推动医院电子档案管理工作发展之我见

沈航

云南省第二人民医院云南昆明650021

摘要：档案的电子化，为各行各业发展提供了许多便利。医院档案的电子化，有效推动了档案管理工作的发展，使档案管理发生了质的飞跃。然而，在电子档案管理工作中，仍存在一些制约发展的问题，如制定不完善、人员素质有待提高等。鉴于此，本文在分析当前医院电子档案管理工作存在问题的基础上，提出了相应的解决对策，旨在进一步推动医院电子档案管理工作的发展。

关键词：医院；电子档案；管理；发展

档案是对一个企业或单位发展历程的真实记录。随着计算机技术及通信技术的发展，各行各业的档案也由原本的纸质档案变为电子档案，实现电子化管理。医院电子档案是医院管理工作的有机组成部分，其质量与整个医院的发展密切相关，必须重视。那么，医院应如何进行医院电子档案管理，才能进一步推动电子档案管理工作的发展？

1.建立医院电子档案的必要性

在医院的发展过程中，每日会通过计算机接收或者产生大量的文件资料，形成电子文档。然而，在以往的档案管理工作中，由于管理人员缺乏足够的重视，电子档案管理工作仍存在许多不足。只有改变这种错误认识，形成医院的电子档案，才能充分发挥电子档案的作用，为医院开展各项管理活动提供可靠的依据，不断提高医院服务质量。

2.电子档案管理的不足

①在电子档案管理工作中，未形成一整套完善的管理制度，导致各项工作之间的联系不紧密，不能形成良好的配合体系，无法发挥出有效的作用[1]。②在硬件设备方面的投入少，未形成健全的硬件系统。同时，对大量电子文件、影像资料及图纸等文件信息重视不够，分类不详尽。③医生的科研资料及其他有价值的资料，处于分散状态，未能分门别类整理。④未建立权威性质的电子档案制度，导致实际工作漏洞多。⑤档案管理人员综合素质不过关，如缺乏专业知识及专业职能，或者身兼数职，整体水平参差不齐。⑥电子档案的管理缺乏有效监管，尤其是在保密性与保留时间长短方面，缺乏有效考量及处理。这些问题的存在，在很大程度上制约了医院电子档案管理工作水平的提升。

3.完善及创新电子档案管理工作的建议

3.1注重对电子档案管理职能的完善

电子档案工作的逐步推广，也在很大程度上凸显了它的职能。认真做好电子档案的收集、管理及利用等环节工作，必然能够有效推动电子档案工作的整体发展，也有利于医院整体工作的发展。因此，作为一名电子档案管理人员，应具有良好的责任心，对当前电子信息技术特点有充分的了解，并能在工作中保持积极、主动的心态，从而可以更好地发现、分析与解决问题，保证档案管理工作的有序进行，进一步发挥其职能。

3.2积极完善管理制度

健全的管理制度是企业或单位取得良好发展的制度保障。对于医院电子档案工作，形成或建立一套完善的管理制度，是保证电子档案工作正常开展的前提条件。首先，医院应在遵守国家法律法规的前提下，制定有效的管理制度。其次，根据医院的实际情况，对现有管理制度进行完善，提高管理制度的科学性、有效性。比如，对档案室及对接科室各部门，应建立起有效的移交数据标准，且要求制定的标准具有良好的前瞻性、包容性及可操作性[2]。

3.3加强电子档案管理机制创新

在电子档案的运行及管理过程中，加入的新元素越来越多，如资料承载平台、电子签名、电子文本等，这也要求必须在原有基础上有新的管理机制与之相适应。为此，医院应制定符合本单位实际的管理机制。在对电子档案的收集过程中，和其他部门相配合，以保证档案资料的有效性、真实性及完整性，然后向电子档案管理中心移交。

此外，还应严格归档立卷，以保证档案管理的质量，这就要求档案管理人员应根据医院的档案归档原则开展工作。在收集与归档过程中，按照医院预先编制的方案进行，归档应有统一的标准，保证资料及时归档、分类合理、整理有序及查找方便。同时，应确保电子公文档案及磁性载体档案的收集与管理达到归档要求，并注意保证标准粘贴准确及保管时间确切，以保护措施完备。

3.4积极提升管理人员综合素质

现阶段，大多数医院的电子档案管理人员在业务能力方面仍存在许多不足，这在很大程度上影响了电子档案管理工作质量的提高。因此，医院应积极对电子档案管理人员进行业务知识与技能培训，通过制定详细的培训计划，并利用不同形式进行培训，如参观、加强同行业交流、出国学习、引进专业人才等，以提升工作人员的综合素质。此外，作为电子档案管理的一名工作人员，自身也应具备刻苦钻研精神，不断总结经验，形成适合现代电子档案管理的有效工作模式。

3.5采用科学管理模式，促进档案管理的现代化

首先，应实现档案室硬件的现代化。比如，在档案室内应配置有相应的现代化设备，包括电脑、除尘设备、防腐设备、灭火设备、防水设备及空调、监控等设备[3]。在管理方面，充分利用现代网络的优势，使档案自收集、立卷、检索、编号到最后的存储、查找实现现代化管理。有效利用各种管理软件的功能，保证编制信息的准确、快捷及方便。其次，档案的载体应实现现代化。比如胶片、光盘、磁带及磁盘等新型载体，具有容量大、便于查找、携带方便等优势，应在档案管理中充分利用这些载体[4]。最后，还应树立良好的网络安全意识，对共享资源进行有效鉴别，以保证档案信息的安全性与保密性。

3.6加大对适合电子档案管理运行软件的研发

随着科学技术的不断发展，医院在日常运行过程中产生的电子信息不断增多。为了实现对电子档案的科学、快捷及规范化管理，这就要求医院应积极开发新型电子管理软件，以适应当前工作的需要。所以，医院的电子档案共组人员应加强与科研人员的协作，共同进行新软件及配套软件的研发，推动电子档案管理工作的进一步发展。

4.小结

由上述可知，电子档案在医院的发展中是不可缺少，是对医院整个发展过程的原始记录，对医院日后进行各项决策具有重要的指导作用。基于当前档案电子化的趋势及发展中存在的问题，医院必须立足自身实际，充分利用各种现代技术，不断变革电子档案管理方法，提升管理人员综合素质，进一步推动医院电子档案管理工作的向前发展。

参考文献：

[1]陈婷，孙建宇.医院电子档案的重要性与创新[J].中国公共卫生管理，2014，30（02）：185.

[2]林薇.探讨医院电子档案发展的管理与利用[J].黑龙江史志，2013（21）：114.

[3]伍文娟.医院档案电子化管理的思考[J].兰台世界，2015（S4）：44.

[4]黄海飞.医院电子档案管理分析[J].科技展望，2015（08）：203.