如何做好档案管理工作

李爱霞

李爱霞

（河南鹤壁中泰矿业有限公司，458000）

中图分类号：TP212文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）07-241-01

摘要：在我国现代经济全面发展的历史背景下，档案管理工作显得非常重要，同时规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，如何做好档案管理工作，本文从以下几个方面进行了分析

关键词：档案管理；领导重视；依法治档

一、档案管理工作的重要性

做好档案管理工作有什么样的重要性呢？这是个摆在每一个档案管理工作人员面前的严肃问题。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够正确的认识，认为档案管理工作可有可无，工作中存在不积极现象，工作责任心不强，对档案管理工作的重要性的宣传力度不够。做好档案管理工作是一个企业或者公司或者学校健康发展的标志，档案管理工作是企业等管理工作的一部分，同时也是提高其工作质量和工作效率的必要条件，是维护事情真实性的一项非常重要的工作。衡量一个企业或者公司或者学校与管理水平的重要标志就是科学规范的管理档案。企业档案如实的记载着这个企业所有发展史上的优秀成果，对探讨该企业的经营方法提供了第一手的真实资料，是进行合理分析，优胜劣汰，决定发展方向的好教材。如果档案管理工作做好了，不仅可以为企业的高层管理人员及时了解企业整体经营状况提供方便，还可以为适时调整经营策略提供准确的依据，为管理者经营决策提供支持性证据；另外其也有利于社会的各个方面准确签定企业经营情况，为企业与各有关方面展开有益合作奠定坚实的基础。目前在我国经济全面迅速发展的历史背景下，做好档案的管理工作，不断地积极及时的更新档案管理理念，勇敢摸索和尝试新的档案管理手段，以做到全面并且真实地反映企业整体的发展概况和经营成果。档案管理的成果和企业经营管理的有机结合直接决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业营销战略，不断提高管理效率具有积极深远的影响。因此，档案管理工作的好坏，对于促进现代经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要的决定性意义。

二、利用现有各种资源，实现档案管理现代化

随着近几年改革开放的不断深入发展，档案管理面临着各种各样必须立即解决的问题，比如档案数量逐渐增多，数量的庞大使保管和提供都有一定的困难，同时管理手段的落后直接影响着档案的质量，所以只有利用各种资源，实现档案管理的现代化，才能行之有效的解决新形式下出现的新问题。

1.利用各种资源，比如计算机等现代化手段，充分发挥计算机的管理优势，对档案进行整理，提高工作效率，更好的为社会服务。

2.提高人员素质，加强档案管理。不仅要求管理人员有高度的工作责任感，良好的职业道德，认真细心的工作态度，勤于奉献的工作精神，还必须具备扎实的管理档案的基本知识。

3.熟练现代化管理技能，提高综合素质。档案管理对档案工作要求了数字化、信息化，所以这也是档案工作者的必然方向。于是努力使自己变成拥有信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

三、增强服务意识，提高服务水平，领导重视是关键

无论任何单位，无论任何工作，领导重视都是关键，对于档案工作管理来说，档案管理人员的态度，效率，质量，成果都直接决定着档案工作的好坏，这样才能以自己的实际工作行动去影响，争取领导的重视。充分发挥其主观能动性。

1.档案管理人员要爱岗敬业，忠于职守，热爱本职工作，积极向上，使领导对自己的工作满意，给领导留下好印象。

2.积极的进行档案管理的宣传，使领导增强档案管理意识。经常把相关文件等拿给领导看，使领导留下印象，使其受到启发，并在实践中得到应用。

四、提高管理人员的综合素质，加强继续教育培训

档案管理人员的业务知识直接决定着档案管理工作的质量，所以档案工作人员要充分发挥其主观能动性、创造性，积极提高自身的知识和管理能力水平。同时管理方法要不断更新，已适应不断发展的新的形势，这就要求档案管理人员必须不断加强继续教育，掌握新的技术，精通档案专业知识，顺利完成档案管理的现代化。

1.加强制度建设，建立良性的运行机制。第一，健全继续教育的管理制度。第二，制定约束和激励机制。以达到激发档案管理者积极参加教育培训的主动性和积极性。

2.从实际出发，开展综合性的培训，以达到提高业务水平的目的。

3.奖罚分明，细化考核，进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识。通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使其清楚的认识到做好档案管理工作是每一个档案管理人员应尽的法律责任和义务，提高自觉性，同时提高效率。进行不定期的检查考核，争取做到奖罚分明。

4.进行综合培训，增强业务知识水平。从实际情况出发，进行相关的教育培训。首先要给档案管理人员提供全面系统学习的机会，不断的增强其专业水平，使新方法、新观念灌输进管理人员的知识库。其次要普及相关学科的管理知识。最后要强化现代科学知识。

五、依法治档的持续执行是做好档案管理工作的必由之路

1.法制化是做好档案管理工作的基础。

档案管理工作的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现了档案管理的制度化，才能使档案管理工作发挥应有的积极作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，《中华人民共和国档案法》应运而生，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。随着社会的发展，对档案管理工作提出了更高更好的要求，建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。这样就会使档案管理工作因地制宜、灵活有效。

2.实现档案管理同现代技术的有机结合。

随着计算机信息技术的不断发展，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能朝着良性发展的轨道发展。同时档案管理工作是一门专业性管理性很强的工作，不仅对档案管理人员要求具备服务意识，又要求掌握现代化管理技能。档案不仅汇集着重要的大量的指示，同时也记载着丰富的信息。利用计算机等现代化手段整理档案，就可以达到事半功倍的效果。现代科技中，比较突出的一个弊端就是计算机网络信息系统的安全系数会随着时间的推移而逐渐降低。为了保证档案管理记录的安全，制定缜密的电子文件安全管理制度。结合电子签章、活体指纹识别等最新技术，提高身份认定的精度。其中最主要的是对经常使用的口令方式进行严格的管理。同时根据具体情况设置自动启动的电子文件操作日志，以防止以后的应用中的安全查考以及真实性鉴定时作为依据。

3.档案运用的合理有效。

档案管理的最终目的在于档案利用，经济社会要想发展的快速良好，必须使档案运用的合理有效。这对于掌控经济活动的基本发展规律和未来的发展方向具有着强大的借鉴意义。系统的加强档案管理工作的基本目的是充分发挥档案的作用，为了充分完成建设小康社会的目标服务。档案运用的合理有效是档案本身价值完成实现的基本要素，同时做好档案的开发和利用是档案管理运用中自身价值的重要体现，现今社会档案开发利用已经发展成为重要的信息资源。为了增强档案的开发利用，充分实现信息资源的共享，加强档案基础管理成为重中之重。为此档案管理人员在完成档案收集、整理、保管等方面外，还必须重点做好档案的编目、检索、编研工作，同时编制较适用的检索工具，完善检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时的满足档案利用工作的需要。另外对于比较重要、珍贵的档案要重新备有微缩或复制件，在必要时刻，以代替档案原件提供利用。所以，到此，我们可以看出，只有全心全意做好档案管理工作，才能使社会经济迅速良好的发展。同时科学规范的档案管理必须时刻坚持与时俱进，不断的适应新形势的发展需要，开创档案管理工作的新局面。我们展望未来，机遇和挑战必定共存，但是机遇肯定大于挑战，只要我们在敢于抓住机遇的同时，避免负面因素带来的不利影响，充分的发挥好我国特有的优秀的管理优势，坚持走具有中国特色社会主义的档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。