文书、档案工作一体化计算机管理之我见

闫秀晶

闫秀晶

（黑龙江省克山农场，黑龙江克山161600）

摘要：随着电子计算机技术在档案办公领域的逐步推广和应用，文书档案工作一体化计算机管理的简捷、快速、准确的文书档案整理趋势已逐步被人们青睐，它不仅让档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来，更促使档案工作适应现代化的需要。所谓文档一体化，就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的计算机管理，达到文书与档案数据资源共享的最佳管理和利用效果。

关键词：文书；档案一体化；计算机

1“文件、档案一体化管理”的概念

文档一体化就是就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机地联系在一起，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文书与档案数据资源的最佳管理和利用效果。尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。

2做好文书工作，是实现文档一体化管理的前提

根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题一年度分类法来分类，并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需计算机登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。

3文书处理与档案管理实行数据共享、统一标准

根据文书处理、档案管理、数据库维护、打印原始数据等功能的相互间联系，可把文书处理与档案管理分为两个系统、两个库。这样既可以实行一体化管理，又能单独使用，分段管理。两个库既前后连贯，又相对独立、互不干扰。对于机关来讲。这就要求在文书处理的期工作中，既要参照《国家机关公文格式》及《档案著录规则》中的国家标准，将档案文件的目录项目放在公文处理的登录项目中，使揭示档案外部特征和内部特征的信息尽量在公文处理中形成，并达到标准化，使文书库的数据转换到档案库，这样信息库的数据既可供文书处理中反复使用，又可免去档案部门立卷、归档数据的重复集中录人之苦，充分发挥了现代管理的优势，达到了文书处理与档案管理的一致性。

4文档一体化管理的特点及功能

文档一体化计算机管理具有灵活方便的自动组卷、对档案题名自动索引、多功能检索等功能。按照国家档案局颁布的《档案著录规则》要求，可将文书处理的收发、登记、承办、催办、组卷、归档、注销和档案管理的检索、编目、统计、借阅、销毁等管理于一体，使文件从形成即由计算机实施全过程管理，即文书立卷人员把归档文件在计算机上逐件打上归档标识、组卷标识和保管期限标识，应用计算机组卷功能，直接拟写标题及有关案卷目录内容，并由档案人员进行核校，调整卷内文件排列顺序，打印出卷内文件目录。立卷人员根据案卷卷内目录及排列顺序，将相关的文件与护封、目录、备考表一并装订成卷。这样既避免了重劳动，又提高了管理效率与质量。文档一体化管理的应用效果提供了多种检索途径。实现计算机管理后，可以自动编目。各种目录和索引，任何一个目录项日都可以成为检索编目项，因此，档案检索编目具有高效、准确、灵活的特点，不仅能节省人力。而且可以改善档案室的目录系统，提一高档案工作质量和服务水平。解脱了人力编目和打印等繁重、重复的工作。在日常档案管理工作中。一个卷宗的组成，从分类、立卷、归档要不断地进行编目工作，任务繁重，重复劳动多，工作最大。实现计算机管理后，可进行一次输入，通过筛选等手段多方面、多次输出利用把输入计算机中的各种档案信息通过不同的形式提供给使用者。同时，用计算机编制的各种检索工具可多次打印，提供各种案卷目录、文件汇编、专题汇：编、基础数字汇编等等，而且使用计算机提供的编目既可符合国家档案局制定的统计标准，又可按不同的要求，提供不同内容的统计数据。促进了借阅管理工作。通过计算机填著借阅、归还、催办、查找等利用数据库，可以对利用者的情况、利用的题目、检索效果和利用效益进行全面掌掘，这对研究利用趋向，改进档案工作是十分有益的。

5如何做到文档一体化管理

5.1加强学习，发挥计算机在文书档案管理方面的应用。

对广大档案人员来说，具备计算机应用技术是当下必须掌握的现代化技能。文书档案工作人员只有热爱工作，善于钻研掌握计算机应用本领，才能使文档一体化管理从可能变为现实。

5.2加强文档处理的标准化及科学性。

实现文书处理、档案管理一体化计算机管理后，使文书处理从开始形成就将著录项目标准化，这样既强化了档案材料的质量，又提高了文书工作和档案管理水平。这是实现文档一体化管理的基础工作。

5.3提高档案管理人员的自身素质。

档案管理人员既要有较高的档案专业理论和与之相关学科的专业知识，具备文献编纂能力，又要有较高的科学文化水平，能熟练地运用计算机等现代化办公设备。掌握操作技能，这是实现文档一体化管理的前提。

5.4强化制度管理。

为了实现科学化、标准化、制度化管理目标，要制定出标准化、规范化的数据规则，为文档一体化管理系统创造一个良好的应用环境。文书和档案管理整体化、协调化，能保持文书处理和档案管理的信息结构的密切联系，符合文书和档案现代化管理的实际需要。

综上所述，只有增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期要求。只有将文档一体全程现代化计算机管理的理念应用到实际工作中，才能将文件管理和档案管理整合为一个系统，以提高工作效率，加快文档办公现代化的进程，实现全面、科学的“文件连续体”档案全程管理。