论企业档案管理的电子化趋势

黄清

关键词:企业档案;档案管理;电子化建设

一、引言

企业办公自动化形势的日益发展，对企业的档案管理工作产生了很大的影响，无论是对档案信息资料的收集、分析和整理，还是对档案信息资源的开发利用，都需要提高工作效率，与企业的日常办公方式相适应。所以档案管理电子化是新的时代背景下对档案管理工作的新要求，也是提高档案管理效率的重要途径。通过档案管理电子化，档案管理工作中的各个环节都可以通过计算机网络来完成，不仅能够有效地提高档案管理的效率，而且有助于对档案信息资源的深度开发利用，从而提高档案信息的利用价值，为企业制定各项经营决策提供有利的依据。

二、档案信息电子化的作用

在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

（1）档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。

（2）档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。

（3）档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。

三、档案管理电子化的现状

在现代化办公的时代背景下，档案管理电子化是对档案管理工作的一项创新。通过电子化办公，能够优化档案管理的流程，加速信息资源的更新，对档案信息资源的分析整理以及开发利用有了全新的方式。但是由于档案管理电子化是对传统纸质档案管理方式的一种颠覆，所以无论是在理念上还是在工作流程的运转上，都存在很大的不同，在实际执行的过程中，还存在诸多的间题，影响到档案管理电子化建设的进程。在档案管理软件的使用方面，目前还没有形成统一的标准，各个企业的档案管理软件在功能以及形式上都存在很大的差异性，所以导致档案信息资源的传递和沟通存在一定的障碍。由于电子化的实施，需要将以往纸质档案中的内容全部录人到电子系统中，这是一项非常庞大的工程，并且在信息录人的过程中会面临各种间题，以前在纸质档案管理时期对于信息检索和分类等都具有很强的差异性，所以在信息录用各个项别之间可能存在一定的冲突。档案管理电子化的全程操作都需要经过计算机信息处理系统来完成，对于档案管理人员而言，这是一项新的挑战，需要不断地加强学习，才能够熟练运用各种软件和功能。同时，档案管理电子化节省了工作人员大量的时间，使其能够将剩余的时间利用在对档案信息资源的开发利用方面，能够进一步开发档案信息资源的价值，为企业的发展提供更加全面的信息。

四、增强档案管理电子化服务手段

第一，电子文件的自动上传收集。档案信息的收集和录人是档案管理电子化建设的首要间题，而在办公自动化的工作形势下，可以充分利用现代化办公的优势，实现电子文件的自动上传功能，由此可以有效地提高档案信息的收集录人效率。在企业内部建立一个档案信息联网系统，档案管理部门与其他各个部门之间可以形成联网模式，从而实现档案信息的高速传递，简化办公程序，提高管理效率。

第二，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案管理部门与企业信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企业档案管理部门，是企业信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，发挥档案信息电子化的最大社会作用。

第三，开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案管理部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象关于档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

第四，加强横向联合，实现信息资源共享。档案管理电子化模式的开展，不仅是对档案信息收集和处理效率的提升，更加重要的是在此基础上加强对档案信息资源的开发利用，所以应该建立档案信息资源共享平台，加强横向和纵向的资源拓展。加强对档案信息资源的开发利用，就必须打破过去企业内部各个部门之间在信息资源方面各自为政的局面，同时应该借助于档案管理电子化的平台，实现档案信息资源的共享，从档案信息的收集整理，到档案信息资源的传输利用，提高其时效性、实用性以及可靠性，从而提高档案信息资源的利用效率，为企业各个部门业务的开展提供及时有效的信息，从而促进整个企业的健康稳定发展。

第五，注重反馈评价机制的建设。为了生一步开发档案信息资源的价值，应该更加社重企业信息反馈评价机制的建设，对企业士品销售后客户的评价信息进行收集整理，搜后经过系统的分析，能够详细地了解客户在使用企业产品后的感受以及相关的建议。企业在对这些信息进行综合判断后，能多对企业的经营发展方向进行适当调整，从石更加适应市场的发展需求，有利于企业的是效发展，这对档案信息资源的开发利用具才重要的意义。

五、档案管理工作的发展路径

一方面必须做好归档电子档案文件的技术处理，实行电子文件的管理目标，也就是说新型材料的归档是势在必行的，同时也就对档案的管理人员提出了更高的要求，就是必须要深入现行的工作领域来，并对产生大量电子文件的接受、存储、进行学习，要学会保护原始的电子文件，了解相关重新组合的来龙去脉，另一方面解决好电子档案文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。因此，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

六、结束语

档案管理电子化建设是促进档案管理工作发展的重要途径，通过电子化管理模式的建设，不仅能够有效地提升档案管理的效率，同时还能够加强对档案信息资源的开发利用，为企业的发展提供有利的参考依据。在档案管理电子化建设的过程中，应该以市场发展为导向，根据企业的实际发展状说，制定出适宜的发展策略。从大的架构布局到信息资源的承载能力以及运转方式等，都需要有明确的安排部署，从而确保档案管理电子化建设的顺利开展。

参考文献:

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