大数据时代对档案管理发展的思考周广银

周广银

关键词：大数据时代；档案管理发展；思考

1大数据时代档案管理工作的机遇

1.1促进档案管理变革创新

就目前社会发展的情况来看，档案工作可以归结为管理和应用两大部分，基于管理和应用的需求与要求可以归纳为八大环节。在档案管理与应用的每一个业务环节上，始终无法离开“卷”和“件”这种基础单位。大数据所具有的碎片化、非结构性特征，某种程度上弱化了以“卷”和“件”为基础的档案管理，提高了档案管理工作中对智能化、数字化、多样化等现代科学技术的依赖程度，促进档案管理技术变革，使档案信息管理与应用不再受时间与空间的双重限制。档案信息资源将被置入更加广阔的领域中管理、处理、传输和利用，从而提高了档案管理工作的整体效率与效能，提升了档案服务水平。

1.2加速深化民众档案意识

新时代带来了新发展，档案事业从传统的“国家模式”逐步转变为新时期的“社会模式”，成为档案管理的行动指南，是引领档案工作创新发展的风向标，不仅是档案管理部门内部变革与创新的需要，更是推动社会高速发展的诉求，同时也是外部环境驱动的结果。大数据时代的到来，使上述变革与外部驱动条件更加便利，为档案事业的总体转向带来了新契机。海量档案资源有利于民众多方位提取他们所关心的信息，给生活带来便利，但同时面临甄别信息的重复性和时效性，因此，依托大数据技术深度挖掘档案信息的价值，能够进一步加速深化民众档案意识。

1.3档案管理质量得到保障

传统的档案管理一般运用纸质版的资料进行保存，其抵抗风险的能力较差，一旦档案室出现火灾或者水灾后，纸质档案无法进行安全的保存，并且纸质档案存储一定时间后会发生字迹模糊、纸张破损等。这一系列的问题在大数据时代下都是不存在的，仅通过少量的电脑存储空间便可将全部档案进行分类汇总。

1.4档案管理效率明显提高，管理成本逐步减少

大数据可以同时进行大量数据的统一处理工作，因此在档案管理数据处理过程中，其优势较为突出。一方面，很大程度上提高了数据处理的效率；另一方面，明显地提高了档案管理工作的效率。随着各行各业的档案数量越来越多，运用传统的纸质材料进行档案的保存工作成本较高且所需的保存空间较大；而通过大数据进行档案的存储工作，不仅可以将大量数据准确无误地保存到数据库中，还可以节约存储时间以及降低档案的存储成本。

2大数据时代档案管理工作的挑战

2.1档案管理环节处理面临挑战

大数据时代的到来，使档案信息载体发生了深刻改变，已经由之前的传统信息形态与传播方式转向了将信息系统作为驱动的发展方向，信息系统正在成为现阶段各类档案信息资源生成、处理、储存、流转的平台。换言之，大数据时代中档案信息的形成、分类处理、流转移交、保管利用等业务流程都是在统一化的网络平台上无缝连接的，对信息系统开发和应用非常必要。在大数据技术的支持下，档案信息的数量呈现几何增长的态势，面对海量化的档案信息，开展传统立卷工作就必须投入更多的人力和物力，传统的逐份鉴定模式鉴定档案已经不能适应现代社会的发展。在大数据碎片化、非结构性特征下产生的档案信息，载体更趋于多样化，如图片、音频、视频等不同格式的电子档案。同时，随着政府开展无纸化办公，政务信息通过电子文件进行传输，对网络信息技术以及电子计算机的依赖程度逐渐提高。多样化的电子档案为档案信息利用提供了丰富的载体资源，丰富了档案信息的传播方式。

2.2档案信息安全问题成难点

大数据时代的到来，使人们获得档案资源的途径逐渐拓宽，然而在开放性、共享性极强的网络世界中，数据与档案信息的安全问题是不容忽视的难点。这一挑战形成基于多方面原因，不仅包括理念层面的因素、技术层面的因素，同时也涉及法律法规方面的因素。从国家这一宏观维度来看，带有密级的档案信息泄露无疑会对国家造成巨大损失，严重将影响国家安全与社会安定团结。从公民这一微观层面来看，个人隐私信息泄露或者被不法分子恶意传播，将会给公民的正常生活与工作带来严重影响。然而事实表明，在大数据时代，无论是国家级的档案信息，还是公民个人的档案信息，都存在被传播、窃取的可能。现阶段，大数据时代确保档案管理数字化档案信息的绝对安全已经成为人们集中关注的问题。

3大数据时代档案管理工作的发展策略

3.1加强运用大数据进行档案管理的高端人才培养

大力培养应用大数据进行档案管理工作的高端人才。传统的档案管理工作人员在大数据知识领域的业务能力较差，若仅对于档案管理系统进行更新工作，而缺乏专业的管理人才进行系统的具体操作，致使管理系统应用效果不能全部发挥出相应的作用，导致档案管理效率低下。因此，加强运用大数据进行档案管理的高端人才培养对于档案管理工作十分重要。人才是一切工作的开端，大数据时代下对于人才要求也同样严格，对于档案管理人才的培养一般从以下几个方面着手开展：一是政府鼓励高校对于多样化专业的开展，如信息技术与档案管理学交叉学科；二是学习国外高端档案管理技术人才培养模式；三是投入大量资金进行人才培养，人才的大量培养需要以资金作为物质保障。

3.2全面优化档案管理人员的构成，为工作引入新生力量

通过对于档案管理人员结构进行相应的优化工作，为管理工作注入新的力量。目前，我国的档案管理工作人员主要的结构形式为：老龄化严重、中年人员较少、青年力量几乎没有。产生这一现象的主要原因是，我国对于档案管理工作不够重视，致使档案管理者在社会人群中处于弱势地位，因此几乎没有年轻人愿意从事档案管理的工作。大数据时代对于人才的要求十分严格，若没有专业化人才参与工作，实现信息化发展的可能性为零。所以，在大数据时代下，应注意全面对于档案管理人才结构进行优化，将老龄化严重、中年人员较少、青年力量几乎没有的人员结构逐步优化成为以年轻人为主力军、中年人进行辅助、老年人适当参与的档案管理员的构成模式。

3.3加强大数据时代背景下档案管理的安全性

大数据时代的档案管理安全性问题一直是备受各界关注的话题。目前，虽然大数据时代的到来，使得档案的管理工作更加便捷高效，管理的成本也明显降低，与此同时，大数据时代致使重要档案数据失窃概率明显增加，档案管理数据具有高风险性，因此，档案管理的数据安全问题十分重要。信息化时代下的数据档案可以通过一个小小的储存卡就可以解决一系列问题，保存优势十分明显，但数据丢失风险也进一步加大，例如电脑病毒、存储卡芯片损坏，所以，大数据时代背景下档案管理工作的安全性应给予高度重视。档案管理的工作人员应进一步增强档案数据的安全保护意识，以免在工作中将电脑病毒带入档案管理数据过程，造成重要数据的丢失或者盗取。此外，政府可以出台相关的档案管理的具体工作细则，避免操作流程不规范导致数据的破坏。

4结语

基于此，在应用云技术的过程中，档案管理人员必须树立大数据思维，以现代信息技术、大数据技术、云计算技术等加快档案管理信息化建设的步伐，积极提高档案管理的时效性与总体水平，满足广大人民群众的档案服务需求，推动社会全面发展。

参考文献

［1］李宇.机遇与挑战:大数据时代档案工作的坚守与创新［J］.兰台世界,2018(4).

［2］吴伟宁.大数据时代档案工作的机遇、挑战与应对策略［J］.档案天地,2015(5).