探究档案管理工作的规范化和标准化

吴振中

吴振中

山东省德州市人民医院253000

【摘要】档案管理工作是一个单位日常管理工作中的重要组成部分，其规范化与标准化发展对于促进管理的良性发展具有重要意义。但是就当前而言，我国档案管理工作中存在的问题较多，本文着手于现状，分析出现问题的原因，针对性的提出促进档案管理规范化与标准化的建议，为单位的发展提供相应的参考。

【关键词】档案管理工作；规范化；标准化

档案管理对于一个单位而言是不可缺少的管理环节，通常情况下，从事档案管理的工作者主要任务是对档案资料、数据信息进行收集和整理，同时维护资料的完整性与安全性。随着计算机信息技术的发展，越来越多的新设备，新技术应用到企事业的管理过程中，对档案管理工作带来一定的挑战。要实现档案管理的现代化，就必须从工作的理念、方法和手段等多个方面入手，推进档案管理规范化与标准化流程。本文首先探讨档案管理工作的现状，根据现状提出针对性的对策与建议。

一、档案管理工作的现状

改革开放以来，我国经济水平得到显著的提高，档案管理工作也取得巨大的进步，但是对比发达国家以及我国经济发展速度来看，还存在较多的问题，主要表现为以下几个方面：首先，高层管理者档案管理过程中规范化和标准化的重要性认识不够，没有将促进档案管理规范化和标准化工作纳入整个单位发展战略中；第二，即使相关人员有但管理标准化与规范化的意识，但是缺乏有效的平台实施。相似的文件的重复、无序状态成为阻碍档案工作规范化与标准化发展的重要障碍；第三，现阶段但管理人员的素质水平较低，除了缺乏相关专业知识之外，其自身的知识结构水平、职业道德素养等均有待提高；第四，档案管理的基础硬件设备不足，计算机信息技术的发展推动着档案管理的现代化进程，但是很多单位中的硬件设施较差，还有部分单位采用传统手工操作，尽管手工操作也拥有其优点，但是难以跟上时代的步伐，无法实时对档案信息进行修改和处理，影响了档案的检索和查询。

分析上述问题出现的原因主要有四点，第一，知识经济时代的来临，数据的量不断增加，传统的档案管理体系主要是对纸质档案的收集和归档，人工操作的速度和效率低，无法适应时代的要求。具体表现为大量信息处理的灵活性、准确性以及实时性较差，信息之间的共享度低，导致档案管理工作的深度与广度不足，难以满足现代信息社会的海量需求。第二，相关领导对于该项工作的忽视。在单位的各项工作中，档案管理工作本身就处于较为弱势的地位，四大管理部门的工作人员大多为闲散人员，其文化水平本身就不高，部分工作者甚至对自身的工作存在排斥和厌恶，平时应付了事，这也是造成档案管理工作建设力度不够的重要原因。第三，公众对于档案管理工作的忽视，民众对于档案管理工作的实质不了解，单纯的认为其工作内容就是单的对文书档案进行整理，无法理解在档案管理工作上花费大量时间和财力的行为。

二、档案管理规范化与标准化建设策略

（一）提高档案管理工作的开放性

从本质上来说，档案管理工作是一项服务于社会的工作，是社会实践和历史最为真实的记录，要向社会大众提供最为准确的档案信息资源就必须加强档案管理工作的开放性。首先应当树立大众服务意识，让档案管理工作能够为人民群众的生活与工作各个方面服务。而档案管理工作者更应该开放个人的意识，采取灵活多变的形式，尽可能贴近档案信息资料需求者的实际要求。此外，还应当转移档案管理工作的重点，将重心放在对信息资源的创新与重组。将低层次的、被动的档案管理工作转变为高层次的、具有主观能动性的配送服务，使档案信息资源最大限度发挥出其价值，达到双赢的局面。

（二）转变档案管理工作的模式与手段

当代社会，信息科学技术在工作中的应用很大程度上冲击着传统的管理方法与手段。尤其是知识经济社会的到来，各种高新设备、办公自动化技术在单位中的普及影像学传统档案管理的理念与方式。市场经济条件下，档案管理工作的规范化与标准化发展要求其具有档案载体多样化特征、管理对象信息化以及工作手段的自动化和服务方式的信息化。相关单位应当转变思维模式，对管理重点进行调整。首先是专一工作重心，当前，电子文件成为档案管理中非常重要的组成部分，其有效性和实用性受到广泛的关注。单位应当将重点放在转变管理工作的模式和手段上，以最小的经济投资实现最权威的鉴定，从而保证电子文件的真实与可靠。这就要求档案管理工作人员不断对当前的工作进行反思，探索新的信息管理技术，应用前沿的科学知识，促进档案信息资源的共享。单位中档案管理工作重心主要是对文件资料的收集和保存，这一体系具有明显的滞后性，工作处于档案管理的后端，无法实时对文件的进行生成、传递和共享，也无法对工作内容进行监管，因此引进新型的管理手段，加强对档案管理工作全过程的监控非常必要。

（三）加快档案管理工作的数字化进程

首先是收集数字化档案信息资料，与传统纸质档案文件收集不同的是，数字化档案信息资料的收集要在专业人员的指导下开展，严格对归档和接收缓解进行控制。这一工作主要通过计算机网络实现，各个职能部门的但管理人员在完成本职工作之后形成电子文件，通过网络传递到档案管理人员的计算机中，将文件集中下载到存储介质上，实现物理归档；第二是对数字化档案的保管，无论是传统的纸质档案还是电子文件，都无法抵御自然灾害及突发事件的侵害，因此必须做好万全的措施确保数字化档案的安全性。现阶段数字档案的保管重点主要放在对设备与信息安全性的管理。设备安全在设备制造和系统安装的过程中就应当充分考，选择合格、质量过硬的硬件和软件；信息安全则需要一系列的措施予以保证，例如专业的安全软件、高素质的工作人员等。第三是对数字化档案的利用。网络的普及为文件的制作提供了良好的平台，文件制作与档案管理使用同一系统软件能够为数字化档案馆提供良好的环境，在这一平台中将文件内容已包含的检索字节（例如题名、作者、时间、问号等信息）采用固定的格式存储，联合档案管理的档号，在编制建设的过程中可以随机将其调出组成不同类型的检索工具，实现档案信息之间的共享，促进资源的利用。

结束语

总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是实现档案管理现代化的重要手段，也是档案工作服务好主要职能的重要体现，更是提高市场竞争力的重要方式。经济的发展与科学技术水平的提高为档案管理工作的发展提供了良好条件，在促进档案管理工作规范化与标准化进程的过程中，应当着眼于现状，分析存在的问题和原因，以全新的思维和理念提出具有针对性的、实用性的建议，最大限度发挥出档案管理的价值。

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