电子档案管理系统设计及其功能实现张健

张健

天津市市区不动产登记事务中心河北部300141

摘要：在经济建设快速发展的背景下，也带动了我国科技的快速进步，随着电子信息技术被广泛应用，使得社会逐渐向信息化与数字化发展。伴随着信息技术与电子科技的广泛普及与使用，对我国电子档案管理系统的设计与实现成为目前最需要研究与解决的课题。本文对电子档案管理系统的设计与实现进行了相关分析与探讨，以供参考。

关键词：电子档案；管理系统设计；功能实现

一、电子档案管理的意义

当我们采用新型的计算机技术以后，档案的处理速度大幅度地提高，对于查阅和辨认有重要的意义。计算机管理系统信息容量比较大，对于资料的保存延长资料的使用寿命有相当有效的作用。

实现档案管理的信息化减少了大量的人力，物力，财力，维护了日常的管理工作，大大地节约成本，为国家财政减少了很大的开支，因此档案管理由传统的形式转变成电子档案管理方式具有重要的意义。

二、电子档案的概念及特点

1、电子档案信息与载体的可分割性

电子档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。

2、电子档案信息的非人工识别性

电子档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。

3、电子档案信息依赖于设备及环境

电子档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子档案信息的完整性、可读性造成影响。

4、电子档案信息的可共享性和相对不安全性

因为电子档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子档案信息具有相对不安全性。

三、电子档案管理系统设计与实现探讨

在电子档案管理系统设计过程中，必须加强电子档案管理的流程设计，对电子档案管理系统设计目标有一个清晰的认识和目标，根据不同的设计目标制定不同的工作计划，另外，电子档案管理系统的设计必须符合实际的需求；同时，要根据电子档案的生命周期及其周期特征，进行电子文档管理系统、电子文件管理系统、档案信息管理系统的优化设计，从而实现电子档案管理系统的高效、高质量、可靠性设计。

1、电子文档管理系统设计与实现探讨

电子文档管理系统具有当前、动态、可逆操作的主要特征，在电子档案管理系统中，电子文档管理系统作为一个独立的子系统，电子文档管理系统的主要作用就是区分文档的草稿和定稿，充分保证文档的执行力。要充分保障电子文档管理系统作用的发挥，就必须在电子文档管理系统的设计过程中，加强对文档的审核工作，并按照规范的流程进行，对于不合格或者存在明显错误的文档应当进行及时的修正和更改以确保文档的可靠性。

2、管理流程设计与实现探讨

管理流程设计是电子档案管理系统设计的重要内容，管理流程设计主要包括流程规则设计和系统内部结构设计。

2.1流程规则设计

在进行流程规则设计时，需要确定电子文档管理系统设计的目标，对于不同的管理工作需求，要确定和设计不同的子管理系统功能目标，并设计出功能使用的优先级别。在进行流程规则设计时，设计人员要对电子档案管理系统的应用环境进行深入的分析，并且与先进的技术相结合，保证电子档案管理系统的应用效果。其次，设计工作人员要对电子档案管理系统的信息录入和输出内容进行确定。

2.2系统内部结构设计

在进行系统内部结构设计时，设计工作人员要规定电子档案管理系统的活动要素，并设计活动集，主要包括电子文件收集、电子档案鉴定、电子档案整理、案卷编目等内容。其次，设计人员要对档案管理工作的流程进行先后顺序的设计，并做好档案收集方法的设计和选择，对于档案的可靠性和安全性，在设计过程中要运用先进的技术，预先检测文档的安全和可靠性，对文档的内容属性进行分析和确定，从而保证电子文件的效用。

2.3业务流程设计与实现探讨

在电子档案管理系统应用过程中，要通过业务流程的优化设计来实现电子档案管理系统的价值。首先，在电子档案的收集阶段，要利用自动化办公系统对工作人员的日常文件进行收集与归档，然后进行技术鉴定，确定各个电子文件的储存属性，进而进行电子文档的分类归档。其次，要对电子文件的价值进行评定，从而确定电子文件的保管或销毁，通过抽样调查等方式，可以实现电子档案管理系统空间的最大化。最后在电子文件的整理过程中，工作人员要根据文件的不同属性、不同价值、不同存储时长进行分组，为电子文件的后期利用提供重要的保障。

四、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量，系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全，如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等，以确保电子档案的真实性。

1、安装防火墙和正版杀毒软件，并注意及时升级

安装防火墙和正版杀毒软件是维护电子档案安全的重要保障，可以对网络访问进行限制，有效拦截恶意入侵，也能对网络资源进行监测和控制，及时发现网络病毒，阻止病毒传播。防火墙技术和病毒查杀技术虽然是传统的安全防护手段，但随着防火墙和杀毒软件的升级换代，仍旧能够发挥出良好的安全保护作用。在使用防火墙和杀毒软件时要注意随时更新，每一次版本的更新都是对软件自身漏洞的修复或安全保护功能的提高，只有注重软件的更新升级，才能让防火墙和杀毒软件有效拦截新的网络攻击手段和新型病毒。

2、保密技术

保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外，一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改，如PDF文件格式。

3、系统备份与恢复

系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份，这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言，如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件，系统备份与恢复将记录下用户的交费行为，并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

结束语

加强电子档案管理系统的设计与实现社会发展所需要的，提高档案人员的工作积极性，推动电子档案管理系统建设的进程都是必不可少的。因此我们要树立先进的管理思想，关注电子档案管理工作时所面临的新形势和新变化，跟紧时代的步伐加快改革和建设。积极寻找有效的管理手段来提高和完善管理的工作效率，用正确的管理理念培养高素质的人员充分发挥工作人员的工作潜能和积极性。

参考文献：

[1]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J]档案学通讯，2013（06）

[2]李慧博.浅议电子文件档案管理系统设计与实现[J].科技展望.2015（05）

[3]焦咏梅.人事档案信息化管理之对策[[J].黑龙江史志，2011（7）