刍议企业办公用品信息化管理模式

郭小荣

（北京航天控制仪器研究所，北京市海淀区100854）

摘要：传统的办公用品管理存在诸多问题，例如纸张、笔的使用存在浪费，缺乏规范的领用标准。可以通过限额管理、完善领用审批手续、建立办公用品库存管理“电子台账”、引入办公用品管理信息系统，力争做到办公用品管理的系统化、规范化、科学化、自动化，从而实现物品利用率最大化，节约资源，控制成本。

关键词：新常态；办公用品；信息化管理模式

一、办公用品使用情况及管理现状分析

1.1办公用品使用存在浪费

在互联网越来越普遍的时代，无纸化办公仍然是不可替代的方式，在开会时仍然要使用人手一本的会议资料，大型会议资料更是需要有多手准备，而那些纸质资料使用之后通常不会重复利用，造成了纸张大面积的浪费。而浪费的纸张很可能只是一个字或者是符号的错误，就废弃了所有已经打印好的文件，再重新进行打印和装订。如此看来，积少成多，办公用品的使用产生了大面积的消耗。而那些企业的办公文件往往是单面使用，使办公资源利用不合理，造成了极大的铺张浪费。办公用品的领用制度不完善、日常管理不规范，产生了没有必要的损耗。在现在这个时代，签字笔的使用代替了钢笔和圆珠笔，本是为了节约资源而设计的签字笔却很少有人去替换。由于员工缺乏节约资源的意识，很多员工直接去领取签字笔，很少有人去领取笔芯。日积月累，使办公用品的浪费问题逐渐显露出来。由于办公用品的管理不规范，产生了费用支出不平衡的现象，增加了企业的管理支出成本，不仅浪费了资源还影响了企业的可持续性管理。

1.2办公用品管理不规范

通过调查企业办公用品的管理及使用情况，了解到员工对于办公用品的使用方式、日常管理以及对于办公用品的使用记录存在着许多问题。由于办公用品的管理制度不够规范让很多人钻了空子，造成了办公用品的使用浪费，也因为没有明确的收取记录使办公用品多了很多没有必要的开支。正是因为这种现象的产生企业才应该建立健全办公管理制度，实现办公用品的信息化、系统化和科学化管理，让员工有节约资源、减少浪费的意识，加强企业的信息管理制度，完善相关惩罚制度，让人们不再趁虚而入。

二、应对措施和建议

随着信息时代的不断发展，企业的信息化管理是必不可少的，通过加入信息化办公管理系统，增强规范系统，加强各个环节的监督系统，从而提高企业管理效率，改善管理制度，增进精益化管理，从而实现办公管理的科学性和实效性，相对减少职工的工作量，节省人力、财力和物力，产生相对的效益。以此来增加企业的高质量、高效益、高资源利用率，提高企业在市场中的地位，形成更加完善的制度体系。

2.1限额管理

通过对企业办公用品使用情况的分析，如果把每一个人的使用量进行定量化或者限制化，引入办公用品限额管理系统，对于那些企业使用频率高的办公用品，相关部门可以相对提高限制额度，相对的可以减少额度。这样做可以使每位员工从根本上认识到资源浪费的问题，从根源处改善问题，弥补办公用品管理上的不足之处。并且对于每个员工都有不同的权限，不同职位的员工可以领取不同的数量，真正做到物尽其用，拒绝浪费。在系统上的管理程序要更加严格和规范，杜绝多次领用和随意两用。由于数据信息的显示，将减少无效领用现象的发生。限额管理系统的出现将有效减少额外开支，提高企业管理效率，规范办公用品管理，真正的高效率企业。

2.2建立办公用品电子库存管理

传统的办公用品的使用没有明确的登录和取出记录，造成了办公用品额外的浪费。企业应建立办公用品的各个系统均有录入系统，生成数据报表，再产生支出后可以进行数据分析，容易发现问题和解决问题，改善办公用品的管理思路。建立电子库存管理可以很明确的看到办公用品的剩余量和使用情况，并且可以及时更新库存，及时补货，明确所需物品，始终保持最新数据。通过对办公用品的信息化管理能够加强对各个部门的监控，降低企业的管理费用，及时发现企业在办公中遇到的问题并及时解决，为管理提供有效的信息。

2.3建立合理的库存

通过对各部门办公用品使用情况的统计，除了为各部门提供日常办公所需的物品，减少其他不需要的物品，以最小的办公物品库存达到最佳的使用状态，避免办公物品的挤压和缺货情况，对库存情况进行合理有效的监控，及时为相关部门提供实时信息。对员工进行合理的供应，不要太多也不要太少，避免浪费的情况产生。并且对每个人的使用情况进行详细记录，避免重复拿取得现象产生，造成不合理库存数目现象的产生。

三、通过引入办公用品管理信息系统可望达成的目标

1、提高工作效率

办公用品管理系统通过数据继承的方式，在各类信息数据录入后，随之相应的业务在各环节进行流转，在进行下一业务时，避免重复性的录入工作，使企业的员工从重复性的手工劳动中解放出来，进而提高员工的工作效率，降低相关业务的处理周期。

2、降低办公费用

通过对办公用品的信息化管理模式的使用，加强办公用品各环节的严格管控，降低企事业单位的管理费用，并对相关信息进行详细的统一分析，建立管理台账，及早发现和调整办公用品日常管理中存在的各种问题，为管理提供及时的决策信息，从而进一步提高办公用品管理的科学性、实效性。

3、合理库存

为各部门提供日常办公所需的物品，以最小的物品库存储备达到最佳的使用状态，避免办公用品的积压和短缺，合理组织供应。

四、办公用品管理信息系统主要功能模块

主要实现功能包括：物品入库信息管理，物品领取信息管理，出库信息管理以及查询库存信息。

1、基本信息的管理功能

包括人员、机构信息及权限设置，办公用品基本信息的查询、添加、删除和修改功能，根据需要实现适当添加或修改型号规格等信息，同时维护部门及人员相关信息，体现各部门领用限额。对用户管理、日志管理等信息进行管理与维护，并能够进行对应的权限管理及数据备份。

2、入库及库存管理功能

进行办公用品分类登记入库，可查询入库办公用品的基本信息等资料。根据入库信息、领用信息，自动更新办公用品的库存数据，实现对库存情况的实时监控。库存不足时，生成缺货单或采购单，以便管理员能够根据缺货单采购商品。

3、办公用品出库领用功能

部门内勤可以根据自己的需求申请使用办公用品，同时对所需的物品申请表进行修改，无法领用的生成缺货登记表；部门领导和分管领导使用领用管理界面对办公用品的领用申请进行审批，可查看需要领用的办公用品品类信息及库存信息，对是否领用给予批示；库房管理员可以添加、修改、删除、查询办公用品的出库信息。除了根据用户权限限制品种，还要限制申请的数量。例如：稿纸每次只能领取一本，签字笔每月只能领取1次等。领用表审批通过后，库存信息同时更新。

结束语

总而言之，企业办公用品的管理是企业资产管理的重要组成部分，实现办公用品的规范化管理能够有效的实现企业管理效益的最大化。并且对办公用品的合理性管理，能够实现物品使用率的最大化，减少开支浪费，保护环境。利用信息化对企业办公用品进行管理可以节约资源，减少资源浪费，提高企业管理的透明度，所有员工共同进行监督和管理。从而使企业更加规范化、科学化和人性化，全面提高企业的管理水平。

参考文献

[1]孙永星.企业办公用品采购管理系统.昆明理工大学，2012.7.

[2]刘晓慧.办公用品采购管理系统.重庆理工大学，2013.1.

[3]邓昌华.企业办公资产闲置的原因及盘活对策.石油机械，2013.3