探究信息时代档案管理工作面临的问题及对策

全斐

(国网山东省电力公司龙口市供电公司山东龙口265700)

摘要：信息时代的到来，计算机技术被广泛应用在各个领域中，促使信息技术流行开来，档案管理工作也是如此。传统模式下的档案管理已经跟不上时代的步伐，并且满足不了信息时代下人们对档案管理提出的要求，需要进行一些创新，融合计算机技术，融合了计算技术之后的档案管理工作，促使档案管理工作不仅仅能跟上时代的步伐，另外还让档案管理工作变得更加快捷和方便。本篇文章就信息时代下，档案管理工作面临的问题做简要探究，并且提出了几点解决问题的对策。

关键词：信息时代；问题；档案管理工作；对策

我们国家自从进入到信息化时代，计算机技术和网络技术就在各个领域中广泛应用开来。在信息管理以及信息公开领域，计算机网络技术使用的更加频繁，整体上科学技术水平也不断在提升。就档案管理方面来说，其自身工作数量庞大和复杂性较强的特点，在信息时代下的档案管理工作的效率有一定的提升，而信息时代下，档案管理工作同样会存在各种各样的问题，档案信息的安全就是其中之一。我们国家信息化档案管理工作的时间比较断，除了信息安全问题还会面临一些其他的问题，想要更好解决这些问题，相关工作人员必须要寻找合理化的解决方案，从而使档案管理可以紧跟时代步伐。

1、信息时代下，档案管理工作的概念

档案信息化管理说的就是：在有关档案行政管理机构统一的组织规划下，将现代信息技术运用于档案管理的过程中，从而对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息的利用，档案管理的信息化的实质为将传统模式下书本纸质保存管理方式，转化成为电子化、数字化管理方式。

2、信息时代下档案管理工作存在的问题

2.1系统性较低的管理软件

在某一个角度去看，我国档案管理期间所使用到的相关管理软件实质上是不具有统一性的，而且每个部门使用的管理软件，或者使用的系统，均有较大的差异，这种情况下将会给档案管理软件研发带来非常严重的影响，增加研发难度。除了这点之外，档案管理的相关系统也存在较大的不一致性，难以在电子政务或者办公自动化等系统中做到统一研发，这种因管理软件不统一带来的问题，将会导致现有档案管理期间部分信息难以得到及时化共享，最终给档案信息化发展带来一定的消极影响。

2.2相对较低的管理标准

目前，我国各地为在档案网站管理方面没有形成完整化的规范标准，因此，导致档案管理后期网站建设方面存在较大差异化，难以采用同一标准来加强档案管理，进而造成档案管理工作的相关标准要求比较低，且管理标准存在不同，很难从根本上提升管理效率。

2.3相对比较差的档案管理保密性

现有档案管理大部分都是运用信息化管理手段开展日常管理工作的，这样会大大降低档案管理工作人员的实际工作量，效果显著。然而，在实际工作过程中，网络黑客攻击现象却层出不穷，有的时候甚至会遭受到病毒植人，进而造成档案资料丢失，甚至还会造成档案管理系统瘫痪，所带来的损失是不可估量的。所以说，信息化时代的档案管理是非常容易遭受网络环境影响的，从而使档案管理所具有的保密性减弱。

3、信息时代下，档案管理工作存在的问题

3.1强化信息化建设工作

在信息时代档案管理工作中，首先要做的就是加强信息化建设，只有信息化建设做好了，档案管理平台才能够真正实现档案资源的共享，将档案资源最大的价值都发挥出来。在信息化建设上可以利用先进的信息化技术，让档案管理也能实现自动化，比如在对档案进行分类的时候，可以通过管理软件编程，让管理系统自动识别档案资源的类型，实现档案资源的高效整理和分类。还可以借助互联网的传输通道，实现远程操作和相互交流的目的。

3.2提升档案数据质量

在建立档案管理数据库的时候，除了要满足当前状态下的档案管理任务，也要站在档案管理未来发展的角度，做到具有前瞻性和发展性，保证数据库在短时期内小被时代淘汰，在长期内可以改进。同时控制数据库建立的质量，保证计算机扫描识别档案资源的时候可以选择一些质量好的信息，对于已经老化的信息可以将其放在单独的空间长时间进行存储。

3.3完善优化档案管理的安全系统

想要全面性地提高档案管理的安全性和保密性，有必要针对档案管理的安全系统进行全而的升级和改造，保障档案信息资源没有外泄，保证政治建设、经济建设以及社会发展的稳定和安全。档案管理安全系统包括两个部分，一部分是档案信息的存储安全，另一部分是档案信息的使用安全。存储安全需要技术研发人员在系统设计的时候加强防范入侵的安全系数，将录入信息的流程严格化。在档案使用安全系统设计的时候，首先要针对接触档案资源的工作人员，进行严格的审查，并在系统登录的时候采用实名制和录入指纹。

3.4重视档案管理的专业人性才培养

做好信息时代档案管理的工作并不是一件容易的事情，对工作人员的要求非常严格，因此档案管理部门应该加强管理能力和素质差的工作人员的专业素养的培养力度，建设专业技术过硬、综合能力强的管理人才队伍，为信息时代档案管理工作的顺利开展奠定基础。要求档案管理工作人员不但要熟练掌握档案管理的基本知识，更要利用业余的时间积极学习信息化技术、网络技术、计算机技术等一些新的知识。

3.5健全档案信息管理方面的法律法规

要求制定和完善一系列的法律法规来保障档案信息的安全以及档案信息的合法使用，使档案信息的作用充分发挥出来。首先对于计算机和网络技术需要采取国家标准或者国际标准；其次对于一般的档案管理需要采取国家标准或者行业标准;最后要加快档案信息化管理体系的建立，进而断提高其标准程度。

结束语：

综上所述，信息时代下，档案管理工作需要做更多改变，也会面临着更多的问题，为此，档案管理工作必须要强化信息化建设，相关管理人员必须重视自身信息化专业档案管理能力的提升，从档案管理工作本身和从事档案管理工作人员两个方面做好提升工作。针对档案管理工作存在的问题，有针对性想出解决问题的对策，一定能将信息时代档案管理工作给做好，并保障档案信息的安全性，让信息时代档案管理工作开展的更加顺利，工作质量和工作效率都提高上来。

参考文献：

[1]张在奎,王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济,2017,(12):31-32.

[2]都业慧.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].赤子(上中旬),2017,(07):208.

[3]鲁明君.议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].经贸实践,2017,(19):186.