加强学校档案工作提高档案管理水平

刘玉芹

刘玉芹（黑龙江农垦工业学校，黑龙江萝北154200）

摘要：学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形态载体的历史记录。随着我国教育事业的发展，学校档案在学校管理中的作用越来越显著，不仅成为学校教育服务的一个重要环节，而且为学校管理和教学等工作提供了大量有效的资料。

关键词：学校档案；管理水平；完善制度；改进方法

做好学校档案工作，不仅可以促进教育教学工作的顺利进行，还为学校教学及管理决策等提供重要的依据，档案工作在促进学校教育教学工作中起着非常重要的作用。下面就如何加强学校档案管理工作谈一下自己的一些看法：

1强化意识、健全机构是档案工作的前提

档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合学校教育教学实际，组织领导带头学习，做贯彻落实《档案法》的带头人。通过学习与广泛宣传，进一步营造重视档案事业的氛围，使广大师生员工能增强档案意识，支持档案事业并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长、书记为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，坚持档案工作与其他工作同部署、同检查、同落实。建立综合档案室，至少配备一名专职档案人员，学校各科（处）室都要设有资料管理员，在日常工作中及时收集整理本部门的有保存利用价值的资料，学期结束后或单项工作结束后，及时将整套材料移交档案室整理归档，从基础工作中保证档案工作的顺利开展。

2完善制度、规范管理是档案工作的基础

学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，档案不仅记载着学校的办学历史、在各阶段创先争优等方面取得的丰硕成果，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩，这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。因此，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。档案工作做到职责明确，管理规范，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案移交接收制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量科学规范运行。

3注重收集、丰富内容是档案工作的需求

学校档案是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料完整归档。档案人员还要在平时工作中利用复印的机会收集。在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。同时，注重教学档案的收集也是做好学校档案工作的重要组成部分，它能客观、公正、实事求是地评价每一位教师，是搞好学校工作的必备条件。将教师在日常教学活动中参加的说课比赛、读书论坛、班主任工作交流、教学评比、课题研究等方面取得的点滴成绩、教学经验总结等有价值的资料收集整理好并积累起来，提供给学校领导作为评估教师的依据。

4提供服务、开发利用是档案价值的提升

在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，还要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。学校档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注重改善服务态度，提高服务质量，因为服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。档案工作者必须增强服务意识，明确服务方向，端正服务态度，提高服务质量。即：做到热情、主动、准确、迅速。在平时工作中，要强化学校档案室的服务功能并努力开发其服务功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主，以优质服务提升职业形象。同时健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、管理工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务、为师生员工服务。

5强化业务、提高素质是档案工作的关键

加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者综合素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，很大程度上取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求专职档案人员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实，建功立业”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加上级组织的档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理工作，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研、培训和其他工作服务。

6稳定队伍、改善条件是档案工作的保障

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案工作干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研及其他战线上的专业技术人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务晋升及聘任（或任命）工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校年度预算计划，做到统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

7探求模式、改进方法是档案工作的完善

档案计算机辅助管理势在必行。改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。一是采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对学校档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平。目前，国外档案管理很多已使用计算机，在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于档案的安全。学校档案信息化建设新是一个逐步完善的过程，需要学校在人力、物力和财力给予大力支持，同心协力地建设档案信息数据库，确保信息数据的完整、全面、系统和准确。学校档案信息化建设只有分步骤、有重点地推进实施，才能遵循科学的发展观，真正实现学校档案信息化管理的可持续发展。

总之，学校档案是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的窗口，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。档案人员使命光荣而艰巨，既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，为学校的内涵建设和可持续发展发挥积极的作用。