企业档案管理及其模式创新

刘萍

天津鲁能置业有限公司天津300191

摘要：新时代有新要求。档案管理工作作为企业管理的重要组成部分，必须要与时俱进、开拓创新，不断拓宽管理思路，强化责任担当，充分利用现代新技术新手段，加快档案信息化进程，提升档案资源的利用质量和效率，充分发挥其社会功能，为社会提供更加便捷优质的档案信息服务，促进档案工作的持续健康稳定发展。

关键词：企业档案管理；重要意义；创新模式

1导言

社会对企业的经营管理随着社会各领域的不断发展，也对经营管理提出了更高的需求。只有充分重视档案管理工作，才能进一步规范档案管理工作的相关流程，进而使档案管理内容不断完善，管理水平不断提升。一般情况下，企业的档案资料主要记录的都是企业的经营发展历史，且大多都是文字图片等方面的内容。在实施档案管理的过程中，应合理应用整理方法，并实时做好数据录入以及档案信息备份，可借助信息数据库来处理一些比较重要的加密信息。将档案管理工作规范化和创新，不仅有利于确保企业的信息安全，还有利于推动企业的深入发展。

2企业档案管理模式创新的意义

第一，适应时代发展。创新是一个国家发展的不竭动力，企业也是如此。信息化是时代发展的主流，因此要积极引入先进技术，不断改变工作模式，大大提高档案管理的效率和质量，为决策提供科学合理依据，从而制定出科学合理的发展规划。企业日常中面临的经营活动是非常复杂的，要对其进行有效整理才能得出有价值信息，对未来发展做出准确的预测，减少不确定因素的影响。在传统模式下，人力工作方式会出现很多失误，影响到最终结果的正确性，甚至出现资料损坏、丢失的情况，采用计算机技术可以建立档案管理系统，随时随地查找需要的信息，让管理变得更加方便快捷。

第二，企业发展的动力。随着科学技术的发展，档案管理方式也发生了变化，应适应企业发展的需要。一是管理人员通过对历史数据进行分析，可以了解企业在市场中的情况，能够作出正确决策，带来更多的经济效益。二是准确展示企业经营成果，为各方面合作提供科学数据，保证生产活动的正常开展，减少不利因素的干扰。档案管理部门要对服务机制进行创新，不断拓展社会服务功能，才能发挥出更大的作用。档案可以掌握每个人员的资料，从而实现人力资源最优化配置，避免浪费。可见档案管理对企业各方面都有作用，所以要树立起全局意识，从整体上去把控。

3企业档案管理及其模式创新

3.1创新档案管理体系

只有创新完善的档案管理体系才能更好的促进档案管理工作的规范化。每个企业都有不同的经营模式，其形成的档案资料不管是在内容上还是形式上都会有所差异。因此，在实施档案管理的过程中，应构建完善的档案管理体系，使档案管理工作更加规范化。

第一，应根据国家相关规定，不断创新原有的档案管理体系，并将其有效落实到具体流程中去；第二，应对档案文字的书写工作给予高度重视，墨水颜色必须严格按照标准进行选定；第三，应详细记录档案信息，从而提高档案信息的利用率；第四，努力做好档案管理工作，避免出现随意修改档案信息的情况；第五，对一些重要文件，应严加防护，避免意外情况的发生；第六，加强档案管理工作人员的行为规范，一旦违规，必须加以严惩。

3.2明确档案管理规范

随着经济水平的不断发展，我国对档案管理也越来越重视，但是不同的单位、不同的部门对档案管理的要求不相同。对于企业来讲，企业作为重要的医疗部门，是为人们提供医疗救助的重要场所，但是在企业的发展过程中却明显地对企业档案管理不够重视，而且档案管理过程中缺乏明确、严格的档案管理制度，对企业的档案管理工作极其不利。对此，首先应该要明确档案管理规范制度，对单位内部的各种档案资源的收集、整理要求，档案的格式等进行明确，从而为档案管理奠定坚实的基础。

3.3创新和提高档案管理服务水平

企业在开展档案服务工作时，一般情况下是以借阅为主，但是随着信息技术的普及发展，传统的借阅形式已经无法满足企业员工的需要，因此企业应当提高自身档案管理服务水平，对档案管理方式进行创新。首先，企业要将知识管理服务理念与档案管理工作有机融合，将传统档案管理被动式服务转变成自动化服务，加强档案管理人员与企业各部门之间的交流沟通，令其明确企业经营重点，及时向企业提供信息准确的档案，保证企业决策的科学性。其次，企业应以“知识服务”方式开展档案管理，对开展对象进行重新定义，将传统档案管理中的原始记录更改为档案内容和条目，以此提高搜索档案信息的效率。除此之外，企业可以结合计算机技术、智能技术等信息技术开发自动式档案管理服务，通过整合档案信息建立知识数据库，针对不同部门设置不同权限，员工完全可以自行搜索查阅所需信息，有利于提高档案管理和其他部门的工作效率。

3.4加强档案管理信息化建设

做好档案管理工作有利于促进企业的管理与发展。从目前来看，档案管理工作的形式会随着企事业单位经营管理模式的创新而不断发生变化，各种先进技术也逐渐被应用在档案管理工作中。提升档案管理工作质量和效率的关键就是要对档案管理信息化建设进行优化处理，首先，档案管理人员要不断优化档案环境，提升基础设施的建设力度，要优先购置先进设备，以保证档案信息的安全性。其次，加快建立档案信息网络。档案管理人员是开展档案管理工作的主要力量，在档案管理过程中必须要组建一支专业化的管理队伍，培养档案管理人员的信息意识，使其能够对日常工作中产生的档案信息进行留意，看哪些信息有收集利用的价值，对于有价值的档案信息进行收集利用，提高档案管理水平。另外，要培养档案守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，在档案管理过程中能够做到规范、守法，防止出现档案信息泄露的情况。最后，在档案管理过程中要学会使用各种信息化设备、信息技术，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，提高档案信息的效益。

3.5转换思维，创新编研

档案编研要有针对性和实用性，编研选题力求创新，要围绕企业当前的中心任务及长远规划，针对企业发展中的热点、难点开展编研工作，使编研成果真正为企业科研生产服务。因此，档案人员要改变以往的工作方式，转变传统的思维观念，深入基层，主动了解企业的科研生产动态，及时与各部门进行沟通；在编研过程中要不拘泥于馆藏，广开门路，广收信息，请当事人、专家认证把关，做到去伪存真，为史料的编撰拾遗补漏；编研方式上要多样化，突破以往编研成果以纸质材料为主的单一表现形式，利用网络技术将声像、图片、文字档案有机整合起来，从单纯的文字编研过渡到充分利用多种介质的档案载体，编研出形式更加丰富多样、更加生动形象的编研成果，服务于企业的科研生产和经营管理。如，可与企业文化部等单位合作，以多媒体为载体，纪录片为形式，编辑更多的“动态书籍”，使编研信息立体的、多维的、全方位的呈现给利用者，这样不但使编研成果更具有吸引力、感染力，还能提高编研成果的传播速度和利用范围。

4结论

综上所述，档案管理在企业发展中具有重要意义，可以为决策提供科学依据。要紧跟时代发展的步伐，对管理模式进行创新，体现出档案的实用价值，有利于实现企业可持续发展。

参考文献：

[1]张晓丹.企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代国企研究,2017(20):67.

[2]沈皓.企业档案管理对企业标准化工作的意义初析[J].办公室业务,2018(09):97.

[3]杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务,2016(13):134.

[4]解丽蓉.刍议新形势下企业档案管理模式的创新[J].科技创新导报,2014,11(15):180-181.