数字化管理在文化系统档案的应用

王馨

甘肃省兰州市安宁区文化馆甘肃兰州730070

【摘要】信息化已经成当今社会发展的必然趋势，传统的纸质档案管理存在保管成本高、保存年限短、易磨损、查找困难等弊端，已经不能满足现大数据时代的需求。本文对档案数字化管理做出了简要叙述，阐述了数字化管理在文化系统档案的必要性和应用，最后对提高文化系统档案数字化管理水平提出了有效措施。

【关键字】文化系统;档案管理;数字化管理

1引言

档案是个人、组织、机关在在社会活动中形成具有保存意义的音像、文字、图表及其他各种形式的历史记录。随着现代信息技术的发展，当前计算机技术、人工智能技术、存储技术以及网络技术都为文化档案的数字化管理提供了技术的保障。数字化管理相对与传统的纸质档案管理具有成本低、检索方便、保存年限长、保密性高等特点。能够有效的提高文化档案管理的效率及作用。

2文化档案数字化管理的特点

档案的数字化是指利用计算机技术、OCR技术、多媒体技术数字摄影技术、数据库技术等一系列高科技将档案资源转变为档案信息的数字化，并以网络化和数字化的方式进行联结、存储。微缩、底片压缩是目前许多档案馆所采取保存档案信息的存储载体。这样的形态只使用于传统的管理和传播方式。而对于档案信息的数字化管理，具有检索方便、寿命长、存储量大等优点。随着信息技术的快速发展，现如今政府的管理工作对信息资源、信息技术和信息产业越来越依赖，计算机也成为了政府部门管理存储信息的重要手段。使得信息档案的经济价值、社会价值都得到实现。对档案的传播、管理和使用具有重要的作用。

3文化系统档案实现数字化管理的重要性

文化系统是指从事文化宣传、文化教育、文化传播等相关工作的统称。在文化系统中，数字化管理不仅可以使工作强度减小，提高工作效率，更可以通过各种方式来表现数据内容。在传统的档案管理中，传统人工的方式来管理档案，这种管理方式不仅效率低、保密性差，同时给档案的更新、查找和维护带来了很多不便。数字化的档案管理可以让档案在计算机技术的支持下实现自动归档、检索和查询。这样一来不仅可以降低成本费用还可以减小工作强度，使得数据以最佳的方式进行存储、做到图文声的结合。通过数字化的管理使得档案的信息更加详细、有效的提高了工作的效率。

4文化系统档案管理数字化应用

4.1文化系统档案分类

按部门来划分可以分为人事类档案、广电类档案、审批类档案、文艺类档案等。按照日常的流程划分可以将档案分为待阅文档、已阅文档和归档文档。档案还可以按文字、视频、音频、年份来进行划分。将档案进行分类有利于档案的检索和管理。

4.2文化系统档案管理数字化

目前档案管理的模式主要是采用档案工作电子化进行的方式，包括档案的手机接收、整理、利用、保管等。当前电子设计档案是以纸张为主的主要存储介质，这从根本上阻碍了档案的利用率。

做好对计算机系统及数字设备中形成的对数据的采集、归档、管理和存储工作，文化系统档案中应用网络技术和数字化技术，实现数字载体替代纸质载体，并且能够在网络中进行传输，完成文化系统档案的数字化建设。通过数字化建设实现文化系统档案集中存储并通过数据库技术进行整合，将运来不同载体的文化系统档案资源转化为数字化信息，对已有声像、纸质及照片等档案进行数字化处理。建立科学的、适用的文件归档，利用和保管的管理系统，坚持文化系统档案数字化化建设。

5提高文化系统档案的数字化管理水平的有效措施

5.1全程控制档案数字化

在档案的数字化过程中，要对其进行全面的质量检查和控制。数字化之前的档案整理检查和数字化之后的数据质量工作和图像都要进行严格的控制，只有这样才能保证文化系统档案数字化可以有效、有质、有序的进行。

5.2加强人才队伍建设

为了适应文化系统档案数字化管理工作的需求，就要对相关的工作人员进行定期的技术培训和素质教育。在提高他们的专业技能的同时还要提高他们的职业素养。文化系统档案的数字化管理是知识密集型工作，在要求相关管理人员具有高技能的同时还需要有较高的素质。只有工作人员的综合能力经过考核，才能在后期的工作中经得起各方面的考验。因而建设和培养一支数字化管理人才的队伍是是非有必要的。

5.3完善档案数字化管理系统

文化系统数字化管理是一项系统的工程，它不仅包括档案的数字化建设中的整体框架设计、软件的开发与设计、信息的录入、查询管理设计、档案的甄选与管理还包括设备的选型与采购及安全措施的实施等环节。在工作中产生文字档案的保管与录入，不能只靠一台服务器，需要做两手准备。在文字扫描上需要采用集中高速扫描，保存为统一的格式，还要做好档案的备份。设置文化系统档案数字化查询系统，提高文化系统档案的信息共享和利用能力。

5.4加强硬件设施的管理

在文化系统档案数字化管理的工作中，要选择性价比椒干的设备。选择性能稳定、功能齐全的硬件设施，完善设施的维护和保管制度。要在湿度和温度适宜的条件下，加强设施的维护与完善，对主机要进行及时的更新与升级，对存储档案的存储设备进行有效合理的配置。只有这样才能使硬件设备的寿命延长，保证文化系统档案能够长期保存。

6结束语

创新是一个民族文化的根本属性，同时也是民族文化得到健康发展的重要手段。文化系统档案数字化管理是档案管理工作中创新与进步的表现。数字化管理可以彻底改变传统管理档案的方式，推动档案故那里从利用和保管职能向信息管理、信息服务和信息采集转变。这样不仅有利于档案资源的管理还有利于促进信息技术的发展。同时，档案数字化是信息时代对档案管理工作的一种挑战，也是一种机遇，数字化的档案管理只有与传统的档案管理方式相结合，才能更好的服务于社会。这样不仅有利于档案资源的管理还有利于促进信息技术的发展。

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