数字档案馆建设及对档案管理体制的影响及对策

胡燕辉

胡燕辉

广州南沙围垦开发公司广东广州511400

摘要：二十一世纪是网络信息技术高度发达的时代，现代化互联网技术在各个领域都发挥着不可或缺的作用，已然成为服务大众办公和生活的便捷工具。在此背景下，档案管理的手段和方式也发生了一定的变化，逐渐迈向网络化、数字化。针对这一现象，本文对数字档案馆的建设及其存在的问题进行了阐述，并分析了其建设对地质队档案管理体制的影响，提出了相应的解决策略。

关键词：数字档案馆；建设；档案管理体制；影响及对策

现代信息技术迅猛发展，海量电子文档的出现对档案管理提出了更高的要求，数字档案的研究和建设已成为我国档案业的热点。与传统档案相比，数字档案资料具备诸多优点，给以往的档案管理体制造成了巨大冲击。鉴于此，对数字档案馆的建设进行分析，从中总结档案管理体制的转型策略，以期档案管理能够得到更好地发展。

一、数字档案的含义

从广义而言，数字档案的概念包括二进制编码数字存储、存档信息内容处理、计算机应用、通信和多媒体技术。从数字档案资源和服务的角度提供电子网络检索和服务的档案网络信息系统，相当于一个电子信息仓库，大量信息能够以各种形式进行存储，用户可以通过网络进行访问并获取信息，而且信息的存储和用户访问不受空间限制[1]。

二、数字档案馆建设的要素

（1）根据数字档案的基本网络架构、主要技术路线和软硬件配置的基本要求，整合和构建满足馆藏基础数据和数字档案增长规模的数据管理，并满足数字档案馆的各种管理需求，完善基础设施。

（2）开发或应用具有“收集、管理、存储和利用”功能的数字文件管理系统，实现文件管理各种业务环节的自动化和组网。

（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案目录数据库，逐步开展传统档案数字化转换，积极推进收藏档案管理电子文件，并建立各种数字档案资源库。

（4）运用先进的技术和相关的管理方法，确保可靠的数字文件信息资源和长期可用性，减少数字文件对软硬件的依赖，使数字文件具有原创性、可信性和长期性。

（5）采用多种技术手段，针对不同的使用对象，通过不同渠道，分层共享档案信息资源，方便快捷地满足各类用户的需求。

三、数字档案馆建设过程中出现的问题

四、数字档案馆对传统档案管理的冲击

数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化、档案管理的现代化和档案利用的网络化。数字档案的新内容、新方法和新系统将不可避免地对现有的文件管理系统产生影响。

（1）基于传统的文件业务功能分配

原始档案在组织建设中的基本立场在于现有传统档案工作所涉及的主要问题。档案工作者已经习惯了被动的工作方法，但随着数字档案馆建设的出现和发展，人物档案将不可避免地涉及档案的各个部门。数字档案的建设不再是档案技术工作的必要条件。

首先，归档过程有了新的变化。传统档案的归档通常在档案馆内完成，无法再修改从当前业务系统转移到档案馆资源中心的数字档案。档案馆必须建立专用的网络系统、存储系统、管理信息系统和其他硬件环境，以便进行检查和存储。为了管理和阅读数字文件，为了做好归档电子文件的工作，档案管理员需要提前参与整个系统的设计和需求分析以及系统实施阶段，并从文件的角度提出合理的建议和管理意见。档案环境积极与相关行业系统的外部系统进行通信，不再保持一贯“坐等”风格。

（2）以控制系统设计理念为核心

档案与其他文献信息的区别在于档案内容的机密性限制了档案信息的交换，阻碍了普通档案用户的合理要求。我国过去的档案管理系统是基于控制的设计理念，管理系统的设计重点是如何防止文件信息的泄漏。数字档案建设的最大意义在于实现以档案实体为核心，以档案服务为核心的管理理念。它可以借鉴网络技术，提高档案的使用效率和使用的灵活性，而不仅仅是在原有的管理理念的指导下，文件实体的存储和组织将得到升级。因此，充分发挥数字档案在为大多数档案用户提供利用和提供服务方面的优势，是构建数字档案的正确含义。档案馆建设的目的是“两个基地，一个中心”。即档案保存基地、爱国主义教育基地和档案信息服务中心。时代要求档案从封闭到开放，档案的功能必须从档案保存，档案借用和技术管理转变为保存，借贷，技术管理和开放。档案工作概念的变化导致原始控制的变化成为核心系统设计理念。另一方面，数字档案也将档案管理员从传统的手动管理模式转变为计算机管理[3]。

（3）更新管理概念

数字文件管理系统应具有“收集、管理、保存和利用”四个基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份和恢复及其系统。

数据安全维护等功能。数字文件管理系统还应采取必要措施，确保收集数字文件信息，特别是通过提交电子文件形成的电子文件信息是可靠和可用的。根据信息开发和文件管理的要求，可以集中和扩展数字文件管理系统的功能。

档案馆的工作不仅仅是组织和保存档案，档案馆也不仅是信息的集中存储场所。从工作到监护，被动服务到主动的方式是档案价值的必然要求。数字档案将进一步促进这一点。实现这一概念，利用存储在库中的数据平台为广大用户服务，文件管理系统也应该适应这一概念的转变。虽然数字档案的建设需要文件管理系统的开放性，但电子文档的管理方法不再遵循传统纸质文档的管理模式。

五、信息时代背景下档案管理体制应对举措

基于信息时代的视野下，档案管理体制深受数字档案的影响，受到了一定程度的冲击。因此从以下几个方面提出应对举措，以提升档案管理水准[4]。

六、结束语

数字档案馆的建立是信息化时代的产物，它的出现不可避免的对传统的档案管理体制产生了冲击，深刻地影响着档案管理的方式和手段。对数字档案馆的建设进行分析，从其对档案管理体制的影响中寻求应对举措，希望能够促进档案管理水平的进一步提高。

参考文献：

[1]邓启飞.分析建设数字档案馆对档案管理体制的影响和解决措施[J].中国培训，2017：94.

[2]徐冲，袁之荣.网络环境下的数字档案馆建设[J].兰台内外，2017（3）：34-34.

[3]熊延萍.北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读[J].北京档案，2017（4）：4-6.

[4]郑丽媛.企业数字档案馆平台建设问题及解决对策[J].办公室业务，2017（14）：45-45.