浅谈如何做好医院档案信息开发利用工作

张超

张超（山东省淄博市中心医院山东淄博255036）

【摘要】档案管理作为医院基础管理工作中的一个重要组成部分，已渗透到医院发展建设的各个环节中。没有广泛的利用，难以实现档案的价值。切实管好、用好医院档案资料，利用先进的技术服务手段，充分挖掘、利用档案信息资源，使其更加便捷、有效地为医院的医疗、教学、科研、管理等活动服务，对于改善医疗服务，提高医院整体管理水平具有十分重要的意义。

【关键词】医院档案信息开发利用

【中图分类号】R197.32【文献标识码】B【文章编号】2095-1752（2012）11-0297-02

档案是浓缩的、凝固的历史，是原始的历史记录，档案工作是医院事业发展的基础。做好医院综合档案室的管理工作，尤其是做好医院档案信息的开发与利用工作，使其与医院改革同步，与卫生事业的发展同步，更好地适应日趋激烈的市场竞争。笔者在多年从事档案工作中，对如何采取切实有效的措施来开发档案信息资源，充分发挥档案在医院管理中的作用，有如下体会：

1充分认识档案信息开发利用工作的重要性

档案工作服务民生、服务人民群众，是档案部门在新的历史时期的重要任务，是在档案部门贯彻落实科学发展观的直接体现。档案工作的服务性主要体现在提供利用工作方面。长期以来，由于档案工作过分强调保密性，“重藏轻用”的思想根深蒂固，对于档案利用基本上停留在对历史文件的保管和极其有限的内部查阅上。因此，档案工作必须适应时代的要求，要改变过去重业务、轻民生，重管理、轻服务的档案利用观念，树立“服务民生与服务业务并重，服务领导与服务群众并重”的利用观念，从管理型向管理开发型转变，由重检索向重编研工作转变，由知识信息库管理向高价值知识信息服务转变。同时，档案工作者应具有高度的责任感和良好的服务态度，使档案的利用工作始终处于最优化服务状态。要提高服务水平，努力为利用者着想，为利用者提供方便，使利用者在获取利用档案信息时，能最省力最省时的获得最大的信息输出量，发挥档案利用的最大效益。

2丰富馆藏，优化结构

加强档案基础业务建设，首先要做好档案的收集工作，丰富档案的收藏内容，优化档案藏品结构，这是开发档案信息资源的基础建设。要按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。通过加大档案征集力度，扩大档案接收范围，追踪重大活动等途径，向上级行政机关、医院各科室、所有人员及相关部门征集及接收档案。在档案载体类型上，不但要接收纸质档案，还要接收各种新型档案。所谓新型档案，指的是传统的纸质载体以外的各种具有收藏价值的材料，包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、微缩胶片档案、计算机磁带、磁盘和光盘档案等。新型档案是现当代科学技术应用于档案领域的产物，目前应用最多的就是电子文件。

在丰富馆藏的同时，应把优化馆藏放在重要位置。优化馆藏具有门类齐全、结构合理、整理系统、利用价值高等特点。所以在扩大馆藏数量的同时，要特别注重严把质量关，以达到馆藏数量与质量相统一。

3建立科学便捷的检索工具，实现档案信息检索现代化

信息技术的迅猛发展及在档案事业中的广泛应用，使得档案检索的实践和环境发生了历史性、革命性的变革，给档案检索提出了新的要求。检索工具要既要符合档案工作的各项标准，又要注重理论与实践相结合。要根据档案利用的最普遍、最突出的特点和利用者的习惯及通常需求来编制最简易的检索方法，从而保证档案检索工具具有科学性、系统性、实用性。要根据医院的工作实际和发展要求，利用多种检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、专题索引、文号目录，为利用者提供检索外，还要利用微机档案管理系统检索便捷的优点，为查询者提供快速查询服务。我院在医院内部网络开辟档案专栏，为授权用户寻求档案信息资源提供了一个科学、规范、高效的档案信息利用平台。既为档案利用工作做了宣传，又为各科室及时了解、掌握、咨询、利用档案提供了便利，使他们可以快捷方便的查找相关档案资料。

4准确把握信息的特性，做好档案信息的开发利用

信息是现代医院的重要资源。医院要生存、要发展，要在激烈的竞争中取得优势，就需要有各种不同的信息来支配医院的基础工作，就需要认真研究医疗市场、质量市场、人才市场、技术市场、服务市场，就需要研究过去现在和未来的医疗状况。

将档案信息资源渗透到相关相近的信息资源体系中，建立档案、图书、情报、资料一体化的信息服务中心，并形成相对独立的档案信息网络系统。大力开展档案的编纂工作，进行汇编、编研工作，把分散的档案资源收集整理、综合分析、研究利用，形成有价值的档案信息资源。可以大大减少原始档案、文件的直接利用，缓解保存与利用之间的矛盾。我院档案室根据医院的实际和需要，完整的、系统编写了医院全宗介绍、大事记汇编、组织沿革、发文汇编、医院统计报表汇编、干部任免汇编、技术人员技术职务晋升汇编等，为档案信息的利用打好了基础。在实际工作中，确定了以利用为中心的指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益。开展电话咨询、电话查阅、网络查阅、档案复制、出具档案证明等工作，并做好跟踪服务，完善利用效果的登记、统计，了解档案在利用中所产生的各种效益，提高档案工作者开发档案信息资源的信心和积极性，为宣传档案的重要作用和价值提供生动、具体的事例和系统、准确的数据，使档案利用效果明显提高。

综上所述，现代档案管理工作，不是各门类档案的简单集中保管，而是一项高标准系统工程，是档案人员面临的新课题。档案信息资源的开发与利用已成为医院现代管理不可缺少的重要环节。我们应不断提高对档案管理意义的认识，健全档案管理制度，多途径、多渠道地开发利用档案信息资源，实现档案信息资源的有效共享利用，使医院档案工作获得最大的社会效益和经济效益，进一步推动医院整体管理水平的提高。

参考文献

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