工程档案文件的收集归档存在的问题及对策陈秋霞

陈秋霞

宝钢湛江钢铁有限公司

摘要：工程档案文件收集工作与归档工作是一个系统性的工作，该项工作开展时如果没有合理的工作方式，就会导致收集的材料与归档的材料出现纰漏，所以，为了提高档案文件收集归档的完整性，本文结合实际，对工程档案文件的收集归档存在的问题及对策要点进行总结，希望论述后，可以给相关工作人员提供参考。

关键词：工程档案；文件收集；归档；问题；对策

0前言

建设工程项目在实施的过程中，工程档案资料是非常关键性的工作，工程档案资料可以全面的反映出整个工程的实际情况。因此，充分的做好建设工程的档案资料收集归档工作对于工程建设施工有着非常重要的作用，但是当前该项工作的实施还存在一些弊端和不足，因此，对档案收集归档问题进行研究，并且采取有效的措施进行控制，对促进企业的发展有重要意义。

1工程档案文件的收集归档工作的重要性

工程档案文件的收集归档是开展档案管理工作的基础，主要整理的是建设工程项目的原始记录，档案资料也是在后续运行过程中进行维修、管理、改扩建等等操作的重要依据，因此，归档的文件资料需要达到完整性的要求，保证其档案的质量符合标准要求，能够满足实际生产的需要。在档案文件的收集归档环节，收集是整个档案管理中的重要性工作，同时也是非常关键的一个环节，只有保证收集工作符合要求，才能确保后续的档案收集整理工作可以达到使用的需要，也能够更好的发挥出档案工作的重要性[1]。

2工程档案文件的收集归档存在的问题

2.1档案材料不完整

归档文件的收集是开展档案管理的重要环节，也是首要工作，对于后续的档案管理工作起到了非常重大的影响。有些建设施工单位的资料员所收集的文件资料并不是完整的，很多资料没有进行有效的分类整理，甚至有些单位中的档案室的门类非常少，只收集文件资料，而一些文书、声像、科技档案却始终处于空白。档案文件资料的收集与整理，会直接影响档案文件资料的完整性，同时对于工程档案材料的管理上，一些资料的年限已久，没有得到保存，那么在后续工作开展时会影响到档案资料的完整性。

2.2缺乏统一的管理模式

工程项目中的档案文件收集归档工作之所以无法顺利的进行，存在很多的问题，多数都是因为施工单位并没有建立完善的档案管理制度所造成的。档案管理工作缺乏规范性，很多工作都不完善，制定的管理制度没有积极的落实到位，日常监督管理存在漏洞，此外还有很多工程单位对于档案管理的重视度不足，忽视该项工作，进而导致了档案管理工作存在比较严重的问题。这些问题的存在使得档案的收集归档工作无法顺利实施，对于工程项目的实施以及企业的发展产生不利的影响[2]。

2.3缺乏复合型档案管理人员

随着工程领域的发展，各个岗位的工作人员都出现短缺的情况，而工程档案文件收集归档岗位中人才短缺极为严重，很多档案收集归档工作人员并没有经过全面的培训就开展工作，工作经验比较匮乏，在具体工作中无法积极的落实岗位职责，没有按照档案管理规范进行档案收集归档，整个领域的素质和水平都比较低，严重阻碍了企业的发展和进步。

3工程档案文件的收集归档工作存在问题的主要原因

工程档案的收集归档工作所存在问题的原因主要是因为参建单位对档案资料的归档不够重视导致。

3.1专职资料人员不足

在实践过程中，很多参建单位的专职资料人员匹配不够，一些资料人员多数是临时聘请得到，或是一些资料人员都是身兼数职的，由于人员的不够，使得工程资料整理时经常出现工程资料遗失及不完整。

3.2缺少专门的档案柜

对于工程档案文件的收集管理，一些参建单位没有专门的档案柜，同时在设置临时堆放文件的场所时，没有按照实际情况，在不了解当地气候变化因素条件，没有对档案保管场所做出必要的应急预案，没有及时配置一些安全防护设施，如：防火、防虫、防霉等。无法确保收集上来的工程资料的安全。

3.3档案制度不够完善

在工程档案文件收集归档过程中，由于原有的档案制度不够完善，使得在开展该项工作时，得不到制度的支持，使得档案收集归档工作存在混乱、资料不齐全等问题，严重的影响的建设工程企业的发展。同时，一些档案制度的内容没有针对性，没有对归档档案工程的要求进行明确指示，使得档案工程水平得不到提升。

4解决问题的对策

对于当前的工程档案文件收集归档工作中存在的一些问题，需要采取如下的解决办法：

4.1严格把控工程资料过程关

项目档案管理采取“严把源头关，确保交工资料标准化；严控过程关，确保交工资料规范化；严守审核关，确保交工资料系统化”的工作方法，做到档案工作与工程建设“同步开始”、“同步检查”、“同步验收”，保证档案管理更加有力，档案资源结构更加优化，档案基础业务更加扎实，档案服务功能更加高效[3]。

4.2工程档案要有专人定期检查

档案部门管理人员需要定期对各参建单位所形成的工程资料进行全面检查，对于资料整编存在的问题进行指导，及时开出整改单,并在限定时间内整改闭环，对于严重违反管理制度的单位和个人需要提出通报批评，形成更加良好的档案工作环境，为档案文件的收集归档水平提升奠定基础条件。

4.3健全档案管理制度

建立完善的管理制度是开展档案管理工作的基础条件，根据当前国家档案的具体规定，按照企业的实际情况，制定出科学合理的管理制度，结合当前企业的建设项目涉及领域多、专业性强的特点，可建立健全了项目档案管理制度，涵盖了从参与工程谈判、技术资料交付、建档工作指导、项目档案编制、项目文件归档、档案实体和信息安全、档案有效提供利用等各阶段的不同的业务范畴，积极的促进档案管理工作的进行，使得档案管理工作有法可依、有章可循，使得档案管理更加科学化。

4.4档案管理员要定期进行专业知识培训及业务交流机会

企业单位应该注重档案管理人才的培养，定期给档案工作人员提供专业的学习培训机会及业务交流机会。学习先进档案管理理论、信息技术、计算机网络计划、相关法律条款等等方面，汲取同行先进的工作方式方法。从而保证档案管理工作质量得以提升，使得档案管理工作更加的科学化与规范化，满足企业的发展需要[4]。

4.5加强档案信息化建设

现代社会中，计算机技术水平有了很大的提升，互联网技术逐步的应用各个领域中，而工程档案管理工作需要顺应时代的发展，逐步的引入现代信息技术来开展该项工作。对于工程的档案管理的信息化建设，应该投入更多的人力与财力进行研究，要结合项目的具体情况来开发出符合实际情况的档案管理软件。同时施工单位还应该利用计算机技术来进行档案工作的监督和管理，建设完成更加全面的档案信息管理平台。

5结语

综上所述，工程档案能够真实、准确的反映出整个项目的实际情况，是检验工程质量的重要基础，同时也是现代社会发展非常重要的一项工作。档案文件的收集与归档工作是任何企业单位所必须要开展的一项工作，需要充分的做好各个环节的工作，确保文件资料的完整性，从而可以发挥出档案的重要作用。结合实际情况，深入档案管理实际来了解工作中存在的缺陷和不足，及时改进、提升，积极促进企业档案管理领域的发展和进步。

参考文献：

[1]曾少森,程素英.浅谈如何做好水利工程档案的管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊).2012(07)

[2]侯娟.浅谈水利工程档案的特点[J].兰台内外.2015(01)

[3]刘健.谈如何做好水利工程档案的收集和管理[J].山东档案.2007(04)

[4]黄健萍.浅谈水利工程档案的收集工作[J].水利水电快报.2015(08)