档案数字化工作分析

谢华荣

宝钢湛江钢铁有限公司广东省湛江市524072

摘要：近年来由于社会信息化的不断发展，档案数字化势在必行。所谓数字化，就是把传统的纸质档案作为主要的实物对象，经过处理，使其转化为计算机软件形式的二次文献信息，供人们利用的过程。档案数字化工作具有诸多优势，对我国传统档案工作产生了较大影响。由于诸多因素的影响，我国档案数字化的发展并不十分发达。简述了档案数字化工作的重要性，分析了档案数字化工作的现状，提出了加强档案数字化工作的策略。

关键词：数字化；档案工作；安全风险

引言

档案数字化是指利用现代科学技术，包括计算机技术、互联网技术和多媒体技术，创造一种新的档案信息存储形式。相比起传统档案管理，档案数字化能够更加方便快捷地打造一个档案信息库，实现资源的存储、调度和共享。除此之外，档案数字化对于提高企业经济效益、工作效率以及档案的保护工作都有着重要作用。

一、档案数字化工作的重要性

（一）有效提高档案管理工作效率

信息化技术的应用可以有效地提高档案管理的效率。档案管理不仅是企业发展历史的记录，同样能够让企业吸收以往发展经验，以此规避未来企业发展中遇到的同样问题。然而，传统的档案管理工作存在档案资料量大、人工处理慢等问题，使得档案管理工作一直得不到有效提高。而数字化的改革能够将以往的纸质档案转换为电子档案，工作人员通过计算机可以方便快捷地获取各种档案文件，提高了档案管理工作的效率。

（二）保护档案的完整性

对于档案管理工作来说，数字化改革能够更好的保护档案的完整性。因为传统的档案管理采用的是纸质档案管理方式，很容易因为外部环境因素的影响，比如说火灾、受潮、虫害等，而导致档案资料的缺失。而数字化改革，通过将档案资料数字化以及云存储技术，能够更好的保障档案的完整性，避免档案丢失、损坏等情况出现。当然，需要注意的是，数字化改革同样也带来了信息安全问题。因此，在利

用信息技术进行档案管理工作时也需要进一步加强信息安全的防护工作。

（三）方便档案资料的共享与利用

众所周知，档案数字化建设是建立在信息技术基础之上。而通过计算机信息技术，能够利用局域网、财务网以及互联网构建一个档案资料库。在资料库中，档案资料可以快速上传、下载和共享，以此更好的进行档案共享与利用。

二、档案数字化发展现状

随着我国科学技术的发展，人们对档案数字化管理的认识不断提高，对档案数字化管理的研究也越来越多。虽然档案数字化管理技术还不十分成熟，但随着数字化技术的不断发展，我国数字化档案的发展步伐将越来越快。近年来，国内档案数字化相关标准政策的制定和学术研究项目持续进行。在标准方面，除了诸如《电子成像文件图像压缩方法选择指南》等对于1S0国际标准的集中采标之外，集中探讨档案数字化的标准各有侧重，且在解决档案数字化实际问题方面有了较好的指导作用。其中规范档案数字化的还有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》，这两部标准强化了对纸质档案数字化过程和数字化成果管理的过程控制和质量控制。而《文献档案资料数字化工作导则》的推出，则代表了规范档案数字化过程的国家标准的完善。该导则涉及规定文献档案资料数字化所涉及的标准和一般管理。数字化对象的确定原则；数字化的一般过程；数字化过程中合适技术的选择；数字化结果管理；数据利用与检索报告体系；数字化结果有测试指标等。总体上，现有标准确定了档案数字化技术指标要求和质量控制方法，却仍缺少对档案数字化后的保管和利用的指导。

目前，我国档案数字化工作的现状主要是：

（一）我国已经建成比较合理的管理体系

档案管理数字化建设档案管理实现数字化、信息化的过程中占有重要的位置，是打破当前档案管理瓶颈一个有效的措施，打破封闭式的档案管理模式，实施科学管理、信息管理的档案资源，让人们享受高质量、方便的档案信息服务具有重要意义。在我国，虽然纸质档案是档案保存的主要形式，但随着人们对数字化档案管理认识的不断提高，档案信息化建设取得了阶段性成果。我国建立了较为合理的档案管理体系，档案数字化建设呈现出蓬勃发展的趋势。

（二）面向社会推进纸质档案数字化建设

档案的数字化建设也是时代发展需求的变化对档案管理提出的新要求，响应社会需求的有效措施和手段。在档案管理中纸质档案数字化是必然发展趋势，由于纸质档案数字化发展起步比较晚，但纸质档案数字化服务的出现对我国纸质档案的使用和发挥积极作用在促进档案事业的发展。因此，数字化档案的发展将会越来越快，对档案管理的工作变得越来越重要的作用。

三、加强档案数字化工作的对策

3.1加强电子文件的收集和积累

电子文档是数字化档案最重要的来源。随着目前对档案材料的需求越来越大，电子文档和纸质文档在转化为档案时一般采用“两套制”的方式，即纸介质与磁、光介质一起归档，形成两套内容相同的档案。归档使用不同的编目方法和存贮装置。档案工作人员应当在各纸质档案目录“备注”项中标明相应电子文件的编码和存储位置；同时，在电子文件存档目录“备注”项中注明相应纸质文件的文件编号和存储位置，以供双方使用时参考。

3.2加强信息技术的利用

要想进一步加强企业档案数字化工作，那么还需要不断加强信息技术的利用。随着当前科学技术的不断发展，信息技术也在发展进步。因此，企业档案数字化建设除了要注重硬件设施的建设以外，还需要重视软件的应用。在当前，可以通过编程技术建立一套档案资料管理系统，通过该系统能够实现资料的录入、导出、整理、传输、存储、共享、应用等功能。这样便可以有效提高档案管理的工作效率。

3.3注意电子档案的安全保存

由于电子文档的形成时间短，实际存储的验证不足，如何长时间保存电子文档中的原始信息是档案工作者深入研究和探讨的一个重要课题。一般来说，电子档案至少要有一式三套，一套用于检查和使用，一套作为备用存储和保存，第三套用于异地保存。防止人为或自然因素的破坏，如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争。保存电子档案时，电子档案的格式应保持通用和统一的格式。这使得电子档案与其他或未来的计算机操作系统和应用程序更好地兼容。此外，电子档案的格式应与计算机操作系统同一公司的应用软件所能读取的格式，以防止因不兼容而无法阅读和正常使用。

3.4规范工作人员管理

工作人员必须佩戴工作证，非工作人员和无关人员不得进入现场；员工不得将与工作无关的存储介质带入工作场所，个人物品统一存放在入口处。禁止在现场吸烟、存放易燃易爆和食品等物品；保持工作场所清洁、干燥、防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等，项目日常管理员要随时检查数字化现场安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决；工作人员离开现场时，必须切断电源，锁好门窗；未经批准，任何人不得将原始文件、扫描电子文件的档案带出工作场所，不得擅自摘抄、外传档案内容。爱护设备，专人操作，确保档案绝对安全。档案扫描前处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前，对需要扫描的各类档案进行分类整理，按照要求对所有档案编制统一的档号，确定相应的字段名和字段类型。对模糊不清的档案进行特殊处理。档案是在不同的年代形成的，载体和笔迹复杂多样，书写清晰度和纸质质量存在较大差异，印章的颜色也存在差异。因此，在扫描前应根据档案的具体情况对文件进行适当的分类，并根据需要进行注册或标记，以确保档案的数字化质量。

3.5整理档案并检查

在档案数字化的过程中，为了提高档案扫描的效率，保证图像形成的完整性，有时需要对卷中的档案进行拆解，对每一张档案进行扫描，扫描后重新装订。在这个过程中，要做好档案原件保管工作，档案不应该丢失或损坏。要做好数字化扫描参数的优化设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原件内容的前提下，图像文件所占用存储空间的大小要适中。数字化应注重综合质量检验，加强数据质量控制。质量检查应包括以下几个方面：一是数字化前的档案整理检查。数字化文件的原始文件必须完整、正确地排列，对因损坏严重影响扫描质量的原始文件应进行预处理。二是数字数据质量、图像质量检测。扫描后的图像文件应保存为原始文件，不得丢失或添加任何信息。既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对图像文件质量有问题的应重新扫描；收集和输入的数据应该丰富和准确。档案数字化过程中，总会遇到不能对外公开或泄密的文件，所以要注重由纸质档案扫描而形成的电子文件的保密与保管工作。在一般情况下，数字化工作人员不得带任何电子存储设备进入数字化工作室，保证档案资料不外泄。对数字化生成的电子文件，要及时地进行备份保存，防止因为突发的计算机故障而导致数据的大量丢失。

四、结束语

档案数字化是我国档案工作中的一项新技术。这是一项长期而艰巨的任务。在实践过程中，新情况、新问题、新技术不断涌现。这就要求我们要有一个发展的视野，在实际工作中应用新知识和新技术，促进我国档案产业的发展。

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