探讨高校档案的信息化建设

罗海青

罗海青清远市技师学院广东清远511517

摘要：高校档案管理是学校常规管理的基础和重要组成部分，是办好特色大学、研究型大学的基础，而高校档案信息化又是做好该项工作的基础和保证。本文就高校档案管理信息化建设的现状及其实现途径方面进行了较为深入的探讨。

关键词：信息化高校档案管理

高校是培养人才的摇篮，是高科技、新技术的发源地，档案管理为高校的发展提供了坚实的基础，在当前新形势下，档案管理工作是党和政府的一项重要工作，党和国家一直十分重视。作为具有中国社会主义特色文化建设的一个重要环节，高校必须充分利用档案信息资源系统，通过电子化、信息化、网络化以及数字化的形式，为用户提供快捷方便的服务，促进人们的生活、学习和工作以及档案管理的信息化建设。在21世纪数字化的新时代，对高等档案建设和管理工作提出了更高的挑战，根据相关数据统计，当前高校档案管理工作还远远不能跟上改革的步伐。因此，文章就高校档案管理的现状和改进等两方面来探讨对高校档案管理的信息化建设。

一、档案信息化建设现状

1.档案信息化建设基础设施不完善

信息基础设备和网络通讯设施配置是档案信息化建设顺利开展的首要基础。要解决档案信息化建设中面临的信息安全、信息集成、信息共享、信息存储问题，需要购置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如终端服务器、高速扫描仪、缩微影像数字化设备、磁盘阵列、光盘库、模数化终端组合电器等，这些设备通常价格不菲，需要巨大的资金投入。作为社会文化事业单位的档案部门，资金的主要来源是财政支付，进行信息化建设的资金投入非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。很多基层档案部门档案信息化建设的基础设施陈旧，数据处理能力低，资金不足成为制约信息化建设发展的最大问题。

2.档案信息资源整合作用未能有效发挥

档案信息化建设的主要任务之一是档案信息资源的整合。这种整合一方面是借助档案信息管理系统将馆藏档案通过录入、扫描、翻拍等手段进行全文数字化，形成档案信息数据库；另一方面是将各部门办公自动化、电子政务等条件下形成的各类电子文件进行接收、汇总、纳入数据库。而现实工作中由于管理体制、机构设置、部门利益、管理习惯、利用需求等原因，各部门档案信息化建设各自为政、资源分散、重复建设等现象依然存在。档案部门在进行接收时缺乏统一的规范和标准，整合过程中常常会出现数据错误、数据重复、数据格式不统一等问题，信息整合作用未能得到有效发挥，从而延缓了档案信息化建设进程。

3.人才队伍建设不能满足档案信息化建设需求

目前，档案部门从事信息化建设工作的人员大致由以下两种构成：一种是具有档案专业背景，通过多年的工作实践和勤奋自学，成为了解一些信息技术的管理型人才；另一种是信息技术类专业毕业，通过专门培训和工作接触进而了解档案专业知识的技术型人才。这些“半路出家”的管理型人才由于受知识基础的限制，要做到熟练掌握进而应用信息技术并不容易；而技术型人才则受到人才市场的冲击，面对高薪的诱惑，往往不能潜心于档案工作。因此，在档案信息化建设规划、系统分析、功能设计和技术实现中真正能够起到“主导”、“沟通”作用的复合人才少之又少，无法满足档案信息化建设的需求。

二、实现高校档案信息化的意义

1.高校档案信息化能提高档案管理工作的服务水平和档案信息的利用效率

高校档案实现信息化、网络化管理后，通过已经建立的档案管理系统，利用档案不受时间和空间的限制，任何合法用户使用用户名及密码即可随时随地检索、查阅利用档案信息，因此，其最大优点就是系统功能强大、效率高。

2.高校档案信息化能提高档案部门的工作效率

配合学校其他信息化分系统的使用，档案信息化的实施改变了人工收集档案的模式，实现了由管理系统自动监控，提前介入电子文件和管理工作中的所有文件，随时随地随办，自动捕捉归档，再配合信息发布系统发布利用、提供查看，变被动为主动。整个过程通过计算机操作自动完成，不仅使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是打字员和保管员，而且有利于更好地从事档案的收集和编研工作。

3.高校档案信息化能节约人员开支、办公成本及资源

传统的档案工作是将大量的纸质文件利用人工进行收集、整理、保管、利用等，需要投入大量人力物力及手工劳动。实现档案信息化后，实行办公自动化使得办公开销特别是纸张开销大大减少，而且实行计算机自动归档、提供利用后，计算机代替人工进行操作减少了人员开支，特别是大大减少了兼职档案员的数量，有力地促进了节约型社会的建设。

三、实现高校档案信息化的途径

1.要领导重视，学校支持

加快档案信息化建设，领导重视是关键。档案工作是高校的一项基础性工作，要加强宣传、更新观念、统一规划，提高各级领导对档案工作的认知度，充分认识档案工作对学校对社会发展的重要性，加强对高校档案信息化建设领导、指导、检查与督促，把档案信息化建设纳入学校整体发展规划，纳入到年度考核目标管理之中，保障档案工作与现代高等教育同步发展。各校要建立信息化建设领导机构或明确分管领导，落实专门机构或专人负责建设工作。

2.要加强培训，建立队伍

加快档案信息化建设，人才队伍是基础。必须从现在开始，加强档案工作人员的能力素质培养，做好分类指导工作，分期分批、分层次培训人员，由教育行政部门组织定期专职档案员培训和开展学术研讨活动，加强横向交流沟通，学校档案室定期对兼职档案员开展信息建设业务知识讲座和培训，保证兼职档案员的相对稳定性。人事部门重视培养和引进专业人才，优化档案队伍结构，增加人员编制，逐步安排一批既懂档案专业知识又掌握计算机网络管理的技术人才，建设一支具有较高专业素质和综合实力的研究型创新团队。

3.要加大投入，完善设备

加快档案信息化建设，配备齐全的设施设备是主体。学校应将档案信息化建设纳入学校发展的议事日程，增加对档案工作经费投入，在人力、物力、财力上给予大力支持。档案室认真规划，参考借鉴本科院校和公共档案馆成熟的建设方案，改善库房条件，配齐计算机和数据录入等硬件设备，安装提升档案应用管理软件，开展局域网建设。建设中应充分考虑发展前景，库房建设要预留空间，管理软件可升级，预留网络链接接口，电子数据要标准化。

4.重视原始资料的收集整理，促进档案信息资源发展

在档案工作中，我们应根据社会需要做到与时俱进，与时俱进，在推行信息化管理中适于当前社会形势。根据有关研究发现，档案管理中的重要指标主要包括档案接收齐全的完整性与档案利用率。档案是否齐全完整直接关系到信息的完整性，只有档案信息收集全了，才有利于档案材料的完整性。同时，应充分利用局域网的优势，通过教务、人事、实验、科研等部门，积极建立完善的档案信息数据库。将档案信息与办公信息一体化，实现合二为一，提高信息的采集、输送与服务的能力，努力实现档案管理的现代化建设。高校档案管理部门，要实现信息化建设需要大量的资金投入，并配备相应的设施、技术人员，用来购置信息处理的硬件设备，建立局域网，实现档案的收集、整理和利用，并进行系统维护。通过开发利用发挥最大效能，促进高校管理水平与科研的进步。

5.实施档案的标准化管理

档案工作标准化是实施高校档案信息化建设的前提和基础，档案工作标准化是实现档案工作高质量、高效率、高效益的保证，要实施档案信息化建设，必须做到档案工作标准化。没有标准化就不可能实施档案信息化建设。档案信息化建设是以计算机技术的应用为中心，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务技术标准化的基础上，对于杂乱无章、没有定规的档案业务，计算机是无法进行管理的。因此，从这个意义上说，标准化是实施高校档案信息化建设的一部分，是实施高校档案信息化建设的途径。各高校不仅档案基础工作要标准化，而且档案信息录入前的档案数据准备工作也要标准化，即档案前处理的标准化,保证录入数据的准确性、一致性、完整性、德定性、可靠性与适用性。为档案信息化建设准备完整、准确、规范化的数据，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。标准化是高校档案信息化建设的必经途径。

总之，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，须经历一个不断完善的过程，它牵涉到法律、法规、政策、管理、人才、技术等方面的问题，需要进行系统而深入的研究。我们必须抓住国家信息化建设的契机，从理论上和实践上研究我国社会转型期档案信息化理建设过程中所出现的新问题、新矛盾，多方面为我国档案信息化建设提供强有力的理论支撑和应对策略，以加快我国档案信息化建设的步伐，促进我国档案事业的科学发展。

参考文献

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