浅谈档案归档问题与档案安全管理工作

山长辉

山长辉（白山市宾馆吉林白山134300）

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：41-1413（2011）10-0000-01

摘要：在企业档案的管理中，归档一直以来是企业普遍重视的环节。然而，随着知识经济和信息时代的到来，企业改革和发展不断深入，企业档案归档正面临着前所未有的挑战。本文笔者首先分析了企业档案归档难的原因，然后提出解决企业档案归档难的具体措施，同时着重强调了档案如何做到安全管理问题。

关键词：企业档案；归档；安全管理

一、档案归档难原因与对策

（一）企业档案归档难的原因分析

①档案管理意识薄弱，由于员工档案意识不强，对企业档案的不重视，所以造成归档的文件资料不能及时地归档立卷、甚至丢失、损毁。企业领导者忽视档案管理工作，错误地认为它对于公司的业绩没有贡献，档案管理人员的薪酬待遇水平锐减，少数人收入不升反降，远远低于其他部门工作人员，这大大伤害了档案管理人员的职业自觉性和工作积极性。

②档案管理混乱，归档不规范。大部分企业的管理层或决策者由于对档案工作不够重视，这就导致大量档案未进行鉴定、分类、归档、编目、组卷，没有形成整套的档案管理流程。由于档案归档的混乱，导致档案的查找率非常低，存在着查找麻烦、利用困难的问题。总之，档案收集的不规范，立卷的不规范，档案利用的不规范以及档案整理的不规范是目前在档案管理归档中存在的普遍问题。

③纸质档案的电子网络化不尽人意。传统档案是以纸质文件为主要载体的一种档案保存方式。但这一主要保存方式存在着保存、查阅效率低，归档工作量大等局限性，这使得历史档案库存的历史纸质档案的电子网络的利用达不到理想效果。

（二）解决企业档案归档难的具体措施

①加强企业档案的队伍建设。首先，加强组织档案人员进行档案专业知识和业务的培训，切实提高企业工作人员对档案工作的重要性认识。培训对象应包括各部门负责文书工作的管理干部及一般的工作人员，要做到培训目的明确，培训方法得当，培训内容具体，并将理论与实践上结合起来进行指导。随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。所以，除了要求工作人员掌握熟练的专业知识之外，还要不断提高现代化管理的技能。

②强调企业档案归档建设的规范化。健全相关的规章制度，实行，范化管理。档案管理部门应该以档案法规为依据，制定出与本企业相关可行的管理制度。加强文件的全程管理。企业在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多，有文本文件、图形文件、数据库文件等，这使电子文件收集、归档复杂困难，这必须依靠制度约束，激发归档工作者积极和严谨的工作。归档工作者应结合相应的技术措施，从电子文件形成开始，不间断的对有关处理操作进行管理，各个相关部门应该配备专人负责每个部门的归档工作。

③完善企业档案工作的信息化建设。从抓好信息平台的建设开始，尽快地解决档案管理系统与企业的办公自动化系统在数据传输技术上的衔接问题，实现档案管理系统与企业的办公自动化系统和各职能部门的办公自动化系统的衔接，为完成电子文件归档做出贡献。而其中最重要的办公自动化系统，应由专人管理，将符合归档要求的大量文件输入到办公自动化系统运作的文件中。同时，专职的管理人员在积累纸质文件的同时还要经常性的对电子文件进行积累，积累过程中不仅应保证信息的完整性、真实性和有效性，也应该防止信息载体的丢失、损坏。

总之，信息和经济的飞速发展，使企业档案的归档管理面临着前所未有挑战。然而在当下这个信息时代，完善企业档案工作的信息化建设更是当务之急，只有完善归档工作的信息化建设，才能提高归档工作的效率和准确程度。

二、如何实现档案安全管理工作

档案工作是一项长期而具体的管理性工作，它在一定程度上体现出一个单位或部门在一个阶段或一个历史时期的完整性。档案工作的安全管理不仅要落实于平时，特别是在重大灾难和突发情况来临前，更要加强管理和保护，争取使破坏性降至最低，保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全问题，具体要做到两点：

（一）提高档案安全防范和自我保护意识

制定档案安全防范和保护制度，防患于未然，各立档单位或部门要加强科普应急宣传等工作，将灾害预防作为一项长期的工作，并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识，做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备，对已有档案文件信息要加强安全和保密意识，完善工作体制，强化安全管理。比如，平时做好档案安全的应急演练工作，确实提高应对灾难的紧急处置能力。要确保档案信息利用安全，正确处理档案开放与保密的关系。制定档案开放办法，严格控制开放档案的内容、档案复印件和部分档案记载的内容在各种媒介以及公开场合的发布。

（二）建立和完善重要档案的保护机制

许多重要信息一旦被毁或者失去，就很难再获得。对于一个机关，一个企、事业单位，重要档案信息是其在危难关头继续维持运作的关键。因此，对于重要档案要采取相应的措施妥善保护。

①对纸质文档的保护。对于纸质档案文件来说，它受外部环境的影响很大，具体来讲，温湿度、灰尘、外来磁场、机械震动、光线和有害气体，都不利于纸质文件的保存。一旦被毁，将不复存在，对它们要采取特殊的防灾措施。一般的方法是进行复制。复制包括在场存放和异地存放。在场存放是把拷贝过的文件放在办公地点，对其采取特殊的防灾措施，如使用防火、防盗性能更强的装具等。异地存放是把拷贝过的文件放在办公地点以外的地方，因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生，这种方法能有效防止毁灭性打击。

②对电子文档的保护。相对于纸质档案文件，电子档案文件最常用的方法是对其进行电子备份。若遇到突发事件，可以从数据存储系统中取回数据，恢复系统。随着信息化时代的发展，档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件。电子文件制成后要及时积累、及时收集及归档，可以防止信息损失和变动。a归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致：在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；软件产品的源程序与文本是否一致等。b检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。c归档电子文件应使用光盘作为存储介质存储，对所有归档的电子文件应做保护处理，使之置于只读状态。d对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，应及时采取维护措施，进行修复或拷贝。为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况。对电子文件的信息记录要具有实时性，要随时将需要保留的信息记录下来。这种跟踪记录的信息具有原始性，可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。e在档案信息存储安全方面，增强档案信息安全和网络安全意识，并采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强对档案管理系统的监控：保证在线管理系统的安全，对网络设立信息系统防火墙、密码访问控制，安装保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度。同时，在管理上建立了电子文件归档制度和文件管理的记录系统。存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离；各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。f在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，也不能只强调保密而限制利用，应坚持利用和保密并重的原则。严格执行管理制度，从技术要求和管理措施两方面有效保证档案数据库和电子档案的安全保管工作，确保档案信息的安全。

总之，档案的安全管理工作在合理规范的同时，各立档单位要遵循“早发现、早报告、早处理”的原则，对监测到的事件采取相应措施加以控制，对可能发生的危险情况及时处理，积极加以防范，以便在危险发生后能快速反应，使突发事件造成的损害降到最低程度，从而有效地保护档案资源。