地铁建设档案信息化管理

赵欢

深圳市地铁集团有限公司518026

摘要：随着经济的发展，地铁逐渐成为各大城市交通运输中的重要组成部分，而地铁档案管理是确保地铁正常运作关键之一。地铁的规划施工过程复杂而工程量大，地铁的修建过程中所形成的资料多，地铁档案管理建设信息化成为了必然趋势。本文将针对地铁工程档案信息化管理存在的问题，谈谈如何加强地铁档案信息化管理的措施，并以广州地铁为例，分析了档案信息化管理的实际应用。

关键词：地铁工程；档案管理；信息化

1地铁档案管理信息化存在的问题

目前，地铁档案管理建设主要方向就是信息化管理，但由于我国在该方面的实践时间短，使得地铁档案管理信息化存在着许多不完善的地方。主要体现在以下几个方面：

1.1地铁工程档案的信息化程度低

在信息化环境下，地铁工程众多参建单位受工期的限制，只在内部使用一些工程建设管理软件，对外仍使用纸质文件。而且我国地铁档案管理信息化技术发展方面有限，还处于实践探究阶段，经验不足限制了我国地铁档案管理的发展，导致管理的质量和效率不高、信息紊乱等问题

1.2档案储存的信息不完整

纸面信息电子化是地铁档案管理信息化的其中一个步骤，在这个过程中及其容易造成档案信息出错、信息流失。在转化时，因为相关人员的失误问题，使得电子形式的信息与纸质信息不符，而导致地铁档案信息失去了其真实性与有效性。最终既没有发挥其作用，还会给地铁建设造成干扰，增加不必要的麻烦。

1.3地铁工程档案的收集和归档滞后

地铁工程档案通常是在建设施工中形成的，这使得文件材料在收集到整理过程中存在很多困难。一条地铁线路立项到竣工一般需要3-5年的时间，时间跨度长；而参与地铁工程建设的单位有上百家，形成的文件材料内容繁杂、涉及专业多、涉及范围广等，非常容易出现遗漏。目前，很多地铁工程参建单位都是在工程建设后期才会开始收集和整理文件材料，没有重视档案的及时收集工作，导致后期原始文件遗失、严重影响档案管理工作的有序进行。

1.4地铁工程档案数据存在安全风险

网络的不安全性是制约地铁工程档案管理的障碍之一。地铁工程档案管理的安全风险主要有档案管理系统和网络上面临安全问题两方面。提高地铁工程档案数据安全保障需要不断的技术升级，单靠设置复杂的密码、防火墙等无法全面、长久地确保数据的安全。

2地铁档案信息化的管理措施

2.1提高地铁工程档案管理的信息化程度

地铁工程档案管理信息化是优化档案管理的重要手段。针对档案信息管理技术落后的问题，可以从两个方面进行改进。一是引进国外相关先进技术，结合国内档案管理的具体情况与需求进行改进；二是对我国现有的科技水平进行技术创新。通过具体措施提高实际的技术改进，可为我国的地铁档案建设进一步信息化管理提供基础。

档案管理人员应利用计算机存储信息量大、运算速度快、自动化、精确度高、逻辑判断力强等特点，在收集和整理地铁工程文件材料过程中，运用计算机编制检索目录，对档案进行有效的收集与整理。在把文件材料整理成档案后，借助计算机完成接收、查找、借阅以及还档案等工作。自动判断符合销毁条件的档案并给出提示。在进行地铁工程档案管理时，直接管理档案库房，为档案编研工作提供统计服务。与此同时，还可以通过代码来表现，这些电子资源经由网络，被档案管理部门有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围。专业人员通过对信息产生的来源及信息的共享的高度关注，有计划地对地铁档案做出开发、加工，并制作和汇总出信息产品，使地铁的档案管理达到最佳的效果。地铁工程档案管理还可以推行如磁介质档案、缩微档案、电子文件档案等各种媒体形式来提高地铁工程档案管理水平。

2.2确保档案资料的准确化与完整化

地铁建设相关资料的准确化和完整化是确保地铁档案管理信息化的关键。把资料从纸质版转换为电子版时需要遵循相同化的原则，确保电子的信息格式和书面的信息格式一致，尽可能避免信息输入时出现的失误。在资料归档时，确保时间相同，这样可以避免出现信息重复、信息疏漏等现象。其次，建立资料数据库，及时更新数据，提高信息的有效性和真实性。

2.3地铁工程建设与工程档案管理同步

档案管理落后主要是因为地铁工程文件材料没能够及时收集和归档，所以必须坚持地铁工程建设跟工程档案管理的同步。地铁工程档案管理人员应根据地铁工程施工的进度以及文件材料的实际情况的实际使用情况，有计划地对各个参建单位的文件材料收集、整理工作进行跟踪管理。档案管理人员应到参建单位和施工现场等详细了解文件材料的使用情况和文件材料的流转去向，并及时处理文件材料使用或流转时出现的问题。使用完毕的文件材料，必须确定好材料的回收时间，确保文件材料完整归档，以防止出现丢失原始文件材料的情况。由于地铁工程各个阶段形成的文件材料较多，档案管理人员应认真核查归档的文件材料，检查材料的准确性、完整性，对于不满足要求的文件材料应立即返工。

2.4全面构建地铁工程档案管理的安全保障体系

地铁工程档案信息管理应全面建立安全防护体系，采取保护技术和先进的管理手段，以提高地铁工程档案管理系统安全、网络安全和应用安全，达到地铁工程档案安全管理的目标。第一、档案管理人员要重视地铁工程档案内容、载体安全，特别要严格审查档案操作人员的资格，根据人员的职级赋予相应的操作权限；第二、加强防护计算机、相关设施设备、运行环境等的安全，可以采用内外网物理隔离、电磁屏蔽等手段，以保证地铁工程档案信息系统的正常使用；第三、对档案人员开展保密教育，档案人员应定期学习档案保密条例，根据地铁工程档案管理的保密要求，制定地铁工程档案的保密管理制度，提高档案管理人员的安全保密意识。

3地铁档案信息化管理的实际运用

3.1广州地铁档案信息化管理

广州市在1997年开始运营地铁，是我国第四个修建轨道交通的城市。将信息技术运营到广州地铁的档案管理中，有针对性的对电子档案数据库管理进行建设以及对档案管理人才的培养。广州地铁积极推进档案信息化管理，并制定了《广州市地下铁道总公司建设项目电子档案整理移交实施细则》这些档案管理的规章，明确规定了电子档案的质量要求、电子档案的组卷工作、电子档案案卷目录、电子图纸的编制规范、各电子文件类型的存储格式等。对各参建单位所提交的地铁档案进行统一的格式，使得散乱的资料整理形成电子目录，实现广州地铁系统的检索。2004年，广州地铁公司耗巨资将地铁一号线的竣工图纸全部扫描成册，存储为电子文档。广州地铁在自身工作系统中使用的京华EXOA自动化系统，对电子文件和电子档案进行全面管理，并兼顾电子档案的存储和检索、档案的自动化管理等功能。广州地铁档案管理的档案信息数据库中的部分工程文档的属性从ERP、PCM、PDM系统的数据库中获取，并支持文档的关联。对于输入数据库的档案，可利用计算机参照档案管理的标准，自行生产案卷信息、卷内信息和电子档案号。还可以通过该数据库，实现各类档案数据的分析和统计。

4结语

总而言之，地铁档案管理是地铁建设中重要部分，地铁档案信息化建设是时代发展的需求。为了实现地铁档案管理信息化，将信息技术运用到地铁档案的管理中去。应提高地铁工程档案管理的信息化程度，确保档案资料的准确化、完整化，实现地铁工程建设与工程档案管理同步以及构建地铁工程档案管理的安全保障体系，真正实现地铁档案信息化的全面管理。

参考文献：

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[2]卢庆军.信息化技术在地铁工程档案管理中的应用[J].城市建设理论研究，2014（16）

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