中国石油天然气股份有限公司西北销售陕西分公司陕西省咸阳市712000

摘要：合同管理是市场经济条件下企业经营管理的一个核心内容，是经济手段法律化的形式，是企业内部控制的重要环节。在经营管理范畴内，分别对合同的谈判、签订、审核、履行、终止、立卷归档直至监督考核等流程进行梳理、规范。

关键词：随着企业不断发展，企业规模也越来越大，由于市场竞争的需要，社会资源的优化配置，企业合并、重组、分离等日益频繁，这都对企业的管理提出了更高的要求。合同管理已经成为企业发展的一个重要的组成步骤，加强合同管理，有利于规范、约束市场主体交易行为，优化资源配置，维护市场秩序，预防和降低经营管理风险。

1合同管理内控体系简介

内控体系，是企业为了实现经营目标、保障正常的管理活动，基于防范风险为目的，所制定的一系列组织、调节、制约、监督的规章制度和方法。合同管理内控体系的建设是根据企业“费用中心、风险控制”的定位，设计与企业合同管理各项相关业务的管控接口，对企业合同管理过程中所涉及的主要业务进行梳理和规范，建立企业合同管理内部控制体系。

2企业合同管理内控体系的建设

2.1确定企业合同管理内控体系的控制目标

规范合同管理行为，理顺合同管理程序；保证签约方主体资格与合同订立程序、形式、内容等合法、合规；保证招标程序、形式、内容等合法、合规；有效监控招标过程和合同的履行、结算、变更或解除；及时识别和有效处理招标和合同违约风险；防范合同管理过程中的差错与不当，维护双方合法权益；择优选择供方或承包方。

2.2查找企业合同管理过程中的主要风险

业务经办部门将项目化整为零或以其他方式规避招标；投标人不具备承担招标项目的相应资质或能力，使项目不能顺利进行；投标人相互串通投标报价、不正当竞争，损害企业利益；投标人向招标人或者评标委员会成员行贿等不正当手段谋取中标；投标人以低于成本的报价竞标，或以他人名义投标、以其他方式弄虚作假，骗取中标。对外合同未经适当授权或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊和欺诈而导致的损失；合同不履行、不严格履行、未完全履行或监控不当，导致企业经济利益受损；合同信息安全措施不当，导致商业秘密泄露。

2.3不相容职务分离

评标专家库建立与评委抽取确定分离；招标文件的编制与审核分离；发标与开标唱标相分离；预算的编制与标底（拦标价）确定相分离；中标通知浅谈企业合同管理内控体系建设路标

2.4建立健全合同管理机构

首先，落实合同管理的机构、人员配备和人员培训，建立合同归口审查和分级管理制度，使合同管理逐步规范化、制度化；其次，明确合同业务部门和承办人、合同审查部门和承办人、合同批准机构和人员及合同归档部门和承办人的职责、权限。合同管理上实行“三级管理”体制，即领导小组、科室单位及具体业务管理人员的“三级管理”体制。

2.5合同谈判

合同谈判要按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和责任。主要控制措施：①了解谈判对手的情况，设计谈判预案，将对方在谈判中提出的条件尽量考虑全面，然后设计最高条件和最低限度，明确哪些条款不能让步，哪些条款可作适当让步，让步到什么程度；②关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括承包内容和范围的确认；技术要求、技术规范和技术方案；价格条款；合同款支付方式、工期或维修期、争端的解决和其它有关改善合同条款的问题等；③对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见形成书面文件并尽可能让对方签字盖章确认，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。

2.6合同审核

合同文本拟定完成后，企业应进行严格的审核。主要管控措施：①审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济效益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等；②建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财务部门、内部审计部、法律部、业务关联的相关部门进行审核，内部相关部门应当认真履行职责。

2.7合同签订

企业在合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。主要管控措施：①合同文本一般由业务承办部门起草，法律部门审核，重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确；②通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通过化整为零等方式规避招标的做法和越权行为；③企业内部应当对合同管理工作的权限分工划分清楚，属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。下级单位确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。

2.8合同履行

企业应当遵循诚实信用原则严格履行合同。主要管控措施有：①对合同履行实施有效监控，强化对合同履行情况及效果的监察、分析和验收，确保合同全面有效履行；②合同生效后，企业就质量、价款、履行地点等内容与合同对方没有约定或者约定不明确的，可以协议补充，不能达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定；③在合同履行过程中发现有失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损，应当按规定程序及时向上级报告，并经双方协商，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。

3结束语

合同的管理在企业中占据主导位置，完善的合同管理可以使企业双方达到一种双赢的局面，拥有良好的合同管理使企业逐步的强大与完善，能在今后的发展中发挥更重要作用。由此可见，只有依法实施规范的合同管理，全面履行合同，才能维护企业的良好信誉、合理规避市场风险、保证其顺利实现预定的经营目标，不断提高经营管理水平和经济效益，进而促进企业的不断发展和完善

参考文献：

[1]刘佳伟.美国《萨班斯-奥克斯利法案》研究[D].华东政法大学，2016.

[2]贾蕾.基于COSO框架下的西气东输管道（销售）公司内部控制体系评价的研究[D].华东理工大学，2011.

[3]王宏.基于国际视野与科学发展的我国内部控制框架体系研究[D].西南财经大学，2008.