浅谈信息化建设与产品档案管理

孙福荣

孙福荣

中车唐山机车车辆有限公司河北唐山064000

摘要：产品档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存产品档案信息，实现产品档案资源共享，方便产品档案寻找查阅的目的，提高产品档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施产品档案信息化管理，但由于产品档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低产品档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对产品档案信息化建设与产品档案管理的思考，提高产品档案管理质量，实现产品档案资源的合理利用。

关键词：产品档案；信息化；建设；管理

产品档案信息化是现代企业档案管理中的重要内容，代表了未来产品档案管理的发展趋势，产品档案信息化具有显著的优势，不仅有利于企业产品档案资料的长期保存，还能够实现内部产品档案资源的融合与共享。由此可见，产品档案管理信息化建设至关重要，影响着企业整体的档案管理水平。但目前产品档案管理信息化建设还存在一些问题，阻碍了产品档案管理信息化建设的发展。因此，分析产品档案管理信息化建设存在的问题，提出应对策略，具有重要的意义。

一、影响产品档案管理信息化建设和效率的因素分析

1、对产品档案信息化建设缺乏正确认识

1.1产品档案信息化水平存在差异

由于企业各部门职能的不同，产品档案的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了产品档案信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了产品档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，产品档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，产品档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被充分发挥，产品档案信息化管理水平有待提高，从而影响了产品档案管理信息化建设和效率，致使产品档案管理能力较低，无法合理利用产品档案资源。

1.2对运用信息资源存在错误观念

对运用信息资源存在错误观念是影响产品档案管理信息化建设和效率的因素之一，阻碍了产品档案管理水平的提高。传统产品档案管理理念认为，产品档案管理的目的就是将产品档案入库，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化产品档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放产品档案转移到如何充分利用产品档案资源上面，以更好地利用产品档案资源、服务企业为主要目的，以提高产品档案资源的利用率，发挥产品档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档产品案资料的管理保存，不注重产品档案资源的合理利用，致使产品档案管理的效率低下，产品档案管理水平较低。

1.3对产品档案管理信息化建设的认识不足

产品档案管理信息化建设改变了传统产品档案管理方式，是对产品档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对产品档案管理的影响。信息技术对产品档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现产品档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现产品档案信息化的建设能够方便产品档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为企业提供方便；三是有利于实现产品档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到产品档案信息化建设的优势，阻碍了产品档案管理的变革，降低了产品档案管理能力，影响了产品档案管理的效率。因此，对产品档案管理信息化建设缺乏正确认识是影响产品档案管理效率的因素之一。

二、加强产品档案管理信息化建设的几点思考

1、建立产品网络档案

建立产品网络档案能够有效提高产品档案管理的效率，具有较好的效果，建立产品网络档案需要做到以下两点：一是建立产品档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高产品档案管理的服务功能，使产品网络档案成为产品档案信息服务的平台，大力宣传产品网络档案信息，实现产品档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高产品档案管理能力的基础，信息化的产品档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证产品网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立产品网络档案有助于提高产品档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

2、加强产品电子文件的管理

随着产品档案信息化网络的建立，越来越多的重要产品文件资料被传输到网络上，致使产品电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过产品电子文件的管理能够保存重要信息，使产品档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强产品电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理产品电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证产品电子文件归档制度化、专业化，从而增强产品电子文件的管理能力；二是做好产品电子文件的相关处理工作，在产品电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行产品电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证产品电子文件管理的有效性；三是解决好产品电子文件的保存问题，产品电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在产品电子文件管理过程中需要解决好产品电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

3、提高产品信息化管理手段

提高产品信息化管理手段是提高产品档案管理效率的有效方法，提高产品信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的产品管理制度，依照档案管理的规章制度实施产品档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变产品管理方式，从传统的产品管理方式转化为现代化的产品管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高产品信息化管理手段的目的。

4、提高产品档案管理人员的业务素质

产品档案管理人员的业务素质决定了产品档案管理的效率，因此提高产品档案管理人员的业务素质至关重要，提高产品档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的产品档案管理人员，产品档案管理人员的工作不仅仅是存放产品档案，还需要完成在网络上对产品档案进行储存、接收，并对产品档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，产品档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对产品档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。

5、严格保密制度，确保信息安全

产品档案信息的有效利用是在保证产品信息安全的情况下进行，所以必须严格遵守产品保密管理规定，从实际出发建立规范的产品管理机制，保障网络及数据的安全运行。企业产品档案都应有不同密级，按照密级管理规定，我们对新研产品按保密规范执行，对已出所验收产品根据室藏产品档案信息按内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障系统的安全。为档案信息快速、有序、健康发展提供保障。

总结

探析产品档案管理信息化建设具有重要的意义，有助于转变传统的产品档案管理方式，使产品档案资源得到充分的利用，提高产品档案的管理能力。因此，案管理部门要解放思想，更新观念，充分利用计算机功能和网络技术、数据库技术，加快档案信息化建设脚步，选取适合本企业自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作，不断提高产品档案管理信息化水平，变被动服务为主动服务，积极为利用者提供高效优质服务，使产品档案更好地服务于社会。

参考文献：

[1]刘雅伟.浅谈档案管理信息化建设的必要性[J].价值工程,2018(22).

[2]牛继来.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].办公室业务,2018(3).