浅谈人力资源档案管理存在的问题及措施

王汉东

莱阳市公共就业（人才）服务中心山东莱阳265200

摘要：近几年来，我国的经济又封闭型、粗放型管理向开放型、集约型转变，但是目前各单位的人力资源部对人力资源档案的管理理念仍然受到传统惯性思维的束缚。目前各单位的人力资源档案管理中仍存在着许多的问题。本文主要对人力资源档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决措施，以此来提高我国人力资源档案管理的水平。

关键词：人力资源；档案管理；问题；措施

引言

人力资源档案管理工作的意义就是对人员资料信息进行归纳总理，为各单位领导决定投资方向和引进人才的级别做一个重要的参考依据。因此，提高人力资源档案管理工作的质量和效率可以有效的促进单位的快速发展，并给单位带来一个有序、高效的运营环境。单位的人力资源管理部门必须要对自己工作的重要性有着明确的认识，在工作过程中要能保证人力资源档案的有序性和严密性。人力资源档案管理工作实际上就是在管理单位的人脉资源，因此管理人员必须要做好保密工作，一旦发现管理上出现问题，要能及时的进行处理，以免给单位造成更大的损失。

1.人力资源档案管理中存在的问题

1.1企业单位的重视程度不够

对于大部分的企业单位来讲，都只会将企业的利益放在首位，如何能够让企业在短期内获取做大的利益成为了企业领导最关心的问题，他们往往会忽视人力资源档案管理工作给企业发展带来的好处[1]。他们认为这项工作没有太大的意义，只要保证自己企业员工的重要信息不会被盗取，不被流传出去呗他人利用就算出色的完成了这项工作了。正是因为如此，导致人事管理部门常常会疏忽对档案的管理工作，使得职员的个人信息安全得不到保障，致使他们的工作时不用心，让企业的人才大量的流失，严重的甚至还会直接影响到了企业的发展。

1.2人力资源档案管理硬件设施不完善

人力资源档案管理工作的质量不高，其中一个原因就是人力资源档案管理的硬件设施不够完善。其中硬件设施主要包括档案室和相关的设备。但是目前，我国大部分的企业单位都没有建立专门的档案室和配备相应的设备，这使得人力资源档案管理工作名存实亡，很多的原始的纸质档案因为得不到有效的保护，开始出现虫蛀、没变等现象，至于计算机管理那是更不可能去实现的。

1.3人力资源档案管理人员素质偏低

许多的人力资源档案管理人员因为长期受到传统观念的束缚，加上对档案管理的认识不足，重视程度不够，使得他们的日常的档案管理工作中无法胜任，并且传统的档案管理工作枯燥乏味，使得档案管理人员也频繁的更换。因此，很多企业单位的档案管理人员都身兼多职，一岗多职，对档案管理工作兼而不顾，导致档案管理工作混乱，企业职员个人信息得不到保障。随着企业规模的不断扩大，职员数量不断的增多，人力资源档案管理的数量也逐渐的增多，管理难度也在不断的增大，但是如果相关的人力资源档案管理措施无法及时的跟进，将会严重的阻碍企业的发展脚步。

2.人力资源档案管理的具体措施

2.1提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是人力资源档案管理的核心，要想做好人力资源档案管理工作，首先必须要提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强他们对档案管理的意识。对档案管理人员素质的提高，不仅要提高他们的知识水平和专业技能，还要着眼于他们的政治素质和实际本领的提高，加大对他们教育培训的力度，培养出更多的政治强、业务精、作风硬的档案管理人员[2]。作为一个档案管理工作者要始终加强对政治的学习，自觉服从党和政府的决策方针，要解放思想、勤于思考，提高岗位要求的实际本领，要进行深入的调查和研究，不断的提高自身的管理水平。

2.2完善人力资源档案管理制度

一套完善的人力资源档案管理制度是提高人力资源档案管理水平的必要前提，要建立完善的人力资源档案管理制度可以从以下几点加强：第一，保证档案管理制度的科学性，这样才能使得档案管理工作有序的进行。第二，保证档案管理制度的简洁性，这样才能使得档案管理的作用得到充分的发挥。第三，保证档案管理制度的双向性，管理制度是面向企业所有员工的，所以制度不管是对于领导还是职工都具有约束性，这样才能体现制度的公平性。第四，保证档案管理制度的严肃性，在人力资源档案管理制度要有明确的奖罚制度，并严格按照制度执行，这样才能保障制度的权威性。

2.3人力资源档案数字化管理

随着信息技术的不断进步，人力资源档案管理也应该与时俱进，进行统一的数字化管理。首先要建设关于人力资源的虚拟通道，并将人力资源档案的内容按照信息采集的要求进行分类和整理，建立相关的电子账号，实现信息的共享，但是设置各级权限，以防信息泄露。同时还要建立人力资源档案数据库，档案管理人员通过录入的方式将员工信息已电子文档的实行进行数字化处理保存到数据库，通过数据库及时的对人员信息数据进行分析对比，更好的为企业人才的引进提供参考依据。

2.4加大对人力资源档案管理的宣传力度

一个优秀的档案管理人员，要能使得领导和群众都能支持这项工作。这就需要档案人员明确的意识到宣传档案工作的重要性，要能善于利用宣传，形成人人懂档案，人人都重视档案的良好局面，要让单位各级领导充分的认识到档案管理的重要性，树立牢固的档案意识，从而更加的关心工作人员的生活待遇，注重档案管理人员的业务水平和基础工作，不断的提高人力资源档案管理的水平。

3.结语

综上所述，人力资源档案管理工作不管是对于单位的进步，还是对当今社会的发展都起着极其重要的作用。人才是一个企业发展壮大的不可缺少的重要因素，人力资源一个企业的最重要资源，而人力资源档案管理工作是人力资源管理最基本的工作，是一个企业管理工作中重要的组成部分，不管对于任何一家企业来说，员工的人事档案不但可以让企业的管理层掌握所有聘用人员的基本信息，还能够为企业的人力资源管理者提供科学的心事信息数据，从而为企业筛选出更多更优秀的人才，促进企业快速的发展。

参考文献：

[1]贾永华.浅谈企业人力资源管理中人事档案管理的问题与对策[J].纳税,2017(9).

[2]于娜.浅析人力资源档案管理存在的问题及措施[J].经济管理:文摘版,2014(3):00191-00191.