企业电子档案信息化安全管理策略及实例分析

岑志彬

广东鼎华科技股份有限公司广东佛山528000

摘要：企业电子档案的信息化安全管理是当前企业档案工作的新方向，对其管理策略展开探讨十分必要。本文分析了企业电子档案管理的重要性及意义，并结合实例，分析企业电子档案信息化安全管理的策略，为有关需要提供参考。

关键词：企业电子档案；信息化；安全管理；实例

随着现代信息技术的快速发展以及社会的进步，企业档案工作逐渐朝着信息化的方向发展，加强企业电子档案的管理工作，提高电子档案管理水平也成为企业信息化发展的必然要求。与此同时，如何做好企业电子档案的安全管理，确保企业档案的保密性和完整性成为了企业面临的一个重要问题。

一、企业电子档案管理的重要性及意义

（一）有助于提升档案的检索速度和准确率

智能化是档案信息化管理模式中所独有的优势，能够让复杂、模糊的档案信息查询变得轻易且能实现，能提高档案管理工作人员的工作效率，还能使档案管理工作的质量得到进一步增强。

（二）有助于提升档案信息的利用率

在注重环保的今天，企业也逐渐开始实现无纸化办公，通过企业档案的信息化管理能使办公数字化与传统纸质档案的不协调问题得以有效解决，从而为企业档案服务提供更多的便利。

（三）有助于档案信息的远程传输与共享

企业档案管理通过使用信息化管理，能够实现档案信息邮件、传真之间的共享与自由传输，这种优势在远距离的情况下表现得更加明显，可见企业档案实现信息化管理是大势所趋。

二、企业档案信息化安全管理的策略

（一）强化对档案实体的安全管理

在档案信息化管理过程中，档案实体的安全管理不可忽略。必须要及时地将企业自身在管理以及生产经营过程中所产生的具有一定价值的文件材料进行归档，确保其完整性、准确性。同时，还应参照法律规定向政府部门移交有长远保存价值的档案，并需要不断完善企业档案管理中的调归卷制度，对于档案的借阅、利用效果以及归卷等程序的登记工作都不可忽视。企业档案管理工作人员应定期对室藏档案进行清点核对，查看档案实体情况是否与档案的登记台账相符。对于档案室内受损的档案载体，比如出现破损、老化、褪色以及霉变等应及时做好处理，要严格根据相关技术要求来开展修复与复制。如某企业建立了完善的调归卷制度、档案以及档案库人员出入库的登记制度，为档案安全提供了良好的保障，完善的制度为该公司的实体档案安全奠定了良好的基础。同时，该公司还将那些较为重要与珍贵的档案进行备份复制，在利用的时候采用复制件替代原件进行使用，做到了对原件的保护。

（二）加强对电子档案的安全管理

如今企业所产生的电子档案非常多，更需要有效的安全管理。为此，需要从以下方面做好电子档案的安全管理：从物理上确保电子档案载体的安全性；对电子档案的载体必须要定期进行准确地检测以及良好的维护；积极关注计算机技术的发展方向，记录并保存好电子档案软件的升级以及更新情况，及时地根据需要转换电子档案格式；对于电子档案的利用也需要强化安全管理，为电子档案的信息安全提供保障。随着企业信息化程度的不断深入，办公自动化管理系统里保存了很多重要的电子档案，应采用各种措施以确保档案的安全。对于办公中设有档案信息管理的系统应设定一定的权限，就可以对进入系统的人员进行控制。同时，应对电子档案登录系统的计算机安装防毒软件并进行及时更新。为避免保存在软盘、磁盘内的电子档案受到损害，应确保软盘保持干净、不受损害，磁盘等应远离磁场避免造成损害。

（三）加强对计算机网络的安全管理

首先，需要积极对企业档案信息网络的保密系统进行完善，确保网络连接以及信息的网络传输是安全的。其次，要建立起完善的电子档案备份系统，具备电子档案信息的灾难恢复能力，以确保企业电子档案网络工作能在遇到突发情况时也可以正常运转。再其次，必须要强化档案信息系统的安全防范，结合档案室的实际情况安装各种安全以及监控设备，例如入侵警报、电子监控、周界报警等。在档案新管理终端还必须要利用加密技术来确保电子档案资源的安全性。最后，对企业的网络必须要定期进行有效地维护与更新，要时刻确保所使用的防火墙以及防病毒软件为最新版本，以提高计算机网络的安全系数。

（四）提高档案管理工作人员的信息安全素质

首先，要进一步加强档案管理工作人员的责任心与敏锐感。档案管理工作人员应保持对工作负责就是对自己负责的认识，努力提高档案服务的意识，不断创新服务方式，在档案服务理念方面等下功夫，以确保档案的各项功能能够得到充分发挥。其次，要提高档案管理工作人员的档案管理的专业能力，档案管理工作人员应树立起终身学习的意识，针对自身存在的不足积极参加培训，及时就自身的知识结构进行调整，以确保自身能够紧跟上时代步伐，为企业信息化档案管理工作提供更加优质的服务。

三、企业档案信息化实例

某企业运用C/S结构OA自动化办公系统中的档案管理软件开展了对电子文件的归档整理。但是这套软件仅仅解决了本土公司办公自动化电子文件信息的网络采集和信息整合，又存在着安装不便等缺点，而且总部与各子公司使用同一数据库界面，数据保密、安全性差，同时还不能够有效管理其他地方所产生的档案资料。为了解决这些问题，统一了全集团公司范围内的档案管理平台，集团内部单建成由公司总部集中存储的电子文件目录数据库、电子档案数据库、全文数据库，减轻了子公司、分公司对数据服务器的购买、使用的费用，为规范档案信息化工作奠定了软、硬件系统的基础。同时，还积极构建起完善的档案收集、归档、借阅制度，专门针对电子档案制定出了电子档案安全管理制度，其中的内容包括电子档案的查阅权限划分、拷贝管理、存储介质安全管理等内容。为给档案信息化管理提供一个安全的内网环境，还建立起了企业内部网络安全管理制度。通过一系列软硬件以及制度建设，形成了较为完善的档案信息化安全管理机制。

四、结语

综上所述，在社会信息化建设不断加快的背景下，电子档案已逐渐取代纸质档案，成为了企业重要信息记录的载体，加强企业电子档案的信息化安全管理具有十分重要的意义。因此，企业要采取有效的策略，完善电子档案安全管理体系，确保企业电子档案的安全及信息化建设的发展。

参考文献

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[2]张琳.企业档案的安全管理及其价值[J].城建档案,2016(07):64-65.

[3]韦艳玲.探究企业电子档案信息安全管理和技术措施[J].办公室业务,2015(19):39.