新形势下事业单位档案数字化管理工作探讨

王淑楠

（国家知识产权局专利局专利审查协作天津中心天津300304）

摘要：档案的收集整理非常繁琐，当今新信息技术正在推动社会的迅速发展，这说明新信息技术具有很大的发展优势。它已经应用于许多环节，把档案管理作为事业部门管理中的重要组成部分，利用新信息技术强化档案的管理。借助信息技术档案的收集整理工作可以带来新的活力。档案在社会信息资源体系中占据重要地位，在信息时代发挥巨大作用。古老陈旧的档案的管理方式例如档案的收集、整理、存储和利用方式，非常难以适应社会迅速发展的节奏和高效率的利用要求，也难以保障档案信息资源永久保存的有效发展。

关键词：新形势下；事业单位；档案；数字化管理

档案的收集整理工作已经渗透到各个行业，过去在档案管理和检索的过程中，档案管理部门会占用大量的空间，造成档案管理的不便。在档案收集整理过程中应用新技术很好地解决了档案管理的问题，促进了档案管理的发展进程实现了档案信息管理的高工作效率。文件已经变成为档案，电子文件变成为数字档案，新技术应用于档案促进了档案管理的深刻改变。数字化管理应用于档案管理服务已成为社会发展的主流。

一、事业单位档案数字化管理的优势

1.1提高了档案收集整理的工作效率

在信息技术出现之前传统的档案收集整理模式繁琐、易出错，尤其不方便，手工方法耗费大量的人力花费较多的金钱往往得不到较好的效果，极大地影响了工作效率。通过使用大型计算机，档案可以直接在网络上进行分类。在信息技术的帮助下，档案的收集、整理、处理、分类、细化、分析和整理信息的过程，减少了纸张的使用减少了数据丢失的可能性，使检索和分析更加方便快捷。数字化管理和现代化设备使通信畅通，只需要一个小的U盘就可以轻松地取走大量的数据方便快捷。

1.2文件的保存更安全

档案应该体现其最大的价值质量起着关键作用，这可以通过使用信息技术来实现。在当今信息化迅速普及的时代背景下，信息资源共享已成为企业发展的重要组成部分，对社会的发展起着十分重要的作用。加强信息化档案管理实现信息资源的共享，应成为档案信息化最重要作用。首先统一印制的档案书法清晰整齐，便于借阅，其次在档案管理中利用计算机技术对档案卷进行打印，不仅充分体现了办公自动化，而且实现了无纸化办公。

1.3提高档案利用率及效果

我们利用网络平台进行宣传，该平台能够接收档案宣传信息节省了时间和精力提高了工作效率。档案信息数字化管理技术应用后，容易打破档案管理工作的局限性。运用了较为完善的档案管理方法，相关人员可以仔细处理、识别、筛选和筛选档案信息。在信息技术的应用中我们可以找到一种更有效的工作方式，减少数据丢失的可能性，对数据信息进行综合管理使文件管理可持续。

二、数字化管理在事业单位档案管理中的应用

2.1收集整理和归纳分类

收集整理是计算机信息技术档案管理的基础。在这个过程中档案管理人员需要具有较高的知识水平和先进的技术，动手动脑勤奋脚踏实地，平时深入信息的及时获取收集和整理这是一项非常重要的工作。只有掌握数据并准确输入计算机，才能发挥计算机应用的作用，否则档案管理的计算机化是一个空谈。归纳分类是新技术档案管理的关键，计算机档案管理人员在收集档案数据的过程中有时收集的数据不完整，这就要求档案管理人员对收集的数据进行仔细筛选、分类、处理和组织，这是实施计算机档案管理的基础，是实现电子计算机档案管理的最重要的一步。

2.2查询和提取

这是计算机信息技术档案管理的终极目的。之前工作者做了大量的工作，对信息的收集、整理、归纳和分类。它的终极目标是将收集到的数据和信息输入计算机方便以后的查询和提取。只有当这些数据存储在计算机中时，计算机才能在文件管理中发挥更好的作用。利用计算机存取大量文件可以方便快捷地检查情况，从而保证工作安全、高效、顺利进行。运用新技术准确接收定期组织数据，方便、快捷、高效地检索数据是我们建设部门的良好后勤和助手。

三、数字化管理在事业单位档案管理工作中存在的问题

人事档案信息管理设备不完善。比如在人事信息档案的管理当中需要一些硬件设备，只有完善的基础设备才能保证人事信息的传递和贡献。通过调查发现我国许多部门人事信息档案管理中的硬件设施不全，影响了企业人事管理的质量，也在一定程度上严重制约了企业的和展。人事信息档案管理的工作人员素质普偏低，在档案管理过程当中人仍然是档案管理的主体，目前我国许多部门人事档案管理工作人员的技术素质普遍较低，难以胜任档案管理工作。人事档案的管理出现了麻烦，甚至有些管理人员会不怀好意操作，严重影响人事信息档案管理的质量。

四、解决措施

4.1完善管理的基础设施

完善事业单位数字化管理的基础设施是档案管理的重要前提，是实现信息共享的重要基础。因此，在企业人事档案管理过程中，管理者必须认识到档案管理的重要性，加大投入购置先进的人事档案管理设备，同时要创新管理技术加强管理基础设施。在信息时代档案管理包括纸质材料和电子文件的管理，档案管理部门应将纸质材料和电子文件的收集与共享作为档案管理的重点，将信息的存储和信息的重新开发利用作为档案管理的重点。在管理当中应该制定严格的管理制度。管理范围扩展到全国实现信息的共享。

4.2注重对相关档案管理工作人员的培训

档案管理人员素质的提高会直接影响档案管理的质量。加强档案管理人员的实践和沟通，培养档案管理人员必须加强档案管理人员的继续教育，使他们能够掌握新的知识和技能以适应时代的需要。首先档案管理人员必须熟悉信息模型中各种软件的使用，其次档案管理人员必须增强创新意识和创新方法，使信息技术能够把高校档案的收集整理工作引向一个新的高度。最后档案管理员必须熟练使用计算机和各种现代办公设备制作、使用和维护电子文件。

五、总结

总之，在信息系统中档案作为一种重要的信息资源，有重要的地位和作用。在信息管理中数字化管理具有手工管理无法比拟的优点，这些特点极大地提高了管理的效率，也是档案部门科学规范管理与世界接轨的重要条件。搞好档案管理，实现档案管理资源共享，实现档案管理信息化，可以使档案信息与最新技术的结合顺畅，与世界同步。

参考文献：

[1]袁秀华.新形势下事业单位档案数字化管理工作探讨[J].科技信息,2016(21)

[2]王晓燕.新媒体技术在推动档案数字化管理进程中的应用分析[J].中国培训,2016(18):95-95.

[3]张晓伟.新形势下事业单位档案数字化管理的应用分析[J].新媒体研究,2015,1(14):41-42.