电子档案的管理和保存

李淑玲

李淑玲湖北省气象信息技术与保障中心湖北武汉430074

摘要：随着信息技术的快速发展和不断进步,档案信息化建设已成为发展的必然趋势。过度地使用纸质档案不仅不利于档案的保存,同时影响工作效率，使档案工作人员疲于在库房查找和复印档案，查询人员需经历繁琐复杂的手续才能查到所需档案。电子档案的管理工作成为档案管理部门的一个重要课题。

关键词：电子档案管理保存

随着数字化、网络化迅猛发展，互联网、宽带等新一代传播工具的出现，信息技术的迅猛发展，电子档案已广泛应用于我们的工作之中。电子档案的增长将是可以预见的结果。因此，电子档案的管理和保存工作犹为重要。

一、电子档案管理和保存的重要性

科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档除了完成纸质档案归案以外，还需完成电子文件的归档。电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期他们感兴趣的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，作为单位的领导要不断听取档案工作人员的意见，要切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

二、做好电子档案的存储软硬件工作

电子档案管理需要有比较完善的技术条件，主要是根据所保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台。从发展角度看，主要是数据库系统、网络设备及相关的软硬件。电子档案是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档是属于无纸形式，是在一定的技术环境下进行的，需要采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子档案具有纸质档案的功能。如部分图纸、收文等应采取将纸质档案电子化的方式进行归档。电子档案运用一般有直接运用、通信传输等方法。由于电子档案在工程建设、生产部门等单位多样化的运用，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，加强对电子档案运用的存储，就显得特别重要。

三、电子文件归档整理

按照档案管理要求把符合归档条件的电子文件存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储的载体有磁带、磁盘、光盘、硬盘等方式。电子文件材料在使用中易损坏等原因，故至少应归档2套（需异地保存归档3套）。一套用作封存，另一套用作提供利用（第三套作异地保存）。

1.归档电子文件收集齐全后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向管理单位档案部门移交。

2.对电子文件进行整理。档案部门在接收归档文件时集中完成。档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，建立档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

四、电子档案的保护

除了对电子档案的环境要求外，应采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护。正确使用才能保存并有效地延长其寿命。在实际使用中大量电子文件用光盘保存。光盘作为存贮载体，有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。将归档电子文件转储到光盘上。

1.加强病毒防范。加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的盘不带病毒。

2.把握存储介质（主要是光盘、硬盘）质量关。质量直接影响到信息的保存寿命，而低质量盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购盘时要认真把好质量关。

3.对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜。

4.规范保管条件。在理想的温湿度环境中，光盘或磁带在规定的期限内倒带一次。倒带后要保持在标准的读写状态。

5.掌握信息修复技术。信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等物质载体破损的修复技术等。

为保证电子档案的安全性，避免由于档案的丢失而造成不必要的损失，在工作中坚持电子档案与纸质档案同时保管的办法，在做到当日的档案当日在网上进行物理归档，年终进行光盘刻录保存的同时，还要将这些电子档案下载成纸质档案，并将纸质档案按照要求进行分类、立卷和保管，以达到双保险的目的。但需要强调的是，以年度为单位所刻录的电子档案光盘必须与实存的纸质档案相吻合，对于那些涉及到国家和被审单位秘密的档案，没有在办公网上进行处理的，文书处理部门或人员应在档案处理完毕后，及时向档案部门进行移交，由档案部门负责向办公网络中心提供，并按电子档案归档要求进行扫描，保证电子档案的齐全和完整。

电子档案的应用前景是广阔的，我们应当在这条路上不断创新和优化，实现档案工作的简易性和稳定性的不断提高。在这个高度信息化的时代，继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。