核电项目通信管理潘微

潘微

（山东核电有限公司265116）

摘要：通信作为核电项目参与方沟通的重要方式，是规范业主与参与建设单位函件往来的重要工具。核电业主制定通信规则，来约束双方的通信行为，以便往来的工程函件在核电工程建设中发挥其应有的作用。

关键词：工程函件通信通信渠道通信识别码

1.工程函件与通信

本文中的工程函件是指在核电站工程建设和生产活动中，经过授权人签发的与外部单位互相传递信息的文件。而核电档案类目设置将信函管理与其他十一个类目作为基本大类，可见其重要性。通信是各单位间用作工程通信的由授权签发人签发的正式文件，如信函、文件传递单等。工程函件承担着核电业主与参建单位之间沟通渠道与纽带的作用，是核电项目通信的重要形式，业主与参建单位所有往来文件必须通过批准的通信渠道传递。

另外，通信识别码作为通信的唯一识别标志，由项目代码、通信渠道和流水号组成，也是工程函件唯一的编码。单位之间的函件关系就体现在通信识别码中，其中通信渠道标识出了发文单位和收文单位的双向渠道，收发文单位代码即我们信函工作中通常所说的单位代码。

以上就是核电项目中工程函件与通信之间关系的一个方面，本文基于此展开对核电项目通信管理的概述。

2.通信渠道的归口管理

2.1归口管理责任

核电业主负责通信渠道的归口管理，对项目各参建单位的通信行为进行规范，以便对通信进行识别、归档和检索。同时确保与参建单位间的通信渠道畅通，承担制定通信规则、确定通信接口人、设置通信代码、维护通信信息等管理工作。实践证明，良好高效的通信管理为工程函件的有序收发、办理、检索、存档等起到十分重要的作用。

2.2通信接口人

业主设置通信接口人，对工程函件接口及参建单位之间的通信进行接口管理。为参建单位设置单位通信代码，负责通信渠道管理。具体包括与参建单位进行联系与协调，及时解决工程函件收发管理中遇到的问题，确保通信畅通；对公司内部和外部关于通信传递业务方面的咨询进行答疑。

3.通信的一般要求

业主与参建单位签订合同后，由业主拟定通信代码，并发函告知相关方。对于与业主签订多个合同的单位，原则上由一个授权人签字的通信只建立一个通信渠道，如果不同的合同业务是由不同的授权人签字，可以给予不同的通信代码。

业主应在合同中对参建单位提出通信渠道编码的相应要求，如参建单位应按照业主的通信管理规则进行通信；应由业主拟定通信代码，明确通信渠道。这样按照双方约定的通信渠道和有关规定进行通信，才能确保通信畅通。

具体要求如下：

1)所有通信应使用识别码进行标识,所有回信应注明它所答复函件的通信识别码和参考函件的通信识别码；

2)所有通信应注明标题、合同号、单位名称、日期、页数、附件、通信地址、邮编、电话、传真、邮箱，并由授权人或其委托人签发；

3)所有通信须用合同规定的语言书写。在特定情况下,经有关各方协商同意后按协商后的意见执行；

4)如收文单位需正式通信的纸质文件，发文单位应及时提供；

5)特殊文件除外,所有通信应用A4尺寸的纸张；

6)所有收文单位发现通信识别码重复、断号等情况时均有权以最简便的方式提出质疑，发文单位有义务立即采取纠正行动；

7)抄送给业主的工程函件一般无须另给出收文单位为业主的通信识别码(双方另有约定除外)。

4.通信识别码

为工程函件设置通信识别码有利于业主与参建单位之间传递文件的检索和归档利用，每个工程函件都应有唯一的通信识别码。

列举某核电项目通信识别码的格式和结构：由项目代码、通信渠道(由发文单位和收文单位代码组成)和流水号三部分组成，每部分间用连字符“—”隔开，示例：XXX—AAAA—BBBB—NNNNNN。其中，XXX表示项目代码；AAAA表示发文单位代码；BBBB表示收文单位代码；NNNNNN表示流水号，从1开始。

4.1通信渠道

结构中的AAAA—BBBB表示通信渠道。

4.1.1许可的通信渠道：

通信代码的设置以及通信渠道的建立应得到业主的确认和备案。

许可的通信渠道必须有工程函件授权签字，授权的签字人及其所签文件的类型必须书面告知业主，由业主进行登记备案。未经授权签字人签署的通信无效。然而，每个授权签字人可以将某些工作委托他人负责。此时，授权签字人必须事先就委托他人签字的范围书面通知所有相关的收文方。另外，被委托人的名字必须放在授权签字人的名字后面。

4.1.2无通信渠道的管理

对于与业主只有数次通信往来，或者双方暂时没有签订合同、无通信渠道的单位，通信的编码在业主方进行管理，可设置临时四位通信代码XXXX。发文时，业主对通信进行编码；收文时，也是由业主对收文进行编码，发文单位没有编码管理的责任。但是为了确保发文单位连续发文，函件上应体现发文单位内部编码的连续性。

4.2通信代码

通信代码编码的基本规则：第一个大写字母表示单位的类别;第二、三、四位与单位名称相关,取此单位的英文名称的单词首字母或中文名称的拼音首字母;同时对多个单位发文(2个以上单位)，业主为多个收文单位拟定统一的四位代码。

4.3流水号

流水号是某一通信渠道内各次通信的连续序号，用于标识发文单位针对某一类型或某一工程项目发送给收件单位通信的序号。通常为六位数，置于收文单位的代码之后。

流水号的要求：每次通信的流水号由发文单位给出；流水号不能重复，要连续，出现断号要及时解决补充；不同区间（由前两位数字确定）不同的通信类别；区间范围由业主预先设定，并通知参建单位。

5.通信信息的维护

通信代码确定后，业主负责以工程函件的形式将通信代码、收件人、函件传递渠道、通信规则等事宜通知合同单位或其管理单位，并要求合同单位回函提交其单位收件人、授权签发人、签字范围、信函接口人、电话、邮箱、传真、邮编、地址等信息，由业主登记备案。

各参建单位在通信信息发生变更时，应及时以函件的形式告知业主，业主负责对通信信息汇总和更新，并通过适当途径（如建立通信信息共享平台）共享信息。

业主通信接口人应及时更新参建单位通信信息，建立台帐或录入通信信息共享平台。著录的内容不限于：参建单位代码、参建单位名称、通信代码、合同号、参建单位联系人、单位地址、邮编、传真、电话号码、工程函件接口联系人、单位邮箱等。通信平台应做好优化，供业主内部员工检索查询和利用。

6通信管理的建议

6.1提高通信接口人的业务能力

通信接口人作为业主通信渠道的管理者，在实践工作中对各参建单位的通信信息应有足够的敏感度。在众多复杂的工程函件收发业务中，可熟悉通信规则和单位代码，授权签发人等信息。同时对于变化的通信信息能以最快的速度使公司内部人员共享最新的信息。

6.2优化工程函件管理

一般来说，业主信函管理分为收函和发函管理两个部分。要做到通信畅通，必须使收文和发文两大工作互通有无。在一方收到参建单位通信信息变更的情况下应及时告知通信接口人。通信管理在工程函件管理中有着举足轻重的作用，往往业主的通信接口人也是信函工作的管理者。通过通信识别码或单位代码能迅速检索到某个函件，以及函件之间的关联文件。

具体优化可尝试以下几个方面：

1）以单位代码为首项建立来函回退台帐，计算来文单位某段时间函件的回退率；

2）以单位代码为检索项整理某段时间收发函件的编码，制作收发函件清单，定期与参建单位核对；

3）根据通信识别码的流水号核查断号；

4）优化业主通信共享平台，将通信信息录入业主公司内部网络平台，实时更新，使通信信息达到最大程度共享和使用。

参考文献

[1]核电档案分类准则及编码规则.NB/T20042-2011.能源行业标准.

[2]信息分类和编码的基本原则与方法.GB/T7027-2002.中国标准出版社