现代信息技术对企业档案管理的影响与对策段鹏飞

段鹏飞

段鹏飞

（神华中海航运有限公司北京100011）

摘要：企业档案管理工作的信息化，是企业档案管理工作的重大突破。信息化技术的使用，将纸质档案转变为数字档案信息，而档案管理工作中，如资料的搜集、检索、处理、存储、加工等一些列信息的输入和输出过程，通过信息技术将变得更加具有准确性、规范性和便捷性。文章结合工作经验，浅谈现代信息技术对企业档案管理的影响与对策。

关键词：现代信息技术；企业档案管理；影响及对策

现代社会，随着信息技术的发展，以互联网为代表的信息技术已然全面而深入的渗透到社会生产运行的各个方面、领域。信息技术和人们的日常工作、生活紧密相连起来，在企业的经营过程中也得到广泛的应用和普及，其中也包括企业的档案管理工作。信息化技术的应用，对企业的档案管理工作带来了影响，在工作中也出现了一些问题，因而在档案管理工作中，需扬长避短，切实推进档案管理工作的信息化建设，为企业发展奠定坚实的基础。

一、现代信息技术对企业档案管理的影响

（一）对企业传统档案管理方式产生冲击

现代信息技术对企业档案管理工作的影响十分广泛，而对企业传统档案管理方式的冲击最为深远。不难想象，传统的企业档案管理模式，在档案资料的搜集、整理、加工、存储、应用等方面，与档案管理工作的信息化方式大相径庭。当企业档案管理工作人员，已经习惯于某种工作模式时，突然转变了另外一种全新的工作模式，势必让人难以接受。信息化的档案管理工作，因其将使用到各类信息技术，而档案管理人员未必能够熟练掌握这些信息技能，由于工作方式的陌生感和不适应性，工作人员在心理层面对信息化的档案管理工作怀有排斥、抵触的情绪，继而影响到档案管理工作的正常开展。

（二）对传统档案管理人员素质带来挑战

加强档案管理人才的培养，是完善企业档案管理信息化的重要举措，同时也是提升企业档案管理工作效率的必要条件。技术的创新和设备的现代化，自然是企业档案管理工作实现信息化的重要载体，但档案管理人才的培养更加重要，在整个档案管理工作中不可替代，也不可或缺。在实践工作中，不少企业对于档案管理十分重视，引进了大量现代化设备，但由于缺乏相应的人才队伍，档案管理工作难以发挥出应有的工作成效，甚至不进反退，在传统档案管理与信息化档案管理之间徘徊，致使档案管理工作出现了更大的风险与漏洞。

二、完善企业档案管理信息化的对策

（一）改革档案管理工作思路

思想意识是个体行为模式的指南。要完善企业档案管理的信息化，其首要前提即是改革档案管理工作思路，实践全新的档案管理工作理念。档案管理工作效率的提升，不是某一环节或某一档案管理工作人员所能促成，必然需要通过合理的管理理念，从全局的角度来促进企业档案管理工作的变革。档案管理工作要实现现代化的管理与信息化的运行，不是短期内所能速成，改革企业档案管理的工作思路是起点，而档案管理工作是否能够完成本质上的转变，则依赖于改革后的工作思路能够坚定不移的坚持到底。现代社会，企业之间的竞争变得越来越激烈，绝不大部分企业均紧跟时代发展的步伐，积极进行改革创新，强化企业的内部凝聚力和向心力，从而提升管理质量。改革企业档案管理工作的思路，是企业改革的重要组成部分，而工作思路改革的重点应侧重于以下方面。其一，扩展档案管理工作范畴。企业的档案管理工作不应只局限于记录、存储企业资料这一层面，其功能价值应拓展延伸，工作空间应尽可能放宽，使档案管理工作与企业运行的各个部门和经营活动深度融合在一起。其二，信息化档案管理，在改革工作思路时，不能闭门造车，应放开怀抱，积极吸取其他企业、单位的管理理念和思想。他山之石，可以攻玉。广泛吸取管理经验，博观而约取，才能稳步推进企业档案管理工作的信息化发展。

（二）制定科学的管理标准

完善企业档案管理工作的信息化，需要摒弃传统的管理模式，制定出科学的管理标准，并将其严格执行，形成常态化的档案管理新模式。现代社会，档案管理工作的信息化是档案事业发展的必然趋势。从根本层面来说，完善企业档案管理的信息化，其宗旨在于服务于企业，促使企业能够整合、利用更多的资源，以提高企业在市场上的综合竞争力。为此，作为领导者，应敢于打破常规，推陈出新，结合企业的实际情况与信息化档案管理工作的属性、特征，制定出科学合理的管理标准。具体工作中，一方面要不遗余力的将档案管理工作细致化，让档案管理运行的各个方面、步骤、环节、程序，均能够有条不紊的展开。建立信息沟通反馈机制，当企业档案管理工作出现问题或受阻后，能够第一时间反馈到企业的领导层，并快速做出反应，提出对应的解决方案，以确保档案管理工作有序的进行。另一方面，应实施档案管理的“责任制”，每个档案管理人员均需要各自的岗位职责、内容，坚守岗位，认真负责。加强监督，对于工作疏忽的档案管理人员，应给予相应的惩罚；与之相反，工作出色的档案管理人员，应按照既定管理条率给予奖励。作为档案管理部门领导，要善于总结档案管理工作经验，反思工作中出现的不足，因地制宜的推行信息化档案管理措施，确保每个环节都能够提高档案管理的效益。

（三）扩大档案技术设备投入

俗话说：“工欲善其事，必先利其器。”完善企业档案管理工作的信息化，自然不能缺少相应的档案信息化技术设备投入。档案管理工作所需的技术设备，可分为硬件、软件两大类型。硬件方面如计算机、存储设备、安全设备、网络设备等等；而软件方面则视企业档案管理的具体需求而具有差异性，但基础的信息资源数据库、操作系统、维护系统、管理系统等核心组成部分不可或缺。整体而言，企业档案管理工作的信息化，构建在系统性的软、硬件基础之上，而服务于各类硬件、软件的其他辅助性设备也在工作中多有涉及，需要进一步加以补充购进。企业发展的越大，档案管理的工作量与日俱增，因而所需的设备需要定期的加以维护和更新。作为领导者，应结合企业的实际情况，有意识的扩大档案技术设备的资金投入。从长远的角度出发，为了企业后期战略目标的实现，针对性扩大档案管理工作的技术设备十分必要。在扩大、引进了各种类型的技术设备后，并不能表示档案管理工作完全进入了信息化领域。二十一世纪，是科学技术飞速发展的大时代，档案管理工作的技术设备，需要定期加以检测、保养、维护和更新，从而最大限度发挥出信息设备的使用价值，降低企业不必要资金浪费，而这同时也可锻炼工作人员的管理能力和组织能力。

（四）加强档案管理人才培养

为了进一步实现企业档案管理工作的信息化，应立足于人才队伍培养的角度，以人为本，重视人才，挖掘人才，培养人才。在具体工作中，作为企业的领导者，应制定出长期且科学的档案人才培养计划。十年树木，百年树人。技术和设备的更新十分迅速，但人才的培养必须循序渐进，踏踏实实，一步一个脚印的展开。信息化档案管理，对于档案管理人才的培养，应从两大方面切入。其一，专业基础知识。信息化档案管理与传统档案管理有很多方面的差异性，但殊途同归，其目的均是为了提升档案管理工作的质量和效率。为此，在人才培养过程中，无论是企业新引进的企业管理人员，亦或者是具有丰富工作经验的企业管理人员，均需要不断强化员工们的档案管理基础知识。其二，夯实信息化操作技能。信息化档案管理工作，使得档案管理人员不能缺乏良好的信息化素养。为此，企业应积极邀请档案管理专家来开展活动讲座，传授新兴且高效的档案管理信息化技巧、方式和工作理念。鼓励、引导档案管理人员相互交流沟通，彼此帮助，分享经验。企业要做好定期考核，并将其与人才队伍的绩效相互关联起来，从而保障培训人员的参与积极性和自主性。

三、结语

企业应顺应时代的发展，顺势而为，全力投入到档案管理的信息化进程之中。档案管理工作的信息化，必然会对传统档案管理带来冲击和影响。但是，从长远的角度看待，档案管理工作的信息化，是档案管理工作发展的必然，同时也有利于企业内部各项工作的开展。为此，在工作过程中需要一个转变、适应的过程，采取积极的措施，使档案管理工作能够更好地为企业发展服务。

参考文献：

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