基于知识管理的企业档案机构信息资源建设模式浅析杨楠

杨楠

中国铁路设计集团有限公司档案馆天津300142

摘要：随着知识经济时代的到来，市场外部环境的巨大变化以及竞争的日趋加剧，使得企业对知识和信息的渴求日益凸显。在这种背景下，企业档案机构应该顺应时代，抓住机遇，以满足企业知识需求为目标，引导档案信息化的建设。笔者尝试以知识管理理念为引导，搭建出适合企业档案机构的信息资源建设模式，以期为企业档案机构的档案信息化建设提供宏观参考，为企业档案机构在未来企业中的定位和发展方向提供引导。

关键词：企业档案机构；知识管理；信息资源；建设模式

一、建设模式的总体框架

从图1中可知，知识管理背景下企业档案机构信息资源建设模式是分为三个层次来进行的，即企业信息资源层、企业档案机构基本活动层和企业外部环境保障层。

企业信息资源层：由存在去于企业内的档案信息资源、显性信息资源和隐性知识资源构成，这三类信息资源构成了企业档案机构进行信息资源建设的对象和基础。

基本活动层：企业档案机构将知识管理思想同档案工作流程相结合，形成知识积累、知识组织、知识评价和知识服务四项基本活动，使得知识得到流转，并为企业提供所需的知识产品与服务。

外部环境保障层：就是图1中所给出的人力资源、组织体制、组织文化和信息技术四大因素。这四类因素直接影响着企业档案机构基本活动层中的工作是否能顺利开展。

图1基于知识管理的企业档案机构信息资源建设模式

二、基本业务活动

（一）档案收集到知识积累

知识管理下企业档案机构的信息资源建设是要求在企业归档文件基础上将收集范围扩大，将企业显性信息资源与隐性知识资源纳入其中。企业档案机构应注重收集各部门归档文件并转化为档案信息资源的同时，还要兼顾企业各部门相对有价值的文件，如程序化文件、总结性文件等，这些显性信息和隐性知识显性化的收集。从档案收集向知识积累转变这一过程，除了档案机构本身在管理观念、方法和工作流程上要作出转变外，还应得到一定的组织和信息技术支持。组织上，企业档案机构可以将企业各部门的资料员纳入统一管理，组建企业资料员团队，对团队成员进行定期培训指导，以加强对文件资料的指导和控制。信息技术上，档案管理系统要同企业其他信息化管理系统，如人力资源系统、财务系统、OA系统等进行挂接，实现企业内显性信息资源的共享。

（二）档案整理到知识组织

随着信息技术发展，尤其是办公自动化的普及，注重实体的档案分类整理方法的缺陷开始显现。一般情况下，人们习惯于按照思维逻辑、主题等来检索和利用信息。而档案实体分类则是按照历史主义的来源原则以保持档案之间历史联系进行分类，而非按照逻辑主义的事由原则来进行，这不符合人们的惯性思维。在缺少档案内容信息分类体系或分类体系不健全的情况下，企业员工只能借助熟悉档案分类方法和排序的档案人员来查阅所需要的档案信息。人与人之间信息的交流不是百分之百的语义传递，在传递的过程中会有干扰信息等使得最终的信息传递产生误差。而这种误差也会使得借阅者无法及时的得到其所期望的档案信息，有了一两次失败借阅经验的企业员工便不再会选择到档案馆来查找档案信息和需求帮助。因此，为了适应未来发展变化的需要，就需要对企业档案分类体系进行调整，将企业档案分类体系进行补充和修正，建立与档案实体分类体系相辅相成的档案信息内容分类体系。

（三）档案鉴定到知识评价

基于知识管理的企业档案机构信息资源建设要求在对企业内档案信息资源、显性信息资源与隐性知识资源进行整合的基础上，对其中所蕴含的知识进行挖掘，从而为企业提供知识产品和知识服务。而知识评价活动，是对企业内信息资源的知识挖掘的一项重要活动，为企业档案馆提供知识产品和知识服务奠定基础。基于知识管理的企业档案馆的知识评价，在功能上要兼顾档案管理与知识管理对不同价值的关注；在方法上要借鉴企业档案鉴定的方法，同时遵循知识特性来进行评价。

（四）档案服务到知识服务

企业档案机构在知识管理理念下，以掌握的企业三大信息资源为基础，将传统的档案服务转变为企业提供知识服务上来，从服务的目的、方式和手段各方面，提升企业档案机构整体服务水平，提高企业档案机构的地位。

（1）服务目的

传统档案服务是以提供档案以及档案信息的方式来满足人们的需求，而知识服务的目的是通过为用户提供其所需要的知识来帮助用户解决问题，其最终的实现评价是用户是否通过我所提供的知识而解决了问题。

（2）服务方式

由传统的被动式服务逐步转变为主动服务，主动向企业各部门了解情况，通了解各部门所需要的知识和信息是什么，之后对这些信息进行统计，再由档案馆对其所掌握的资源进行加工后，通过信息手段信息推送到各部门，为他们解决问题提供参考。

（3）服务手段

在知识服务理念下企业档案机构人员借助网络化和办公自动化环境，使档案借阅者可以不用走出自己办公室就能够实现对档案的借阅。通过将档案全部数字化和档案全文数据库以及以Web为基础的网络借阅系统的建设，实现登录企业档案馆档案查询系统，由档案馆对档案借阅者进行权限赋予，在权限赋予后可以在网上直接查看档案的自助式服务。

三、外部环境保障

（一）人力资源保障

人是知识与信息资源建设与开发的主体，因此基于知识管理的企业档案馆信息资源建设就离不开人力资源的支持与保障。我们要根据知识管理的思想去创建一种氛围最大限度地发掘企业档案馆员自身的创造和创新能力，并且组织培训，不断的去充实企业档案馆员的专业技能和专业知识，不断提升馆员的个人素质，强化个人的知识意识，保证企业信息与知识资源不会流失。

（二）组织体制保障

“在传统的企业档案管理模式之下，档案机构主要有三种设置类型：

一是，档案馆（室）为公司办公室内部机构。

二是，档案处（馆）为公司二级机构。

三是，档案馆（室）为公司办公室之外其他某部门的下属机构。”

传统模式下企业对档案机构设置的共同特点是档案工作、图书情报工作和信息技术工作分属于不同的部门。从知识管理的角度来看，这样会使拥有知识与信息资源的部门同拥有信息技术的部门相割裂，使得管理对象与管理技术由于组织体制设置而不能有效结合。因此，将不同部门中的信息管理工作统一于企业档案机构这样的部门，在为企业信息资源建设提供组织体制保障的同时，也增进了企业档案的管理与创新。

（三）组织文化保障

一种组织文化的形成，是组织内一系列信仰、活动、习惯和传统长时间积累的结果。好的组织文化可以促进组织的活力，强化组织内各部门的联系，使组织拥有更强的竞争力。知识经济时代，企业需要的是知识的积累、传递、共享与创新，而与之相适应的企业文化则是知识积累、传递、共享、创新的重要保障。

（四）信息技术保障

13世纪欧洲的手工业行会制度以及“学徒工——熟练工——师父”的模式也被人们看作是早期比较系统的知识的管理实践活动。但是，真正现代意义的知识管理直到20世纪90年代才兴起，并得到快速发展。究其原因是在这个时间范围内计算机技术、网络技术等信息技术的飞速发展，为知识管理的实施提供了重要的技术支撑。因此，只有有了信息技术的保障，知识管理下的企业信息资源体系的构建才能够顺利进行。

四、结语

在知识经济的背景下，企业档案机构应向知识管理理念靠拢，转变档案管理思维，通过自身管理流程的知识化改造，以企业档案归口管理部门以及档案资源保存基地为依托，将原注重档案实体的管理方式逐步转变为对知识的收集、提取、加工和推送，突出提升档案机构的知识管理水平和能力，为企业的生产、管理和决策提供知识保障。

参考文献：

[1]徐拥军.企业档案知识管理模式：基于双向视角的研究

[2]肖希明.信息资源建设[M].武汉：武汉大学出版社

[3]于鸣.图书馆与知识重组.山东图书馆季刊.2002（2）

[4]李燕茹现代企业d隐性知识显性化的路径选择现代商业89