新时代企业档案工作新思路

王晓琛

枣庄市中区委宣传部山东省277100

摘要：近年来，随着大数据、云计算、人工智能技术的深入研究与应用，极大地改变了档案工作的内容、方法和手段。档案工作正在经历一个从收集纸质档案到收集电子档案，从手工操作到信息化智能化操作，从管档案实体到管档案数据，从档案分散利用到在线互联共享的变革过程。这些新形势、新变革也为企业档案工作指明了新思路。

关键词：企业档案；现状；工作新思路

1导言

随着国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，档案作为企业一项宝贵的财富，早已不仅是传统的资料收集与保管对象，它已成为企业发展的重要基础。新时代企业档案工作如何与时俱进，从传统管理模式向现代管理模式转型，进一步加强企业档案工作的制度建设、资源建设、安全建设和管理队伍建设，是企业档案工作者在新时代必须面对和解决的问题。

2新时代档案工作存在的问题

2.1档案制度建设不够法治化

新时代强调依法治国，档案工作也应遵循依法治档。目前，企业已经制定了部分管理制度，但是档案制度不成体系，不能涵盖档案的“收、管、存、用”四大环节，未能对档案工作实现全过程管理，这将影响档案管理的质量。同时，随着大数据、云计算这些新技术的产生，各企业信息化建设深入推进，导致档案管理流程、管理内涵也发生了相应的变化，尤其是企业体制机制的深化改革、管理模式的变化都对档案工作提出了新要求。新技术的引入、新体制的变化、改革工作的推进，都对原有的档案管理制度产生了巨大的冲击，亟需完善现有的企业档案制度体系建设。

2.2保存方式较为落后

目前，企业档案保存方式依然比较落后，除小部分企业采用信息化处理和存储技术外，大部分技术依然采用传统实体档案的。传统实体档案的保存方式比较落后，而且调取、存储等多方面都存在一定的限制。以调取为例，传统实体档案管理过程中必须要分门别类，管理的工作量比较多，一旦出现资料整理不及时或没有按照规范进行整理，那么调取资料时会非常麻烦，耗时耗力不讨好。此外，部分档案需要留档，如企业的会计档案按照规定需要保持10年，这必然需要占用大量的库房，容易出现管理问题。同时，由于保管条件有限，部分原始资料容易受到温湿度等侵袭，造成资料受损。

2.3档案管理手段不够智慧化

新时代下，很多企业都很重视信息化建设，在设计、研发、制造、经营管理等各方面都投入了很大精力，但是，档案信息化建设明显滞后，即使在一些信息化建设比较好的单位，档案系统建设和信息化建设同步工作也不尽如人意。企业档案管理系统与业务系统也没有进行有效集成，现在开展的信息化工作仅仅只是单纯接收电子文件，没有对业务系统的管理流程、各业务系统之间的电子文件、形成背景等重要元数据信息进行有效地收集与集成，档案管理手段离智能化管理、智慧化服务还有很大的差距，亟需企业档案部门去研究解决。

2.4资金投入短缺

由于市场竞争激烈，企业面临巨大经营压力，其降本增效，开拓市场必然成为企业各个层面的首要任务，进而重效益轻档案意识进一步蔓延。由此带来企业对档案管理和保护的重视不够，投入资金非常有限，甚至出现资金短缺，管理的设备和手段欠缺，不能有效发挥档案资源的重要作用。

3新时代企业档案工作新思路

3.1制定企业档案管理的标准化相关制度

无论是档案的收集、整理、保管等活动，还是电子档案信息资源标识、描述、存储等方面，企业都应建立标准化的制度，推进企业档案管理规范化。以某公司为例，随着新时代到来，企业科研生产设计领域不断扩大，档案管理部门根据企业实际需求，在梳理原有档案规章制度的基础上，依据我国相关法律法规及行业标准，结合企业科研生产实际情况编制了《档案管理体系文件》，从档案责任、档案组织机构、档案制度、档案业务、档案监督保障等五个方面涵盖了对企业档案工作的规范管理，为更好地服务企业各项工作做好制度保障。

3.2更新档案管理理念

面对企业档案管理的发展趋势，要想提升档案管理工作水平，企业需顺时而变，更新档案管理理念，为档案工作的变革发展打好思想基础。一方面，企业档案管理人员需将档案资料看作是企业资产的一部分，对档案进行规范化管理以及价值挖掘，重视档案管理工作，并加强与企业其他部门的沟通交流，以更好地进行档案管理工作。另一方面，企业档案管理人员需具有创新意识，从传统档案管理方式中跳脱出来，主动学习以应对工作的新变化，实现档案管理工作效率的提升。

3.3建立企业流程化的档案管理模式

流程化管理的核心是以信息资源流程为导向建立的组织模式。首先，企业要梳理档案管理工作流程与工作界面，划分工作领域，明确工作接口，确保传递连贯，建立纵向横向合作机制。明确决策层、管理层、参与者的对应责任和权限，实现效率“共赢”。其次，要优化流程，减少管理节点，实现内部交流和外部共享。流程优化就是要筛选管理节点，而在每一个节点环节，都需要进行监督，同时明确责任人。通过这种方式可以在明确责任人基础上建立溯源性管理机制，当企业档案管理出现问题时，可以进行回溯，找出问题节点，从而进行纠正措施同时对责任人进行处理，从而实现企业精确管理、精准执行的现代管理理念。

3.4加强企业档案管理的网络安全保障

随着新时代大数据的来临，企业档案管理部门通过档案管理系统，借助计算机、网络实现了电子文件的传输和管理电子化、网络化。企业档案管理部门应将电子档案的安全与保密等同纸质类档案管理，特别是涉及国家秘密的电子档案管理还应符合企业保密管理规章制度的要求；同时企业信息化部门应加大对网络安全的维护，为企业档案的网络管理提供技术保障。

3.5组建专业人才队伍

要想实现企业档案管理的现代化发展，企业需重视人才队伍建设，通过各种方法组建专业的档案管理人才队伍，以实现档案管理的现代化、专业化。具体而言，企业一方面要加强内部档案管理人员的学习培训，通过开办学习讲座或是外派交流，让档案管理人员了解前沿信息，提升专业技能，把握行业发展趋势，更好地做好本职工作，实现档案管理工作的创新发展。另一方面，企业也可向外引进专业人才，如既懂档案管理知识又具备信息化技能的复合型人才，进一步充实档案管理人才队伍，做好人才储备工作，以更好地应对档案管理工作的变化。

3.6着力抓好档案信息化建设，实现档案智慧化管理

智慧化档案管理是档案发展的方向，也是企业档案工作的追求。随着大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术的发展，必将会对档案工作和档案的发展产生重大影响。随着智慧企业建设的深入推进，要统筹考虑如何将档案工作融入数字化设计、数字化制造、管理及服务等全过程，要深入研究档案工作如何在工作模式、基础设施、法规政策、标准规范等方面与之进行对接。借助大数据、云计算、人工智能等信息化技术，加快推进档案工作的转型升级，通过创新档案管理内容，实现从接收保管纸质档案向接收保管电子档案转变；通过创新档案管理手段，实现从手工操作向信息化智能化操作，从档案实体保管中心向档案智库中心转变；通过创新利用方式，实现从档案资源分散利用向联网在线共享转变，最终实现以信息化为核心的档案管理智慧化。

4结论

综上所述，新时代企业的竞争形势更加激烈，企业档案工作作为企业管理工作的重要支撑，必须与时俱进，做好各项工作的转型升级，才能适应企业发展需求。挑战与机遇并存，站在历史的拐点，企业档案工作要善于抓住机遇，迎接挑战，深入现代化新兴技术，实现档案的全收集、管理法治化、利用智能化，为企业在激烈的竞争中立于不败之地提供强有力的支撑。

参考文献：

[1]梅龙.探索企业档案管理工作的新思路[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（11）：54.

[2]王雅楠.新形势下档案管理工作新思路探索[J].城建档案，2017（01）：60-61.

[3]刘左.关于企业档案工作的思考[J].机电兵船档案，2015（05）：3-5.