浅谈如何搞好档案利用工作

赵慧娟

赵慧娟（河南省平煤四矿办公室，河北平顶山467093）

摘要：档案利用工作是指，通过一定的方式和方法直接提供档案为社会主义事业服务的工作。档案提供利用工作的基本内容，就是熟悉档案馆（室）所存档案的内容和成份，了解客观需要，及时地向利用者介绍和报道馆（室）藏，通过各种方式迅速、准确地查找有关档案提供给党和国家各项工作使用。

关键词：档案；利用工作；意义

1档案利用工作的意义

1.1档案提供利用工作在档案工作中的地位

档案提供利用工作是档案工作为社会主义事业服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，是档案工作的中心任务。我们不是为档案工作而做档案工作，我们做档案工作总的目的是为了提供档案为党和国家各项工作服务的，从这个意义来说，档案提供利用工作是实现档案工作目的的主要手段，档案提供利用工作是档案工作最重要的一个业务环节。

1.2档案提供利用工作是档案工作为社会主义事业服务的直接体现

档案提供利用工作是运用各种方式把档案材料提供给社会上各行各业利用。代表整个档案工作的成果为社会主义现代化建设事业服务，直接与利用者发生关系，体现档案工作的服务和政治性，只有通过档案提供利用工作，才能使档案工作在实现全党全国人民的总目标总任务中发挥应有的作用，否则，档案工作就失去了方向，乃至失去了存在的意义。所以，在实际工作中，人们总是把档案提供利用做的如何，作为衡量档案馆（室）业务开展的尺度，工作好坏的标志。

1.3档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用

在提供利用工作中，能比较客观地发现和了解档案工作的其它业务环节的优缺点，如收集的档案是否齐全、整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，从而促使我们采取有效措施改进档案管理工作。由于利用工作的开展，必然向档案工作其它业务环节提出相应的要求，如需要丰富馆（室）藏，加强收集工作，提高检索速度，编制各种检索工具，采用先进的技术手段，这就促进了这些工作环节的开展，不断提高档案业务水平，加强科学管理。

1.4档案提供利用工作是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节

档案提供利用工作与广大利用者发生密切的联系，是档案工作联系群众，服务群众的纽带。一方面，通过提供利用工作把收藏的大量档案材料提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用；另一方面，是对档案工作最实际有效的宣传，能扩大档案工作在社会上的影响，争取各方面的重视与支持。实践反复证明，哪一个档案馆（室）提供利用工作搞的好，那里的档案工作就受到领导的重视和群众的支持，档案工作就顺利发展，哪里的档案提供利用开展的不好，整个档案就死气沉沉，打不开局面。

2如何如何搞好档案利用工作

2.1树立服务观念，搞好档案利用工作

档案工作是服务性、政治性、科学性相统一的一项专门事业，要更好地为文明建设服务，档案工作者必须热爱本职工作，不断加强自身建设。首先，讲究职业道德。职业道德是对各行各业的从业人员在思想品德、工作态度、文化素养等方面的特殊要求。它是由行业性质、特点、规律而决定的，是衡量工作人员在道德品质上是否符合本行业的基本标准。档案工作者的职业道德是由档案工作的性质、特点所决定。就档案工作的服务性来说，它与其它服务有着不同之处。档案工作的这种服务性既要体现保守党和国家的机密，又要满足社会的利用需要，这两者是统一于这个岗位上的。

2.2积极编纂，主动提供服务

档案编纂主要是以档案文件为主要物质对象，对档案文件的内容进行研究和加工整理，满足使用者对档案信息的利用需求。档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性，指导性的资料，提供社会利用。档案编纂是档案为生产经营决策工作服务的一个重要方面，是创新档案档案工作的内容之一，围绕企业工作重点，积极开展档案编研是经济休制转换，实行现代企业制度过程中，企业发展的客观要求。我们的档案管理人员利用档案资料先后编写《四矿大事记》、《四矿组织沿革》、《四矿科持成果汇编》等，为企业领导和技术人员的决策和参考起到了积极的作用。所以，只有搞好收集、整理、鉴定、保管、检索、编纂等工作，提供利用工作才能放在坚实可靠的基础上，否则就会成为无源之水，无本之木，谈不上开展档案的提供利用工作。

2.3加强横向联合，利用计算机实现信息资源共享

而近年来，随着网络与计算机技术的迅速发展，加上办公室自动化的广泛应用，数字化成为档案工作的发展方向。因此，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，势在必行，档案部门可以充分利用自己的资源优势，在这种资源共享的过程中发挥领头羊的作用。利用现有的档案管理软件，依托系统内部局域网，实现档案信息的共享。甚至可以建立档案馆（室）内部内部局域网，充分利用企业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企业单位网站，使档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

2.4注意保守秘密

从根本上说，利用与保密是一致的，在工展利用工作中，应本着既要充分发挥档案的作用，积极开展利用工作，又要以对党对国家高度负责的态度，制定出一套必要的制度，不泄露党和国家机密。在档案提供利用工作中要注意保守党和国家机密，这是关系到党和国家安危的大事，是社会主义革命和建设取得胜利的重要保证，每个档案工作者必须严守党和国家机密，同一切失密、泄密现象作坚决的斗争。所以，在开展提供利用工作时，既要积极的提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。