创新医院档案管理促进医院档案工作的发展

黄恩梅

（福建省漳州市医院福建漳州363000）

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1007-8231（2016）17-0204-02

医院档案管理工作必须适应医院管理现代化的要求，创新管理环境、管理系统、服务工作。管理环境是基础，管理系统是手段和途径，服务工作是目标，只有创新，才能实现医院档案管理的现代化，更好地服务于医疗、科研、教学等工作。

1.管理环境的创新

管理环境就像土壤，管理系统就好比树的枝干，而服务工作就是树枝上的枝叶、花朵和果实。没有好的土壤，长不出茁壮的树木，也就结不出好的果实。我们应努力为医院档案管理营造良好的管理环境，构建规范的管理体系，提供优质的服务工作。

1.1更新观念，实现管理理念现代化。

正确的现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化全局均具有重要的指导意义。档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战，都亟待档案工作者不断学习、不断地创新。我们要有充分的思想准备和技能准备，以新的观念去迎接新的挑战，努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变，从过去传统的手工型向现代化管理型转变，建立资源优势、公共文化等档案管理新理念。

一方面，档案管理人员必须着眼于现实，不断创新档案管理的理念，提高自身素质和工作水平，自觉加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。另一方面，广大医务工作者应提高对医院档案管理的认识，尤其是信息科、医教科、人事科等职能科室的兼职档案管理人员，要具备一定的档案管理意识和技能。医院档案管理滞后于医疗等方面管理，主要原因是缺乏档案意识。由于档案工作的作用是间接的，没有显著的经济效益，所以，难以被重视，医务人员普遍缺乏档案意识，有的甚至不知道什么是档案，致使文件材料在实际工作中外流，甚至丢失、损坏，导致档案工作的整体效果并不理想。档案工作要得到各级各类人员的理解与支持，就需要改变档案管理各自为政的固有观念，又需要档案工作人员具有综合档案知识和技能，利用多种形式宣传档案法规、宣传档案目标管理的重要性和必要性，提高职工的档案意识。

1.2加强硬件建设，促进管理技术现代化

随着信息社会的到来，现代科技发展的不断进步，传统的档案手工管理很难适应现代医院建设发展的需要，医院档案部门应投入必需的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理，发挥现代科技的优势提高工作质量和效率。根据档案馆室建设标准，配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房，购置工作必备的计算机、复印机、装具、档案密集架；解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控器等设备装置，为目标管理工作创造物质条件。同时，选择适合医院档案管理的软件，并在档案工作人员中开展计算机培训，以掌握档案计算机管理运用技术，提高档案现代化管理水平。

2.管理系统的创新

在为医院档案管理努力营造良好的管理环境的基础上，还应积极构建规范的管理体系，在吸取既往经验的基础上，充分利用现代科技的优势，用科学发展的眼光对原有的体系进行完善和改革。

2.1完善制度，规范管理

建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。随着信息时代的来临、科学技术的飞速发展，一些档案管理制度需要进行修改和完善，可将档案工作的“三纳入”、“四同步”管理(即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围；与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步)列入规章制度，付诸实施。制订和完善医院档案管理实施办法等制度；制定电子文档、零散文件收集归档制度；明确档案工作职责范围及专兼职档案人员岗位责任制；完善医院档案的收集、整理、保密、保管、归档、利用、鉴定、销毁、统计、库房管理、档案的补充修改等项制度，将档案管理工作正式纳入医院工作议事日程，全面系统地步入规范化、制度化管理的轨道。

2.2创新管理手段，实现档案网络化管理。

医院档案科学化管理，不是各门类档案简单集中的保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、制度化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题。档案管理的现代化形势，迫使档案工作人员要采用系统工程、网络技术目标管理等科学的管理方法。

计算机是现代化管理手段必不可少的工具。用计算机管理医院档案方便利用者及时查找、利用和阅读，节省人力、物力和财力，提高工作效率，又可以减少档案的有效占用空间，保存信息方便简单，也提高了保密工作水平。计算机的储存量大而且可以编排文件分类、主题等目录，检索系统方便快捷。因此，医院要从实际出发，创造条件，结合医院电子病历的使用和医院信息管理系统以及电子文档的普及，充分利用计算机管理的优势，对医院档案实行计算机网络化管理，实现档案管理的自动化、网络化、现代化。

3.服务工作的创新

医院档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值和社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门可以通过网络信息系统，扩大信息来源，及时准确的收集和整理各类信息，注意各种信息的积累，使医院档案内容得到进一步丰富，把被动服务转变为主动服务，拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式，从而实现医院档案管理的信息化。

3.1扩大服务范围，充分利用档案资源

医院档案部门要充分应用科学技术，多渠道、多途径地开发档案信息资源，将档案管理范围进一步延伸，让更多有重要价值的科室档案纳入归档范围，建立档案信息开发网络，利用网络环境和设施开展各项网络档案信息服务。在不涉及单位机密、不影响个人隐私的前提下，尽量向本单位甚至社会开放更多档案资料，实现更多档案资源的共享，让档案为医院发展服务、为社会公众需要服务。同时，借助于录放机、多媒体电脑技术等手段，可以使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得积极效果。医院档案部门要适应新形势的要求，适应日益增长的社会需要，扩大服务范围，摆脱单纯的业务观点，积极、主动地为医院人员、患者及社会公众提供多角度、多层次的服务。

3.2创新档案服务方式，提高档案利用价值

在档案工作由传统向现代的转型时期，传统档案服务方式与现代档案服务方式之间并非是“脱胎换骨”，而是“相辅相依”。在传统与现代档案服务方式之间呈现出强烈的互补性，正确处理两者间的相互关系有益于档案资源的共享。根据社会对档案需求发展演变的客观趋势，在不断优化传统档案服务方式的基础上与时俱进地促进档案服务方式的创新：

（1）档案信息加工服务。随着社会的发展，档案利用的凭证性需求已不再占据绝对的主导地位，历史、经济等主题性档案需求日益增长。档案部门可以根据利用者的不同需求，利用自己占有档案资源，快速进行档案信息加工的能力优势，有目的地将各类档案资源予以归纳整理、组合，为利用者提供完备、充实的档案信息服务。

（2）档案咨询服务。档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”、“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务、提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。医院档案部门可以根据社会对医疗档案信息的关注，建立相应的咨询形式，满足社会的不同需求。

（3）现行文件阅览服务。在档案馆建立现行文件阅览服务中心是档案部门极富创新精神、最具时代气息的服务措施之一，是对传统档案馆工作范围的突破，也是今后相当一段时间内档案部门克服档案信息滞后的弱点，推动档案资源共享的有效途径之一。医院也可以引入现行文件阅览服务的方法。当然，首先要建立相应的制度。建立健全以之相适应的规章制度，使现行文件阅览服务逐步走向规范化、制度化的健康轨道，是做好现行文件阅览服务的前提和保证。作为档案工作者，要树立全心全意为人民服务的思想观念，一切从人民利益出发，以群众满意高兴为标准，做好现行文件阅览服务工作，为广大群众的需求提供优质服务，使之真正成为广大人民群众的服务中心，完成时代赋予我们的光荣使命。

（4）此外，诸如档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门，也可在一定范围内采取有效的措施，挖掘档案信息资源，为全院各项工作主动提供信息服务，利用档案积极开展编研工作，为临床、科研、领导决策提供主动服务，收集利用反馈信息，了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率，以此提高医院各项工作的效率、提高医院社会效益和经济效益。