浅议档案保护管理

刘转娣

广州市花都区华侨房地产开发公司510800

摘要：档案的保护管理工作是档案工作的重要内容之一，是采用一定的设备和办法对档案进行科学管理，研究档案制成材料的损坏规律并据此找到保护档案的技术与方法，是档案工作的核心内容。对突发事件时的档案保护管理工作做了一些阐述，归纳起来要做到三点，一是要坚持以防为主，预防为先的原则，二是在思想上要提高保护防范意识；三是在行动上要建立和完善档案的保护机制，从而维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命，使档案的管理工作更加严格和规范。

关键词：档案；安全管理；预防；灾害防范措施；保护机制

档案工作是一项管理性、服务性、政治性的工作，它在一定程度上体现出一个单位或部门在一个阶段或一个历史时期的完整性。灾害事故在给人类社会造成巨大灾难的同时，也敲响了公共安全的警钟，为了减轻灾害对档案的影响，建立档案馆灾害应急机制，制定灾害应急预案，加强灾害应急宣传教育，定期组织防灾演练，设置应对突发性重大灾害应急处置机构，从而最大限度减少因自然灾害和突发事件等原因造成的档案原件的损失，保证人员和档案的安全。

档案工作的保护管理要建设合格的库房、科学管理库房、研究档案损坏原因、研究档案损坏防治办法，不仅要落实于平时，特别是在重大灾难和突发情况来临前，更要加强管理和保护，争取使破坏性降至最低，保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全问题，具体要做以下几点：

一、要坚持以防为主，预防为先的原则

要把预防作为档案保护工作中的根本和首要来抓，因为忽视了防治的压力就会不断增大，档案损坏的速度就会加快，其后果也就不堪设想。搞好预防工作，首先必须在思想上高度重视。就是无论在条件在什么时候、什么情况下，都必须绷紧预防这根弦，要制定档案保管保护的各种预防措施，并明确落实预防措施的各级责任人。其次，要使预防工作落到实处。要在保证档案有必要的保管场所及装具的前提下，做好对库房案卷的经常检查，及时掌握档案材料变化的情况；要防止不适宜和温湿度、光、有害气体、灰尘、霉菌等有害微生物以及害虫对档案的破坏；排除各种威胁档案安全的隐患，防止一切意外事故的发生。

二、提高档案安全防范措施

制定档案安全防范和保护制度，防患于未然，各立档单位或部门要加强科普应急宣传等工作，将灾害预防作为一项长期的工作，并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识，建立灾害应急机制，制定灾害应急预案。做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备，对已有档案文件信息要加强安全和保密意识，完善工作体制，强化安全管理。比如，平时做好档案安全的应急演练工作，确实提高应对灾难的紧急处置能力。要确保档案信息利用安全，正确处理档案开放与保密的关系。制定档案开放办法，严格控制开放档案的内容、档案复印件和部分档案记载的内容在各种媒介以及公开场合的发布。

三、建立完善档案保护机制

许多重要信息一旦被毁或者失去，就很难再获得。对于一个机关，一个企、事业单位，重要档案信息是其在危难关头继续维持运作的关键。因此，对于重要档案要采取相应的措施妥善保护。

1、对纸质文档的保护

对于纸质档案文件来说，在档案长期保管和利用过程中，由于受不适宜温湿度、光、有害气体及有害生物等不利因素的影响，档案制成材料受到不同程度的损坏，如纸张破损、变脆、出现污斑、字迹褪变等。应及时做常规修复如去污、去酸、加固、修裱、字迹恢复等。为了延长档案寿命，更好地提供利用，应对档案进行修复和复制。一旦在灾害过程中丢失或受到严重破坏，就永远失去了，对它们要采取特殊的防灾措施。一般的方法是备份。备份包括在场存放和异地存放。在场存放是把档案的重份或缩微、复印、数字化等形式的文件放在办公地点，对其采取特殊的防灾措施，如使用防火、防盗性能更强的装具等。异地存放是把档案的重份或缩微、复印、数字化等形式的副本放在办公地点以外的地方，因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生，这种方法能有效防止毁灭性打击。

2、对电子文档的保护

电子文档与纸质文档的信息内容是一样的，电子文档管理其严谨、细致、周全的元数据可以更加清楚、完整的反映其产生源由、时间、类别等诸多信息。保证电子文档信息资源不流失，并逐步完善管理技术措施，提高管理水平。电子档案文件最常用的方法是对其进行电子备份。若遇到突发事件，可以从数据存储系统中取回数据，恢复系统。随着信息化时代的发展，档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件。电子文档必须做到真实性、完整性、有效性。电子文件制成后要及时积累、及时收集及归档，可以防止信息损失和变动。

⑴归档电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致，电子文件应保证收集的电子文件确实属于收集积累的范围，做到不遗漏，保证收集积累的准确性与所收集电子文件的完整性。

⑵检查归档电子文件与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

⑶归档电子文件应使用优盘、闪存卡作为存储介质存储，归档载体应作防写处理，应装盒竖立存放、应检测病毒，保证接收电子文件无病毒损害；检测归档加密信息，确定归档过程安全；检测归档电子文件载体有无损伤，以保归档的电子文件数据无丢失；解密、解压归档的电文件。

⑷每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记；检查存储电子文件数据的完整性、准确性和系统性，发现载体或信息有损伤时，应及时采取维护措施，进行修复或拷贝。每份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况。对电子文件的信息记录要具有实时性，要随时将需要保留的信息记录下来。这种跟踪记录的信息具有原始性，可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。

⑸在档案信息存储安全方面，采取有效技术措施确保它的安全。主要有密钥技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙、防写处理、加水印等技术措施。管理策略上，采取异地备份，存用分离的管理方式。同时，建立管理岗位责任制，把任务和责任落实到个人，保证归档文件管理工作的连续性；建立了电子文件与归档文件管理的实时记录系统，随时将保留信息记录下来，成为证实归档文件真实性的有效依据。存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离；各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。

⑹在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，也不能只强调保密而限制利用，应坚持利用和保密并重的原则。严格执行管理制度，从技术要求和管理措施两方面有效保证档案数据库和电子档案的安全保护工作，确保档案信息的安全。必须对应实施规范的电子文件信息安全和开放管理技术规程和严格的开放审核管理制度，才能够提供安全、真实、便捷的利用服务。

四、结束语

总之，档案保护是否完整安全，直接关系到党和国家历史面貌的完整与安全，因此，做好档案保护工作意义重大。如果保护完整安全，使档案成为国家的宝贵财富，其中有一部分要长久保存下去，为子孙后代造福。如果保护不力，保护不当，档案的寿命就会缩短，档案损坏的程度就会加重，当档案无法辨认时利用档案就会成一句空话，单位、地区、国家乃至民族的记忆就会缺失或断层。做好档案保护工作，功在当代利在千秋。

参考文献：

[1]杨友秀，《档案工作基本理论与方法》，中国档案版社2004年出版

[2]郭丽珠，《档案保护技术学教程》，中国人民大学出版社2000年出版

[3]冯振荣许爱香刘家珍，《档案保护技术》，中国档案出版社1993年出版

[4]国家档案局科研所编著，《档案保护技术实用手册》，中国档案出版社1993年出版

[5]陈竞亚张中华，《档案保护》，中国档案出版社2010年3月出版