“互联网+”背景下企业档案收集工作的相关探讨

潘欣荣

广东鼎华科技股份有限公司广东佛山528000

摘要：档案收集工作是企业档案工作的基础，是丰富企业档案室，推动企业档案工作发展的前提。本文对“互联网+”背景下，企业档案收集工作的现状及其存在的问题进行了分析，并提出了企业档案收集工作开展的建议，为有关需要提供参考。

关键词：互联网+；企业档案；收集

随着互联网技术的快速发展及不断普及，互联网不断深入到社会的各个领域中，社会进入了“互联网+”时代。在“互联网+”背景下，企业档案收集工作的重要性日益突出，如何有效开展企业档案收集工作，丰富企业档案库存，促进企业档案工作的进步，是当前企业面临的一个重要问题。

1.“互联网+”背景下新形势新定位

企业档案是企业独有的信息和知识，是企业发展过程中形成的原始记录，它客观、真实地记录了企业生产、经营、管理等活动的过程和成果，是企业的无形资产和宝贵财富。在信息时代和市场经济背景下，市场对企业档案的收集工作提出了新的要求———准确、全面、快捷。企业档案信息化建设和管理是一项系统工程，既要有丰富的档案资源总量，又要优化档案资源结构，才能适应新形势下企业的需求。档案的收集是档案工作的起点，是档案文献开发利用的前提。

2.企业档案收集工作现状与问题

2.1电子档案与纸质档案并存

纸质档案具有载体性能稳定、保存时间长等优势，是档案管理的常用方式。电子档案具有方便整理、可快速检索等优点，逐渐代替了部分纸质档案，但两者并存的情况将会长期存在。目前，部分企业缺乏完善的电子档案管理制度与管理办法，以及有效的保障措施。档案管理人员对电子档案的范围、标准、类型等不能准确界定，影响了及时建档，导致电子档案重复、遗漏或空白。

2.2多种模式交叉使用的管理误区

企业电子档案管理的主要模式有分散管理和集中管理。分散管理能有效保证电子档案的可识读性和完整性，缓解集中管理资金、人员和技术方面的困难；不足之处在于其分散性，导致有价值的电子档案得不到妥善收纳、存储和管理，使部分人员无法检阅。集中管理能有效防止档案被删改和随意销毁，保证了电子档案的真实性和可靠性，但不少企业仍没有使用电子档案集中管理软件平台，在集中与分散档案的对接方面存在技术瓶颈。

2.3硬件设施投入有待增加

电子档案容易受到多种因素的影响，而出现档案数据的缺失、减损、丢失等现象，在介质存储、安全保密、检阅利用等方面，对电子档案的存储保管有严格的条件限制，需要投入大量资金购入储存设备和占用一定存放空间。但一些企业为节约成本，对于电子档案的管理仍停留于传统管理层面，档案管理软硬件不能适应本企业的要求。

2.4档案管理的标准和规范有待完善

档案信息收集的前提是基础工作的规范化和标准化，一些企业存在档案管理的标准与规范不一致，企业内部各单位的档案管理标准与规范不统一，档案数据格式、著录信息的内容不同，会造成数据错误、丢失。现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应日益增多的信息资源，最终导致档案收集工作困难。

2.5档案收集工作人员素质有待提高

在档案信息化管理的大环境下，要实现档案信息电子化，要求档案管理人员既要有较高的业务素质,又要掌握现代信息技术。目前，多数档案信息的开发只停留在简单介绍、汇编和保管等方式，难以满足企业档案信息化建设的高要求。

3.开展企业档案收集工作的建议

开展好企业档案收集工作，要从以下方面入手，夯实企业信息化根基，为企业发展提供最全面、最准确、最可靠的信息。

3.1确立档案信息化收集管理工作的核心地位

企业领导对档案收集管理工作要高度重视，充分认识档案收集管理工作的重要性，确立档案信息化收集管理工作在企业的核心地位。企业要加大对档案收集工作软硬件方面的投入，强化企业档案收集是企业核心信息资源的唯一获取途径的认知，充分发挥企业档案在实现企业目标、实施企业战略中的重要价值。

3.2树立先进的企业档案收集工作理念

档案收集工作是档案业务管理工作的第一个环节，是档案工作的起点，是档案获取和丰富档案的手段，在档案管理工作中处于特殊的地位，要树立以下几个工作理念。

（1）以人为本的档案收集理念。人的主观能动性在很大程度上决定了收集工作质量，只有坚持以人为本，才能更好地拓展档案收集工作的深度和广度，助推企业发展。

（2）协调发展的档案收集理念。企业领导层应从战略上高度重视档案资源体系建设，注重档案收集工作的统一规划与顶层设计问题，赋予档案管理部门收集档案绝对权威；要善于运用辩证统一的科学方法，构建好和谐关系，实现档案收集宏观与微观、整体与细节等的协调发展。

（3）可持续发展的档案收集理念。档案收集管理工作中不能墨守陈规，档案收集者要具备敏感的辨别能力，及时跟踪同行业国内外最新资讯，为企业发展提供最新的信息资源。

3.3加强档案信息化软硬件设施建设

要实现企业档案、文献有效收集的目标，适应本企业需求的信息收集应用系统和完善的存储硬件设施是不可或缺的，可靠的硬件设施是使收集到的档案信息能快捷、高效存储和提取的重要保障。系统应保证能达到信息的全面、实时、自动收集目的，档案人员可根据相关标准和规范，及时鉴别和筛选，对系统自动采集到的信息进行识别及管理。

3.4加强标准化和规范化建设

企业档案收集管理工作必须坚持标准化、规范化的原则。必须制定好档案信息化的相关标准、规范，解决企业档案信息化收集中因标准、规范不统一，造成企业内部档案信息资源管理混乱、查阅困难、无法共享的问题，从根本上解决档案数字化、信息化问题，使企业档案信息化应用水平不断提高。

3.5加强档案管理人才培养

培养一支既精通档案管理业务，又掌握现代信息技术的复合型档案管理队伍是开展企业档案工作的基础，要充分利用和发挥高素质的人才作用，培养人才创新意识，通过专业培训、专题讲座、现场研讨等方式，提高档案管理员的业务技能。

4.结语

综上所述，企业档案收集工作是企业档案工作的重要组成部分，是企业档案科学管理、实现企业档案有效利用的基础。因此，在“互联网+”背景下，企业需要加强对档案收集工作的重视，强化档案信息化的设施建设，完善相关体系制度，并加强对档案管理人才的培养，从而推动企业档案工作的发展。

参考文献

[1]李超.企业档案收集工作中存在的问题与对策[J].办公室业务,2017(14):116+126.

[2]王巍.关于企业档案收集工作中若干问题的思考[J].办公自动化,2017,22(04):49-53+22.