档案管理信息系统建设问题

赵瑞

齐齐哈尔医学院附属第三医院

1信息化建设必然性

夯实档案管理信息建设工作是必然的，其主要体现于几个方面。首先，在信息技术和互联网技术快速发展背景下，开始借助网络传递与功能共享快速存储化验、缴费、挂号、处方等信息，在这一背景下，巧用信息技术优化档案管理工作，更符合社会发展特点，满足社会进步发展中的客观要求。其次，这一项工作也是提高整体管理水平的内在要求。即档案信息化管理模式与传统管理模式相比，其日渐成熟的管理技术能够使护理流程、临床管理、经济分析等管理内容管理成本变得更为合理。同时，提高工作效率。

2档案信息化建设的内容和特征

2.1档案信息化建设的内容

档案管理信息化系统建设指的是在传统档案管理的基础上，为提高档案信息搜集、存储、管理和使用的效率，利用信息技术，在遵循相关规定的基础上所采取的一种档案信息化管理方式。档案信息化建设的内容包括基础设施建设、档案信息资源建设、档案信息管理标准化建设、档案信息应用系统建设以及档案管理人员建设。其中档案管理基础设施建设，也就是档案管理系统建设是整个档案信息建设的关键，只有做好信息网络基础建设工作，才能做好档案信息的收集、存储和管理。随着社会的快速发展，档案管理水平也在不断提高，相关档案管理部门引进了先进的档案信息管理技术，不但提高了档案信息的管理效率，也为档案信息在传输共享过程中提供了保障。

2.2档案信息化建设的特征

档案管理信息化系统建设和传统档案管理相比，最突出的特征是时效性、创新性和价值性。也就是在信息技术的基础上，档案管理系统实现了更新升级，从而可保证档案信息化系统在对档案信息进行收集、存储和管理时更加及时、有效。利用信息技术进行档案管理改变了传统档案管理的方式，拓宽和丰富了档案信息的收集、存储和管理使用范围。此外，通过档案管理系统建设，可以使所有档案信息数据进行深度整合，然后挖掘出档案的深层使用价值，档案信息在共享的过程中，其利用效率也得到了有效提高。

3档案管理信息化建设的现状

3.1档案信息管理人员存在的问题

目前，档案管理部门普遍存在管理人员数量不足、文化素质较低等问题，尤其是在信息化技术人才方面，既具备信息化知识，又具备档案管理知识的人才非常少，从而导致部分先进的计算机设备无法发挥应有的价值，档案信息化管理工作开展成效不佳。比如，在对电子文件和档案信息的收集、保存和维护利用上，由于档案管理人员无法熟练使用信息技术进行档案管理，从而导致档案信息化程度较低，无法充分利用档案资源中的丰富信息，更无法满足经济发展和社会发展的需要。

3.2基础设施存在的问题

随着经济和科学技术的发展，国家虽然增加了信息化建设项目的资金投入，有效缓解了档案信息化建设的资金问题，但是由于档案管理工作的特殊性，在档案信息化建设的基础设施方面还存在一些问题。由于档案管理需要大容量的服务器，需要开发和研制档案管理的专用软件，需要加强网络的日常管理和维护，这就意味着档案信息化管理的资金投入不仅需要硬件设施上的投入，还需要更多其他方面的资金，但是目前档案管理机构的投入显然还无法完全满足档案管理信息化发展的需求。

3.3纸质文件归档和电子文件归档并存

电子档案已经被逐渐应用在档案管理工作中，但是现阶段电子文件归档和纸质文件归档依然同时存在，在发送档案文件时会形成两套档案，实行的是双轨制，也就是在发送和接受电子文件时也要将纸质文件进行存档。有的单位由于受计算机容量的限制，甚至会在接收新电子文件之后会清除原有的电子文件，从而就破坏了电子档案信息的完整性，导致电子文档失去了原有价值。将纸质文件和电子文件同时归档，不但增加了档案管理的工作量，也增加了档案管理规范化的难度。

4档案管理信息化水准提升方法

4.1加强档案数字化资源建设

档案管理部门必须加大技术设备方面的资金投入，比如计算机、服务器、路由器和扫描仪等硬件设备要满足信息化建设的需要，并不断完善和应用系统软件。同时，档案管理部门应根据档案资料类型使用针对性的多媒体信息技术和3D技术，使传统的纸质档案内容通过音频的形式表达出来，可利用视频和网络查询等方式加强档案管理信息化建设，使人们能够充分了解档案管理的重要意义。

4.2建立多功能阅览室，进行适当的机构改革

为了加强档案管理系统建设，档案部门应建立多功能阅览室，为阅览人员提供快捷的阅览环境，使档案信息资源实现共享，同时还可以提供档案检索和网络查询等服务，从而不但可以满足人们的需要，而且能加快档案信息化管理。此外，档案管理信息系统的建设发展，需要进行档案馆中电子化和网络化方面的创新，因此，档案管理部门可以在档案馆中成立档案制作部、阅览部和查询部，从而能够为管理人员提供良好的环境，使其更好地为档案管理信息化建设服务。

4.3提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案管理信息系统顺利建设的前提，一方面档案工作人员必须在思想上重视档案管理系统建设，增强档案信息化意识，认识到信息化建设的意义，从而才能做好信息化建设中的各项工作，使档案信息化建设和其他信息化建设事业联系起来。另一方面，档案管理部门必须不断提高档案管理工作人员的专业素质水平，通过定期培训使他们不断掌握专业知识，做好档案信息的整理、保管和维护工作。

4.4改革电子文件归档和纸质文件归档的双轨制

在电子档案存储技术条件成熟后，我国可对现阶段所实行的双轨制进行改革，一方面不可能完全放弃纸质文件归档，另一方面可以将高价值的档案文件进行电子文件归档，而对于其他档案可实行纸质文件归档。对于凭证价值高的档案首先采取的是纸质文件归档，然后辅以电子文件归档。这样不但可以提高档案管理的效率，而且可以逐步提高档案管理人员的业务水平，使其适应档案管理信息化发展的需求。

结束语：

在信息化建设项目中，档案信息化管理系统建设是一项重要工程。对于档案馆工作人员而言，必须不断增强档案信息化建设的意识，然后在相关规范和制度的基础上，实行档案信息化建设创新改革，构建档案信息化管理平台，从而能够提高档案管理工作效率和服务质量。

参考文献：

[1]洪源清.对信息化建设项目中档案管理系统建设的思考［J］.卷宗,2017(2).

[2]潘晓露.关于档案管理信息化建设若干问题的思考［J］.黑龙江史志,2015(7).

[3]姜新.档案管理信息化建设的思考［J］.科学中国人,2015(30).

[4]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012(15):149-150.

[5]肖艳清.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].建材与装饰，2018(22):160-161.

[6]李志刚,张滔.浅谈人力资源管理信息系统建设应注意的几个问题[J].东方企业文化,2018(18):92+117.