加强档案管理信息化建设

刘梅

枣庄市山亭区交通运输局山东枣庄277200

摘要：信息化档案管理能够提高档案管理效益，做好档案管理信息化建设，是一项长远的发展任务，可以有效推动档案工作的进步，档案管理实现信息化的主要支撑就是计算机技术的高效发展。信息化档案管理对我国的经济发展起到了很大作用，以其节能、快捷、高效、便利等优势成为了重要的管理手段，从而也降低了档案管理的成本。

关键词：档案管理信息化发展趋势建设措施

前言：档案管理工作对我国市场经济的发展有着重要的作用，实现档案管理的信息化能够使档案管理的效率极大地提高。信息化档案管理是通过利用当代信息技术对资料进行管理、储存以及开发，先进的管理理念在实际的档案管理工作中占据着重要的位置。用科技手段实现档案管理信息化，提高档案利用价值，充分发挥出档案的社会效益及隐性经济效益，这是信息化档案建设的重点任务。

一、档案管理信息化的优势

档案管理信息化是社会发展的必要条件，现代经济的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的。提高工作效率，有利于节约档案管理资源，同时节约办公时间，是市场经济时代的必然发展方向。运用信息技术适应市场竞争是企业信息化的目标，为了赢得时间上的竞争优势，档案管理信息化是企业成长的必然选择。为了顺应时代发展的要求，档案管理必须朝着信息化的方向建设发展。档案管理信息化是含有安全管理、基础设施、数据处理、应用系统、标准流程和人才培养计划的系统工程，需要特别注重档案内容标准化流程的发展，档案信息化发展在目前高科技技术发展中，被当作是科学的管理模式和控制方法。档案中蕴藏着丰富的信息资源，人力资源的开发、管理不仅需要档案提供员工的基本信息、工作信息、学历信息、履职信息等，还需要它反映员工的创新能力、管理能力、应变能力、敬业精神等职业道德信息，这些信息归档到电子档案里，方便随时查阅和借鉴。档案管理资料很多，程序颇多，工作繁琐，实现档案管理信息化后，便于档案资料永久保存，最大限度地确保了档案资料的完整性，全面拓展了档案的职能。有利于企业档案中的信息资源全面的开发，可通过在数据库中输入关键字，迅速地查出所需信息，方便快捷。可以将档案管理中信息进行远程传送，将信息快捷的进行核对，提高档案信息资源的分享性，使办公效率进一步的提高。档案管理信息化的价值在于更好的利用，为企业提供一个丰富的人才信息平台，让企业依靠这个人才平台，更好的去壮大发展。档案管理作为现代企业不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时代发展的步伐，朝着实现信息化档案管理的现代化发展。

二、档案管理信息化的发展

随着时代的发展，档案信息化技术管理的先进模式在社会发展中具有越来越重要的作用，信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。在档案管理工作中，信息技术是无处不在的，信息技术也促进了信息化档案管理的发展，只有掌握现代化管理知识、方法，才能适应档案工作发展的需要。随着计算机技术的不断发展，自动化办公和无纸办公已经成为现代办公发展的一个新趋势，而档案管理信息化建设正符合这一发展要求。随着互联网的快速发展，实现了数字化档案的建设，使档案以数字形式出现在网络世界，将持续推动档案管理水平的提高。实现档案管理信息化的重要环节是档案工作规范化、标准化，提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证，利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化、标准化的有效途径。目前随着信息技术不断的发展，首先要保证文件入档的规范和完整性，加强电子档案管理的安全和保密性，对特殊的资源信息需要严格管理，对电子档案管理要做到全面性的防护工作。在档案管理信息化中要不断的完善数据库的建设，使计算机的检索功能得到充分的发挥，把全部储存的信息都能充分、快速的调动出来，提高档案管理的工作效率，因此，档案管理在未来发展中必须适应信息化发展的趋势。在高科技、信息技术迅猛发展的今天，档案的信息化管理是发展的大趋势，真正使档案工作与时俱进、持续发展，这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，才能促进档案工作健康、和谐地发展。

三、加强档案管理信息化建设的措施

3.1建立完善的信息化管理体系

建立健全完善的信息化管理体系是开展档案管理信息化建设工作的基础。保障档案事业稳步发展，要做好档案法制宣传工作，进一步强化档案法律意识，狠抓工作的薄弱环节，通过法律手段推动各项工作的开展。建立完善的利用开发体系，对信息咨询服务及档案资料的储存等相关流程进行规范，开发有效的检索工具及信息技术，提升档案信息化管理的技术水平，从而在实现档案信息化管理基础的同时，对档案进行科学的管理。建立完善的信息化质量控制体系，对档案管理工作中的目标及工作标准制定明确的制度，优化档案工作流程，有力地保障档案信息化建设的有序开展，从而确立档案管理信息化工作的发展方向。

3.2档案管理信息化中安全防范策略

要建立健全和完善档案信息安全保障体系，制定信息化档案的严格安全措施，确保档案信息的安全。从管理上加强安全防范，加强对档案管理人员素质培训及安全教育，在档案信息化管理安全防范中人的因素是第一位的。加强对信息安全意识和安全业务的宣传与教育，不断提高档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德。建立可以信赖可以控制的内部网络，管理好内外网络的通道，管理好软件资产，对现有档案人员进行档案现代化管理和计算机网络等信息技术方面新知识、新技术的培训和再教育，积极引进复台型人才，为档案信息化管理注入新的活力，提升综合管理能力。运用先进网络技术和信息安全技术是确保数字档案安全的重要保障，应对工作中可能发生的意外事故，及时发现问题和解决问题，维护系统的安全和正常运行，确保档案信息的完整性。管理好计算机的外部设备，管理好涉密单位个人使用的计算机上的重要文档，管理好输出设备，管理好内网客户端。密码技术是网络安全技术的核心，是提高网络系统数据的保密性、防止机密数据被外部破解所采用的主要技术手段，加强保护措施才能确保档案管理信息化的安全性。

3.3档案管理信息化需要加大资金投入

加快档案信息化建设步伐，需要加大信息化管理建设中的资金投入。加强档案信息安全基础设施建设，还要引进先进技术，保证档案机构能够配置档案信息化建设所需要的设施，才能更好的推进档案管理信息化建设的开展。要把经费切实投入到信息化档案建设中去，保证档案管理信息化建设有足够的经费支持，按要求采购相关软件及设备，给档案管理信息化建设提供充足的物质保障，只有保证档案管理的硬件设施符合标准，才能保证档案工作信息化的正常运行。要强化档案管理的保护，按照国家有关要求及档案保管保护的相关规定，做好档案设备配置的资金投入，设置专门的存放库房，配备好防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施，尤其对特殊载体档案采取有效的安全防护措施重点保护，满足社会发展对档案工作的需要，从而有效地推动档案管理的信息化建设。

结束语

档案管理信息化是社会发展的必然选择，是适应现代社会发展的必然趋势。档案实行信息化管理，能提高档案资料的利用率，能及时便利、准确安全、真实有效、成本低廉，对企业提升效率、增强市场竞争力具有重要作用。努力推进档案管理信息化建设，才能适应社会和时代发展的需要。

参考文献：

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[2]姚凤娇谈如何有效推进档案信息化建设黑龙江档案2011

[3]刘宝峰.论加强档案管理与信息化建设[J].办公室业务，2012，06：45+47.